Por David Ringstrom, CPA
¿Sabías que puedes racionalizar la función de Autofiltro en Excel 2003 y versiones anteriores? ¿Y que hay dos maneras de sumar sólo las filas visibles en tu lista filtrada? Sigue leyendo para descubrir estas técnicas de ahorro de tiempo.
¿No estás seguro de cómo filtrar? Lee Filtrado de Excel 101 .
Tamaño
Color
Cantidad
Pequeño
Azul
8,038
Medio
Azul
4,245
XL
Azul
5,241
XXL
Azul
8,797
XXXL
Azul
5,145
Pequeño
Naranja
2,571
Medio
Naranja
5,595
XL
Naranja
8,825
XXL
Naranja
1,997
XXXL
Naranja
6,169
Pequeño
Verde
6,192
Medio
Verde
3,380
XL
Verde
4,024
XXL
Verde
2,020
XXXL
Verde
8,295
Pequeño
Negro
2,841
Medio
Negro
4,705
XL
Negro
4,202
XXL
Negro
4,846
XXXL
Negro
2,431
Tabla 1 : Utilice esta muestra de datos de ventas de camisetas para explorar el Filtrado en Excel 2003.
Poderes ocultos del autofiltro
La mayoría de los usuarios eligen Datos, Filtro y luego Autofiltro para habilitar el filtrado en Excel. Sin embargo, puedes darte acceso con un solo clic al comando Autofiltro:
- Elija Herramientas, Personalizar y luego haga clic en la pestaña Comandos.
- Elija Datos de la lista de Categorías, y luego arrastre el Autofiltro a una de sus barras de herramientas, o a la derecha del comando Ayuda.
- Arrastre el comando Mostrar todo y colóquelo a la derecha del icono del filtro automático que acaba de arrastrar.
- Haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Personalizar.
Figura 1 : El Autofiltro adquiere poderes especiales cuando lo agregas a una barra de herramientas o a tu menú de Excel.
Ahora puede filtrar instantáneamente una lista basada en el contenido de la celda actualmente seleccionada:
- Copia y pega los datos de la muestra de la Tabla 1 en una hoja de trabajo en blanco, comenzando en la celda A1.
- Haz clic en la celda B14 – que contiene la palabra verde – y luego haz clic en el botón del Autofiltro que has añadido arriba. Como se muestra en la Figura 2, tu lista debería mostrar ahora sólo las ventas de camisetas verdes.
- Puedes hacer clic en el comando Mostrar todo para mantener las flechas de filtrado en su lugar, pero mostrar todas las filas.
Caveat : El autofiltro sólo te permite filtrar para un único valor, como la palabra verde, por lo que todavía tendrás que usar las listas desplegables de filtros para un filtrado más complejo. Sin embargo, puedes filtrar en una columna a la vez, como verde en la columna B, y luego Medio en la columna A.
Figura 2 : Usar el Autofiltro para crear un resumen con sólo dos clics de ratón.
Importante : Aunque el botón Autofiltro de la barra de herramientas activa las flechas, debes elegir Datos, Filtro y luego Autofiltro para desactivar las flechas.
Analizar filas visibles
Ahora veamos dos formas de analizar los datos mientras los filtras. Primero, muchos usuarios pasan por alto el hecho de que Excel 2003 muestra automáticamente el total de celdas seleccionadas en la barra de estado en la parte inferior de la pantalla, como se muestra en la Figura 3. Si no ves este total, haz clic con el botón derecho del ratón en la barra de estado y activa la opción Suma. Alternativamente, puedes elegir mostrar otra estadística en su lugar: Promedio, Recuento, Recuento numérico, Mínimo y Máximo.
Figura 3 : La barra de estado generalmente da un total instantáneo para las celdas seleccionadas.
También puedes lograrlo usando la función SUBTOTAL. Para ello, introduce esta fórmula en la celda C23:
=SUBTOTAL(9,C1:C21)
El 9 instruye al SUBTOTAL que queremos sumar. Consulta el archivo de ayuda online de Excel para los otros códigos numéricos, aunque mencionaré que el 1 te dará un promedio, mientras que el 4 te dará el máximo, o el valor más grande. SUBTOTAL es similar a SUM, pero tiene una capacidad especial de sólo contar las filas visibles.
Para la comparación, introduzca esta fórmula en la celda C24:
=SUMA(C1:C21)
Figura 4 : La lista filtrada.
Ahora, filtra la lista de camisetas naranjas. Como se muestra en la Figura 4, SUBTOTAL debe devolver 25.157, mientras que SUM siempre devuelve 99.559, independientemente de cómo se filtre la lista. SUM siempre cuenta todas las filas, sin importar su estado oculto. SUBTOTAL tiene otras capacidades interesantes, que exploraré pronto en un artículo separado.
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Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .