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Excel: Consejos favoritos y sus preguntas respondidas, con Gail Perry

Gail Perry

Taller de ContabilidadWEB: 16 de noviembre de 2000

Excel: Consejos favoritos y sus preguntas respondidas, con Gail Perry
Excel: Consejos favoritos y sus preguntas respondidas, con Gail Perry

Presentador: Gail Perry, ContabilidadEditorial de la Web

AccountingWEB, Inc.

Autor de “Excel 2000 Respuestas!”

Moderador de la sesión: Me gustaría dar la bienvenida a Gail Perry; Gail es una CPA, especialista en impuestos, autora, oradora e instructora. Su columna, “Diversión con los impuestos”, proporciona a los lectores conocimientos prácticos sobre impuestos y consejos presentados en un inglés sencillo con un toque de humor.

Perry es una antigua asesora fiscal superior de la empresa internacional Deloitte and Touche, en la que prestó servicios de planificación fiscal y asesoramiento a particulares y pequeñas empresas. Un consumado escritor independiente, Perry es autor de más de una docena de libros, incluyendo “La completa guía del idiota para hacer sus impuestos sobre la renta”, “Usando QuickBooks” y “TurboTax para tontos”. Además, ha escrito varios libros de entrenamiento en computación y es co-autor de un libro para entrenadores, “The Computer Trainer’s Personal Training Guide”. Gail es una invitada regular en el programa de preguntas y respuestas de America Online Money Whiz, y ha sido presentada en el “Good Morning New York” de la Fox televisión, en el “Bloomberg Business News’s “Bloomberg Forum”, en el programa sindicado de WOR Radio, “Manage Your Money with the Dolans”, así como en docenas de programas de radio en todo el país.

Con todo eso dicho, el piso es tuyo Gail.

Gail Perry: Gracias por la introducción, Ryan. Lo que Ryan no mencionó es que también soy la editora gerente aquí en AccountingWEB, y escribo los consejos de Excel de los viernes que recibes en tu noticiero semanal.

¡Gracias a todos por venir!

Hoy he preparado 20 consejos rápidos de Excel que deberían proporcionarte atajos para hacer tu trabajo con Excel más fácil. Si tienen alguna pregunta a medida que avanzamos, por favor pregúntenla, o si han tenido algún problema con Excel, ¡compártanla!

Aquí está mi primer consejo rápido:

1. Para cerrar todos los archivos abiertos, pero dejar Excel abierto, pulsa Mayúsculas y luego haz clic en el menú Archivo. El comando “Cerrar” ha cambiado a “Cerrar todo”.

Cuando utilice esta función, se le preguntará si desea guardar cada archivo, uno a uno, para no perder ningún dato. Pero después de que todo esté cerrado, Excel seguirá abierto, para que puedas seguir trabajando.

2. Continúa donde lo dejaste con el comando Guardar espacio de trabajo. Se guardarán todos los archivos abiertos, así como la ubicación de tu puntero celular – y todos se abrirán cuando abras el espacio de trabajo.

Este es un gran consejo si quieres guardar el diseño de tu pantalla cuando estás en medio de un trabajo, pero es hora de irse al día. (Por supuesto, los que trabajamos en casa nunca nos vamos por el día…)

Arlen Pecka: ¡Esto es verdad!

Gail Perry: Otro beneficio de guardar el espacio de trabajo es que si quieres configurar varios archivos abiertos para otro trabajador, puedes simplemente hacer que el otro trabajador abra el espacio de trabajo y todo estará justo donde tú quieres. El espacio de trabajo recibe un nombre de archivo separado, y lo verás cuando selecciones Archivo, Abrir.

Arlen Pecka: Cuando trabajas en el espacio de trabajo, ¿eso hace los cambios en los otros archivos o sólo en el archivo del espacio de trabajo?

Gail Perry: Todos los archivos se guardan por separado, el espacio de trabajo sólo guarda los nombres de los archivos. Así que todos los cambios se guardarán en cada archivo individual.

Lo tengo.

Daniel Anderson: Al usar el “espacio de trabajo guardado”, ¿esa característica está limitada a un espacio de trabajo, o puedes tener otros también?

Gail Perry: Puedes guardar tantos espacios de trabajo como quieras, y pueden superponerse en términos de los archivos contenidos en cada espacio de trabajo

Daniel Anderson: ¿Cómo se recupera el espacio de trabajo?

Gail Perry: Cuando haga clic en Archivo, Abrir, el espacio de trabajo aparecerá junto con el resto de sus nombres de archivo de Excel. Tiene una extensión diferente (.xlw en lugar de .xls), pero está en la lista con todos los nombres de archivos. El espacio de trabajo recuerda qué archivos tenías abiertos y los abre todos de nuevo, recuerda en qué hoja estabas y lleva esa hoja a la parte superior de la pantalla, y recuerda dónde estaba tu puntero de celda y lo coloca allí de nuevo

3. Introduce la información a través de las columnas en lugar de las filas inferiores pulsando Tab en lugar de Intro después de cada entrada. La tecla Tab te lleva de lado a través de la hoja de trabajo.

Y Shift+Tab te lleva de lado, de vuelta a la izquierda

Aquí hay una forma rápida de deshacerse de los archivos que ya no necesita:

4. Elimina un archivo haciendo clic en el menú Archivo y eligiendo Abrir. 5. Haz clic con el botón derecho del ratón en el nombre del archivo que deseas eliminar y luego elige Eliminar en el menú emergente. También puedes cambiar el nombre de un archivo de esta manera eligiendo Renombrar en el menú emergente. Haz clic en Cancelar cuando hayas terminado, si no quieres abrir un archivo.

Esto te ahorra tener que ir al Explorador de Windows, o a Mi PC para encargarte de la gestión de archivos. También puede crear nuevas carpetas en la ventana de apertura de archivos y copiar y mover archivos de una carpeta a otra. Además, recibirá una advertencia antes de eliminar un archivo, para que no tenga que preocuparse (demasiado) por cometer un error aquí.

Aquí hay un ahorro de tiempo para la entrada de datos:

5. Introduce datos rápidamente en un bloque de celdas seleccionando primero el bloque, luego cuando presionas la tecla Enter, tu puntero de celda se mantiene dentro del bloque seleccionado, serpenteando de una columna a la siguiente. Puedes trabajar rápidamente desde el teclado numérico, sin tener que utilizar las teclas de flecha para pasar de una columna a la siguiente.

Esto es particularmente útil para las personas que son ágiles con el teclado numérico. El único inconveniente de esta técnica es que si se comete un error y se utiliza la tecla de flecha para llegar a otra celda, el bloque seleccionado deja de estar seleccionado.

¿Alguna pregunta hasta ahora?

Ok, adelante…

Aquí hay un consejo para los antiguos usuarios de Lotus que recuerden el comando para hacer cambios globales en una hoja de cálculo:

6. Realice cambios globales en toda la hoja de cálculo haciendo clic en el cuadro “Seleccionar todo” en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo – justo encima de la fila #1 y a la izquierda de la letra A de la columna. Por ejemplo, puede establecer un formato de número por defecto, cambiar la fuente, cambiar la altura de la fila o el ancho de la columna, etc.

El cambio global afecta a cada célula de la hoja de cálculo. Pero no a otras hojas de trabajo, sólo a la que tienes abierta.

Y aquí hay otro indicador para aquellos de ustedes que solían usar Lotus:

7. ¿Alguna vez has usado la ayuda del Lotus 1-2-3? Si eres un antiguo usuario de Lotus, esto no tiene precio. Elige Ayuda, Ayuda de Lotus 1-2-3, y los menús de Lotus aparecerán en el lado izquierdo de la ventana. Haz doble clic en una opción del menú para bajar un nivel en los menús. Continúa hasta que veas los pasos que aparecen en el medio de la ventana. Estos son los pasos de Excel que te ayudarán a ejecutar la tarea. Un buen consejo: Presiona Intro y la ventana se cerrará, pero aparecerá un pequeño cuadro amarillo en tu pantalla, mostrando los pasos, para que puedas seguirlos mientras realizas cada uno de ellos. Si presionas ESC, el cuadro desaparecerá de tu pantalla.

Cuando hice el cambio de Lotus a Excel, hubo tantas veces que me oí decir “Sé cómo hacer esto en Lotus, pero ¿cómo funciona en Excel?” Esta pequeña función de ayuda, especialmente con la ventana amarilla que permanece en la pantalla, te da todos los pasos para ayudarte a hacer la transición. Y debo añadir que hay algunas cosas que parecían bastante simples y rápidas en Lotus, que no son nada obvias en Excel.

Si eres un usuario de teclado y prefieres escribir en lugar de usar el ratón, aquí tienes un consejo para seleccionar las celdas del teclado:

8. Selección con el teclado – puedes seleccionar celdas del teclado, sin usar el ratón, manteniendo pulsada la tecla Shift, y luego usando las teclas de flechas para resaltar una sección de celdas. Otros atajos de teclado: Ctrl+Inicio para llegar a la celda A1, Alt+Página abajo para moverse por las columnas, Alt+Página arriba para retroceder por las columnas. Y mi favorito: Fin+Inicio para llegar a la última celda activa de la hoja de cálculo.

Si ha seleccionado celdas del teclado, y ya no quiere que esas celdas sean seleccionadas, puede simplemente usar su flecha para mover el puntero de la celda fuera de la selección.

Christa Janke: Otro atajo –Ctrl+Mayús+8 resalta un rango contiguo a la celda donde está tu puntero

Gail Perry: ¡Me gusta eso!

Christa Janke: Es genial cuando grabamos Macros

Gail Perry: Todas las celdas que contengan datos serán seleccionadas. Asumiendo que su puntero de celda está en uno de esos

células. ¡Muy bien!

Aquí hay una variación de la función Ctrl+Mayúscula. Puedes rellenar un rango seleccionado con los mismos datos introduciendo los datos en una celda y pulsando Ctrl+Mayús+Intro

¿Te encuentras cambiando constantemente el nombre de la carpeta cuando quieres abrir o guardar un archivo de Excel? La ubicación por defecto para guardar los archivos de Excel es “Mis Documentos” pero puede cambiarla a

la ubicación de la carpeta que quieras.

9. Cambiar la ubicación predeterminada donde se almacenan los archivos: Herramientas, Opciones, General – en el área de ubicación de archivos por defecto cambiar a una carpeta diferente.

Usuarios de Excel 2000: ¿Le gustan los nuevos menús que muestran las opciones de menú más utilizadas en la parte superior de la lista, y tiene que esperar unos segundos para que aparezca la parte inferior del menú?

Arlen Pecka: No.

Gail Perry: A mí tampoco me gusta esta característica – mi siguiente consejo te dice cómo quitarla.

Christa Janke: Depende de si quiero usar algo que normalmente no uso.

Gail Perry: 10. Puedes retroceder en el tiempo e ir a los menús tradicionales de Excel eligiendo Herramientas, Personalizar y luego haciendo clic en la pestaña Opciones. Desmarca la casilla que dice: “Los menús muestran primero los comandos usados recientemente”.

Esto se aplicará a todas las futuras sesiones de Excel

11. Aquí tienes un atajo rápido para insertar una fila o columna: haz clic en la columna (o número de fila) donde quieras insertar. Por ejemplo, si quieres insertar una columna en blanco entre las columnas B y C, haz clic en la letra C. Asegúrate de hacer clic con el botón derecho del ratón en la letra para seleccionar toda la columna. A continuación, mantén pulsada la tecla Ctrl y pulsa el signo más. Asegúrate de utilizar el signo más en el teclado numérico o mantén pulsada la tecla Mayúsculas si deseas utilizar el signo más que aparece encima de las letras del teclado. Del mismo modo, para deshacerse de una columna (o fila), haga clic en la letra de la columna (o número de fila), luego mantenga presionada la tecla Ctrl y presione el signo menos. Recuerda que si eliminas una columna o una fila por error, haz clic en el botón Deshacer (o presiona Ctrl+Z) para retroceder un paso.

Esta técnica también se puede utilizar para insertar filas o columnas parciales dentro del material de la hoja de cálculo. Sólo selecciona el área donde quieres ver los espacios en blanco, luego presiona Ctrl y el signo más – se te preguntará si quieres insertar y mover el otro material a un lado, y sólo tienes que hacer clic en Sí

Aquí hay algunos atajos para introducir fórmulas, que pueden ser familiares para usted…

12. Cuando se crean fórmulas, no es necesario escribir referencias de celdas. Puedes usar el ratón para hacer clic en una celda, o puedes usar las teclas de flechas para mover tu puntero de celda a una celda. Por ejemplo, para crear la fórmula: =a5+a6 usando el ratón como puntero, introduce el signo “=” (o haz clic en el signo “=” de la barra de fórmulas), luego haz clic en A5, introduce el signo más, haz clic en A6 y luego pulsa Intro (o haz clic en la marca verde de la barra de fórmulas). Desde el teclado, ingresa el signo =, luego la flecha hacia A5, ingresa el signo +, la flecha hacia A6, luego presiona Enter.

Deborah Yanez: ¿Cómo consigues que las fórmulas sigan añadiendo las nuevas filas que se han insertado?

Gail Perry: Si insertas una nueva fila entre la primera y la última fila mencionada en una fórmula (por ejemplo, si tu fórmula es =suma(a1:A10) e insertas una fila en la fila 8), la fórmula se revisará automáticamente (en este caso cambiaría a =suma(a1:a11). Si insertas una fila al principio o al final de un rango, creo que tienes que reescribir la fórmula – no conozco otra manera

Gail Perry: Así que si insertaras una fila al final de la lista, tendrías que rehacer la fórmula

Deborah Yanez: Lo intentaré de esa manera. Gracias.

¿No podrías seleccionar las células y hacer un relleno?

Gail Perry: Sí, hay algunas maneras diferentes de cambiar la fórmula.

13. ¿Buscas un doble subrayado? Puedes encontrarlo con las herramientas de fuentes. Haz clic en una celda que debería estar doblemente subrayada, y luego elige Formato, Celdas. Haz clic en la pestaña Fuente, luego en la flecha hacia abajo en el área de Subrayado y elige un doble subrayado. El doble subrayado normal abraza el contenido de la celda y se extiende sólo por el ancho de la información que estás subrayando. El doble subrayado contable proporciona un pequeño espacio entre el contenido de la celda y el subrayado, y se extiende casi el ancho de la celda.

He añadido un botón a mi barra de herramientas para el doble subrayado, ya que lo uso todo el tiempo. ¿Todos sabéis cómo añadir botones a vuestra barra de herramientas?

Daniel Anderson: No.

Gail Perry: Para agregar un botón a la barra de herramientas, haga clic en Herramientas, Personalizar y luego en la pestaña Comandos de la ventana Personalizar. Encuentra el botón que quieras (puedes comprar en varias categorías), y luego sólo tienes que arrastrar el botón hasta la barra de herramientas. Cierra la ventana de personalización y el botón quedará ahí para siempre.

¿Cómo puedes deshacerte de él?

Gail Perry: ¡Buena pregunta! Para eliminar un botón que ya no quieres, haz clic en Herramientas, Personalizar. Cuando la ventana de Personalizar esté abierta, arrastra un botón no deseado de la barra de herramientas a tu hoja de cálculo y suelta el botón del ratón. El botón de la barra de herramientas desaparecerá de la misma.

14. ¿Has usado alguna vez la función Fusionar y Centrar (o Centrar sobre las columnas, si tienes una versión anterior de Excel) para centrar un encabezado sobre tu hoja de cálculo? Es una pena desactivar esta función si cambias de opinión. Para deshacerse del centrado en el encabezado, haz clic en el encabezado, luego elige Formato, Celdas y haz clic en la pestaña Alineación. Desactiva la casilla Combinar celdas y el encabezado volverá a la forma en que aparecía antes de centrarlo.

Especialmente en las versiones anteriores de Excel, que se centran en las columnas, causan estragos en otros formatos de la hoja de cálculo.

15. Probablemente todos conozcan esta: para ampliar o reducir el ancho de una columna, arrastren la pequeña línea vertical que separa las letras de la columna. Para obtener el mejor ajuste para el ancho de la columna, haga doble clic en esa línea. Para cambiar el ancho de varias columnas a la vez, de modo que todas tengan el mismo ancho o que todas se ajusten mejor, selecciona primero las columnas. No seleccione arrastrando sobre las celdas de las columnas, en su lugar, seleccione las columnas arrastrando sobre las letras de la columna en la parte superior. Cuando todas las columnas hayan sido seleccionadas, puedes cambiar el ancho de una columna seleccionada y todas las columnas seguirán, obteniendo exactamente el mismo ancho. Haz doble clic en el separador de columnas para que una de las columnas seleccionadas se ajuste mejor, y el resto de las columnas seleccionadas también se ajustarán mejor. El mejor ajuste variará para cada columna, dependiendo del contenido de las mismas.

16. He aquí una forma rápida de ocultar información en una hoja de cálculo sin tener que ocultar columnas o filas enteras: ¡selecciona la información y cambia el color del texto a blanco!

La información seguirá apareciendo en la barra de fórmulas si se hace clic en la celda, pero a menos que alguien sepa que la celda contiene datos, parecerá que la celda está en blanco.

Christa Janke: También puedes añadir un formato personalizado a los formatos de números de 3 semicolones ;;;…esto ocultará cualquier cosa en las celdas a las que apliques este formato.

Gail Perry: ¡ooh! ¡Qué bien! ¡Tendré que probar eso!

17. Nuevas técnicas de formato de números en Excel 2000 (quizás en Excel 97, no lo recuerdo): formato incorporado para códigos postales, números de teléfono y números de la seguridad social. Selecciona las celdas que quieras usar para este tipo de entrada de datos, y luego elige Formato, Celdas, Número. En la lista de categorías, selecciona Especial, luego puedes elegir entre las opciones de la derecha. Cuando asignas este tipo de formato de número a una celda, sólo tienes que introducir los números, Excel se encargará de introducir los guiones o paréntesis en los lugares correctos.

Estos son un gran ahorro de tiempo si se utiliza Excel para crear listas de empleados o listas de direcciones.

Si usas Excel para crear gráficos, el siguiente consejo podría ser útil:

18. Cambiar el estilo de gráfico por defecto, de modo que si, por ejemplo, siempre te gusta producir un gráfico de líneas, ese es el gráfico que aparecerá automáticamente cada vez que crees un gráfico. Eso te ahorrará los pasos de ir a través del Asistente de Gráficos. Para establecer un gráfico predeterminado, primero diseña un gráfico para que aparezca como te gusta. Elige el estilo de gráfico, selecciona los colores, el fondo, la visualización de la cuadrícula, etc. Luego selecciona el gráfico (haz clic una vez sobre él para que aparezcan pequeñas manijas a los lados) y ve al menú de gráficos (el menú de gráficos sólo aparece en la barra de menús cuando se selecciona un gráfico). Elija Tipo de Gráfico en el menú Gráfico, y verá un botón “Establecer como gráfico por defecto” en la ventana que aparece. Haz clic en este botón para aplicar tus configuraciones al estilo de gráfico predeterminado.

A partir de este punto, puede resaltar los datos de un gráfico, hacer clic en el botón Gráfico de la barra de herramientas y hacer clic en Finalizar en la ventana del Asistente de Gráficos, pasando por alto todos los pasos de diseño.

Deborah Yanez: ¿Se pueden establecer pestañas en la barra de herramientas para establecer bordes simples o dobles? Hacemos muchas columnas de números y nos gusta que los subrayados sean del mismo tamaño en cada columna, sin importar cuántos números haya en la celda.

Gail Perry: Sí – puedes crear botones de borde – si utilizas la técnica descrita anteriormente, verás que hay varias opciones de borde en la ventana de personalización, puedes arrastrar uno de estos botones a la barra de herramientas. Hay bordes dobles incluidos aquí Lo que no está aquí son bordes gruesos o bordes de color. Pero podrías crear una macro para eso, y añadir la macro a un botón de la barra de herramientas

Aquí hay otro consejo para aquellos que prefieren usar el teclado en lugar del ratón:

19. Usa tu teclado para moverte en los cuadros de diálogo. La tecla Tab te mueve de un campo a otro (Shift-Tab te lleva hacia atrás un campo); Ctrl Page Up y Ctrl Page Down te mueven a través de las pestañas que aparecen en la parte superior de un cuadro de diálogo. Presionar Enter es como hacer clic en el botón OK; presionar ESC es como hacer clic en el botón Cancelar.

Y aquí está el último consejo de hoy:

20. Muévete rápidamente en una hoja o libro de trabajo asignando nombres de rango a las celdas o áreas del archivo. Puedes asignar tantos nombres como quieras. Todos los nombres deben ser únicos, por lo que no puedes tener el mismo nombre en varias hojas del mismo libro de trabajo. Para asignar un nombre, haz clic en la celda o rango que quieras asignar, luego haz clic en el cuadro de Nombre (lado izquierdo de la barra de fórmulas) y escribe el nombre. Para ir a un rango con nombre, haz clic en la flecha hacia abajo del cuadro de nombre y haz clic en el nombre de la celda a la que quieres ir.

¿Alguien tiene alguna pregunta antes de que terminemos?

Arlen Pecka: ¿Qué recomendaría como un libro completo sobre Excel y Access?

Gail Perry: Mi recurso favorito de Excel es “La Biblia de Excel” escrita por John Walkenbach.

Gracias.

Gail Perry: También escribió un libro llamado “Excel Power Programming with VBA” que es excepcional si trabajas con macros en Excel

¡Quiero agradecerles a todos por venir! Si tienen preguntas sobre Excel en el futuro, siéntanse libres de enviarlas a nuestro foro de preguntas y respuestas.

Las preguntas y respuestas se encuentran en: https://www.accountingweb.com/help/anyanswers.html

Gracias, Gail.

Moderador de la sesión: Nos gustaría agradecer a Gail y a todos ustedes por unirse a nosotros hoy!

Gail Perry: Es un placer, gracias de nuevo por venir, a todos.

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