Las hojas de cálculo ayudan a las personas y a las organizaciones comerciales a registrar los datos financieros de manera eficiente. Excel es probablemente la aplicación de hoja de cálculo más común utilizada por las empresas hoy en día. Los usuarios programan fórmulas y macros para automatizar el cálculo de los datos financieros también. La lógica financiera aparentemente simple dentro de las hojas de cálculo también puede causar errores embarazosos.
Recién llegada de Hong Kong, la consultora de tecnología financiera Portia d’Alcantara dijo a AccountingWEB.com que responder a la pregunta «¿Qué quiere ver el cliente?» es el principal problema que encuentra en sus viajes de consultoría financiera. Después de todo, satisfacer las necesidades del cliente es lo que hacen las hojas de cálculo, ya sea que los clientes sean internos o externos. Ella agregó que las hojas de cálculo deben ser diseñadas con la presentación final y el uso en mente.
d’Alcantara dijo a AccountingWEB.com que la mayoría de los usuarios hacen las hojas de cálculo más difíciles de usar de lo que tienen que ser. Ponen demasiada información en una sola hoja de cálculo, en lugar de limitar las columnas a seis u ocho columnas. Esto también debería hacer que las hojas de cálculo sean más fáciles de actualizar. Agregó que algunos usuarios â? «no saben cuándo dejar de usar Excel y comenzar a usar Access.â?» Access es una aplicación de base de datos de Microsoft.
d’Alcantara también recomienda que los usuarios aprovechen las características básicas disponibles en la aplicación de Excel, así como las herramientas de validación y los filtros, según AccountingWEB.com. Dijo que, â??Utilizar la potencia de Excel puede ser muy útil.â? Las tablas dinámicas deberían utilizarse con moderación, mientras que la información â??de navegaciónâ?, como el texto coloreado o formateado, ayuda a los usuarios y a los usuarios finales a moverse más fácilmente por una hoja de cálculo. Proporcionar información resumida también ayuda a los usuarios y a los usuarios finales.
Un título recomendado publicado sobre este tema es Spreadsheet Check and Control: 47 key practices to detect and prevent errors , según Micromail. Escrito por Patrick O’Beirne, se publicó en septiembre de 2005 para ayudar a los usuarios de hojas de cálculo a evitar la repetición de tareas, ayudarles a descubrir potentes técnicas de auditoría de fórmulas, reducir los costos de cumplimiento para las empresas de los sectores regulados y garantizar la calidad y la exactitud de los datos.