Por David Ringstrom, CPA
¿Sabías que Excel 2007 tiene un comando oculto que permite filtrar una lista con un solo clic del ratón? ¿Y que hay dos maneras de sumar sólo las filas visibles de tu lista filtrada? Sigue leyendo para descubrir estas técnicas de ahorro de tiempo.
¿No estás seguro de cómo filtrar? Lee Filtrado de Excel 101 .
Tamaño
Color
Cantidad
Pequeño
Azul
8,038
Medio
Azul
4,245
XL
Azul
5,241
XXL
Azul
8,797
XXXL
Azul
5,145
Pequeño
Naranja
2,571
Medio
Naranja
5,595
XL
Naranja
8,825
XXL
Naranja
1,997
XXXL
Naranja
6,169
Pequeño
Verde
6,192
Medio
Verde
3,380
XL
Verde
4,024
XXL
Verde
2,020
XXXL
Verde
8,295
Pequeño
Negro
2,841
Medio
Negro
4,705
XL
Negro
4,202
XXL
Negro
4,846
XXXL
Negro
2,431
Tabla 1: Utilice esta muestra de datos de ventas de camisetas para explorar el Filtrado en Excel 2007.
Filtro versus Autofiltro
Como probablemente sepas, el comando Filtro aparece tanto en la pestaña Inicio como en la de Datos de la cinta de Excel 2007. Sin embargo, ir por esta ruta para filtrar una lista normalmente significa múltiples clics de ratón. En su lugar, te recomiendo que agregues el comando Filtro automático a la barra de herramientas de acceso rápido:
- Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la cinta de Excel 2007 y, a continuación, elija Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.
- Como se muestra en la Figura 1, elija Comandos que no estén en la cinta y luego agregue el Autofiltro a la barra de herramientas de acceso rápido. Cierre el cuadro de diálogo que se muestra en la Figura 1.
Figura 1 : El Autofiltro es uno de los muchos comandos secretos que puedes añadir a tu Barra de Herramientas de Acceso Rápido. (Haz clic en la imagen para expandirla.)
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Aunque su nombre es similar al del comando Filtro, el Autofiltro tiene una capacidad especial: filtra instantáneamente su lista en base al contenido de la celda actualmente seleccionada:
- Copie y pegue los datos de la muestra de la Tabla 1 en una hoja de trabajo en blanco.
- Haz clic en la celda B14 – que contiene la palabra verde – y luego haz clic en el botón del Autofiltro que has añadido a tu barra de herramientas de Acceso Rápido. Como se muestra en la Figura 2, tu lista debería mostrar ahora sólo las ventas de camisetas verdes.
Caveat : El autofiltro sólo permite filtrar para un único valor, como la palabra verde, por lo que todavía tendrá que utilizar las listas desplegables de filtros para un filtrado más complejo.
Figura 2 : Utiliza el Autofiltro para crear un resumen con sólo dos clics de ratón.
Importante : Aunque el Autofiltro enciende las flechas, aún debes elegir Clasificar y Filtrar, y luego Filtrar para desactivar las flechas de filtrado.
Analizar filas visibles
Ahora veamos dos formas de analizar los datos mientras los filtras. Primero, muchos usuarios pasan por alto el hecho de que Excel 2007 muestra automáticamente el total de celdas seleccionadas en la barra de estado en la parte inferior de la pantalla, como se muestra en la Figura 3. Si no ves este total, haz clic con el botón derecho del ratón en la barra de estado y activa la opción Suma. Por lo general, Excel también muestra estas estadísticas: Promedio, recuento, recuento numérico, mínimo y máximo.
Figura 3 : La barra de estado generalmente da un total instantáneo para las celdas seleccionadas. (Haz clic en la imagen para expandirla.)
También puedes lograrlo usando la función SUBTOTAL. Para ello, introduce esta fórmula en la celda C23:
=SUBTOTAL(9,C1:C21)
El 9 instruye al SUBTOTAL que queremos sumar. Como se muestra en la Figura 4, Excel muestra automáticamente las opciones adicionales mientras se escribe la fórmula. SUBTOTAL es similar a SUM, pero tiene una capacidad especial de sólo contar las filas visibles.
Figura 4 : La función SUBTOTAL tiene varias capacidades.
Para la comparación, introduzca esta fórmula en la celda C24:
=SUMA(C1:C21)
Ahora, filtra la lista de camisetas naranjas. Como se muestra en la figura 5, SUBTOTAL debe devolver 25.157, mientras que SUM siempre devuelve 99.559, independientemente de cómo se filtre la lista. SUM siempre cuenta todas las filas, sin importar su estado oculto. SUBTOTAL tiene otras capacidades interesantes, que exploraré pronto en un artículo separado.
Figura 5 : SUBTOTAL cuenta sólo las filas visibles, mientras que SUM cuenta todas las filas.
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Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .