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Excel 2003: Seis maneras de racionalizar la interfaz de usuario de Excel

Por David H. Ringstrom, CPA

Es fácil ponerse al día en el uso diario de Excel 2003 y pasar por alto pequeños retoques que pueden marcar una diferencia significativa en el uso de Excel. En este artículo revisaré cinco de mis trucos favoritos de Excel 2003. La mayoría consiste en personalizar la interfaz de usuario para que pueda acelerar mi trabajo sin tener que hacer baches o indicaciones en la pantalla innecesarias. Estos trucos funcionarán igual de bien en Excel 2002, pero sólo algunos se aplican a Excel 97 y 2000:

Excel 2003: Seis maneras de racionalizar la interfaz de usuario de Excel

1. Ampliar la lista de archivos usados recientemente

Por defecto, Excel muestra los cuatro archivos más recientes que has abierto, pero puedes expandir esta lista hasta 9:

  • a. Seleccione Herramientas y luego Opciones.
  • b. Como se muestra en la Figura 1, haga clic en la pestaña General, y luego establezca la Lista de Archivos Usados Recientemente a un máximo de 9.

Figura 1 : Amplíe su lista de archivos de uso frecuente a 9.


2. Mostrar el menú completo

De forma predeterminada, Excel oculta los comandos que no ha utilizado recientemente. El menú completo aparece después de uno o dos segundos, pero la mayoría de los usuarios prefieren ver el mismo menú cada vez:

  • a. Seleccione Herramientas, Personalizar y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones.
  • b. Haz clic en Mostrar siempre los menús completos y luego en Cerrar.

Figura 2 : Configura Excel para que siempre te dé el mismo menú cada vez.


3. Deshabilitar el panel de tareas del portapapeles

Excel siempre ha tenido una extraña relación con el portapapeles de Windows. Casi todos los demás programas mantienen elementos en el portapapeles hasta que se corta o se copia algo más allí. Por el contrario, Excel tiende a borrar el portapapeles tan pronto como realiza una acción que no implica navegar o pegar. Excel 2003 intentó compensar esto mostrando los elementos recientemente copiados en el Panel de tareas del portapapeles, que se muestra en la Figura 3. Si le resulta molesto, puede desactivarlo fácilmente:

  • a. Haga clic en el botón Opciones en la parte inferior del panel de tareas del Portapapeles.
  • b. Despeje todas las casillas de verificación, y luego cierre el panel de tareas del Portapapeles.
  • c. Si cambia de opinión más tarde, elija Editar y, a continuación, Portapapeles de Office para restaurar el panel de tareas del Portapapeles.

Figura 3 : El panel de tareas del Portapapeles está destinado a compensar la extraña relación de Excel con el portapapeles.


4. Minimizar la barra de herramientas de revisión

Incluso si la apagas, esta barra de herramientas reaparece cada vez que abres un archivo adjunto de un correo electrónico. Puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en ella y desactivarla, pero una mejor práctica es arroparla para que sólo aparezca un icono, como se muestra en la Figura 4. Simplemente agarre el borde izquierdo de la barra de herramientas y arrástrelo hasta el borde derecho de su pantalla para que sólo se vea un icono.

Figura 4 : No dejes que la Barra de Herramientas de Revisión ocupe un espacio valioso en la pantalla.


5. Deshabilitar los iconos de pegar/insertar

Habrá notado el pequeño icono del portapapeles que aparece cuando se pegan los datos en una hoja de trabajo. Este pequeño icono pone a su disposición un menú de Opciones de pegado, desde el cual puede hacer cambios en la forma en que sus datos se pegan en la hoja de trabajo. A algunas personas les puede resultar útil, pero a muchas les resulta molesto. Afortunadamente, puede desactivar fácilmente la función Opciones de pegado:

  • a. Seleccione Herramientas y luego Opciones.
  • b. Elija la pestaña Editar y luego desactive las casillas de verificación de Mostrar botones de opciones de pegado y Mostrar botones de opciones de inserción.

Figura 5 : El botón Pegar opciones puede ser desactivado.


Figura 6 : Despeja las casillas de verificación mostradas para desactivar los botones Pegar e Insertar opciones.

6. Utiliza la barra de lugares

Como se muestra en la Figura 7, la Barra de Lugares es la lista de iconos en el lado izquierdo de los cuadros de diálogo de la Oficina. Aquí puede colocar los accesos directos a las carpetas más utilizadas:

  • a. Haga clic una vez en la carpeta, y luego elija Herramientas, y luego Agregar a Mis Lugares, como se muestra en la Figura 7.
  • b. Puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en un elemento de la barra de Lugares y moverlo hacia arriba o hacia abajo una posición a la vez. Este menú también te permite eliminar los elementos que has añadido a la Barra de lugares, pero no puedes eliminar las ubicaciones predeterminadas como Mis documentos recientes, Mis documentos, etc.

Figura 7 : La Barra de Lugares puede darte acceso con un solo clic a carpetas muy dispersas.

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Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .