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Excel 2007: Cinco maneras de racionalizar la interfaz de usuario de Excel

Por David H. Ringstrom, CPA

Es fácil ponerse al día en el uso diario de Excel 2007 y pasar por alto pequeños retoques que pueden marcar una diferencia significativa en el uso de Excel. En este artículo revisaré cinco de mis trucos favoritos de Excel 2007. La mayoría implica la personalización de la interfaz de usuario para que pueda acelerar mi trabajo sin chocar con obstáculos innecesarios:

Excel 2007: Cinco maneras de racionalizar la interfaz de usuario de Excel

1. Ampliar la lista de archivos usados recientemente

Por defecto, Excel muestra los 17 archivos más recientes que has abierto, pero como se muestra en la Figura 1, puedes expandirlo hasta un máximo de 50:

  • a. Haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Excel.
  • b. Seleccione Avanzado y luego desplácese hacia abajo hasta la sección Pantalla.
  • c. Cambie el número de documentos recientes de 17 a un máximo de 50.

Figura 1 : Se puede ampliar el número de documentos recientes que aparecen al hacer clic en el botón Office.


Consejo de experto : Se pueden fijar archivos de forma permanente en el menú Documentos recientes: Haz clic en la chincheta que aparece a la derecha del nombre del archivo. Su documento puede desplazarse hacia abajo en la lista con el tiempo, pero siempre permanecerá en el menú Documentos recientes.

2. Utiliza la barra de lugares

Como se muestra en la Figura 2, la Barra de Lugares es la lista de iconos en el lado izquierdo de los cuadros de diálogo de la Oficina. Aquí puede colocar atajos a las carpetas más utilizadas:

  • a. Haga clic una vez en la carpeta deseada, para que el nombre de la carpeta quede resaltado. Asegúrate de no desglosar dentro de la carpeta, sino de hacer clic una vez en su nombre.
  • b. Haga clic con el botón derecho del ratón en la barra de lugares y elija Agregar.

Puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en un elemento de la barra de Lugares y moverlo hacia arriba o hacia abajo una posición a la vez. Este menú también te permite eliminar los elementos que has añadido a la Barra de lugares, pero no puedes eliminar las ubicaciones predeterminadas como Mis documentos recientes, Mis documentos, etc.

Figura 2 : La Barra de Lugares puede darte acceso con un solo clic a carpetas muy dispersas.


3. Deshabilitar los iconos de pegar/insertar

Habrá notado el pequeño icono del portapapeles, mostrado en la Figura 3, que aparece cuando se pegan los datos en una hoja de trabajo. Este pequeño icono pone a su disposición un menú de Opciones de pegado, desde el que puede realizar cambios en la forma en que sus datos se pegan en la hoja de trabajo. A algunas personas les puede resultar útil, pero a muchas les resulta molesto. Afortunadamente, es fácil eliminar estas indicaciones:

  • a. Haga clic en el botón Office y luego elija Opciones de Excel.
  • b. Como se muestra en la Figura 4, elija Avanzado y luego desactive las casillas de verificación de Mostrar botones de opciones de pegado y Mostrar botones de opciones de inserción en la sección Cortar, copiar y pegar.

Figura 3 : El botón Pegar opciones puede ser desactivado.


Figura 4 : Despeja las casillas de verificación mostradas para desactivar los botones Pegar e Insertar opciones.

4. Eliminar el deslizador de zoom

Como se muestra en la figura 5, el deslizador de zoom aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla de Excel. Es fácil golpear accidentalmente esto cuando se está desplazando hacia arriba y hacia abajo o hacia la derecha y la izquierda. Si haces clic en el control deslizante de zoom, de repente tu hoja de cálculo de Excel puede acercarse o alejarse drásticamente, lo que te permite volver a restablecerla. La sección Zoom de la pestaña Ver facilita el cambio de tamaño del texto, por lo que es posible que desees desactivar el control deslizante de zoom:

  • a. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte de la barra de estado en la parte inferior de la pantalla.
  • b. Desactive la casilla de verificación del control deslizante del zoom.

Figura 5 : Aparte de la comodidad, el deslizador de zoom facilita el cambio de tamaño de la vista de la pantalla sin darse cuenta.


5. Eliminar las hojas de trabajo extrañas

Por defecto, el libro de trabajo de Excel 2007 incluye tres hojas de trabajo, pero a menudo sólo necesita una o dos fichas. Además, Excel 2007 incluye una nueva pestaña Insertar hoja de trabajo, que se muestra en la Figura 6, que permite añadir una nueva hoja de trabajo con un solo clic. Por lo tanto, es útil comenzar siempre con una sola hoja de trabajo y luego agregar nuevas hojas a medida que las necesites. A continuación te indicamos cómo cambiar el valor predeterminado de 3 a 1:

  • a. Haga clic en el botón Office y luego elija Opciones de Excel.
  • b. Como se muestra en la figura 7, cambie el ajuste de Incluir todas estas hojas a 1.

Figura 6 : El botón Insertar hoja de trabajo facilita la adición de nuevas hojas sobre la marcha.


Figura 7 : Puede cambiar el número de hojas de trabajo por defecto de 3 a 1.

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Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .