Confiamos en nuestras hojas de cálculo hasta que nos decepcionan. Entonces, comprobamos fielmente todos los valores y fórmulas para encontrar el error que es más fácil (o más difícil) de descubrir dependiendo de la complejidad de la hoja de cálculo, la importancia de la información que contiene, o cuánto tiempo no tenemos para solucionar el problema. Los errores no descubiertos acechan en cada hoja de cálculo.
Abundan los cuentos de precaución sobre desventuras con hojas de cálculo de Excel. Ya sea que encontremos nuestros errores usando una herramienta de auditoría asistida por computadora o revisemos una hoja de cálculo línea por línea, buscamos la perfección.
Para ayudar a alcanzar la perfección y ahorrar tiempo en el futuro, aquí hay varios consejos para ayudar a evitar errores y el tiempo perdido en la solución de problemas de las hojas de cálculo. Esta lista fue compilada usando Excel 2002.
Nivel 1
La mayoría de los errores de la hoja de cálculo son el resultado de no entender los asuntos comerciales u otro propósito subyacente de la hoja de cálculo. Tres preguntas para hacer son:
- ¿Cuál es el asunto de negocios modelado en la hoja de cálculo?
- ¿Hay algún detalle de diseño que no entienda y que pueda ayudarle a prevenir problemas más adelante?
- ¿Puede explicar a los demás cómo funciona el modelo?
Nivel 2
La complejidad de los cálculos utilizados en cualquier hoja de cálculo varía. La comprensión de los datos de origen también es una preocupación. Tres preguntas que identifican los errores a este nivel son:
- ¿Se están utilizando las fórmulas y funciones correctas?
- ¿Está usando los tipos de interés o impuestos correctos?
- ¿Están siendo llamados correctamente los otros valores de la fuente en sus cálculos?
Nivel 3
Algunas empresas tienen la política de no utilizar las funciones incorporadas para limitar los problemas de cálculo, sin embargo, puede ser difícil desactivar las funciones automáticas, especialmente cuando se importan datos de hojas de cálculo creadas por otros. Hay varias funciones financieras incorporadas en Excel 2002 que tal vez no se ajusten a sus necesidades. Por ejemplo, una limitación de la función de Excel ACCRINT (intereses acumulados para un valor que paga intereses periódicos) es que está diseñada exclusivamente utilizando las normas de contabilidad de los Estados Unidos. Si está calculando para un valor extranjero utilizando esta función, puede considerar la posibilidad de construir sus propios cálculos para asegurar la exactitud de los mismos. Tres preguntas para ayudar a determinar si se producen errores dentro de los cálculos automáticos o personalizados son:
- ¿Entiende cómo funcionan las funciones que pretende utilizar en sus cálculos?
- ¿Necesitas construir tus propios cálculos para asegurar una hoja de cálculo precisa y sin problemas?
- Si construiste tu propio cálculo, ¿lo probaste exhaustivamente?
Nivel 4
El error del usuario es una posibilidad incluso para los mejores de nosotros. El formato involuntario puede impedir que una hoja de cálculo calcule correctamente porque Excel no puede hacer matemáticas con números formateados como texto. Proteger la hoja de cálculo con una contraseña puede ser útil para hacer un seguimiento de cualquier cambio en su contenido. Las cuatro preguntas que identifican los errores de formato son:
- ¿Ha formateado algún número como texto?
- ¿Hay alguna fórmula que se sobreescriba con un número?
- ¿Ha protegido la hoja de cálculo con una contraseña antes de pasarla a sus usuarios?
- ¿La contraseña está guardada en un lugar donde pueda encontrarla de nuevo?
Todos sabemos que la perfección es realmente imposible, pero está razonablemente más cerca si se han considerado estos elementos. Una hoja de cálculo es tan buena como el tiempo que se toma para comprobar si hay errores.