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Etiqueta de negocios cuando se envía por correo electrónico a los clientes

Por Michael Alter

Usar el correo electrónico para comunicarse con los clientes, sin tener en cuenta el protocolo de negocios, puede poner en riesgo su reputación como asesor de confianza. El envío, la respuesta o el reenvío de un correo electrónico, sin identificar primero si un mensaje es de consumo público, puede exponer la información a un público amplio cuando debería haberse dirigido a un individuo en un entorno comercial más formal.

Etiqueta de negocios cuando se envía por correo electrónico a los clientes
Etiqueta de negocios cuando se envía por correo electrónico a los clientes

Tenga mucho cuidado al enviar un e-mail a un cliente: el asunto debe ser breve, el saludo profesional, y el mensaje sucinto. La firma de tu e-mail deja la última impresión, así que debe parecer tan profesional como tu tarjeta de visita.

Envío, reenvío, archivo

El correo electrónico es popular porque es conveniente y fácil de usar. Por estas razones, es fácil enviar mensajes de correo electrónico rápidamente sin prestar la debida atención a la etiqueta de los negocios. Tenga cuidado al enviar un correo electrónico, ya que demasiados correos electrónicos pueden abrumar a los destinatarios y devaluar el mensaje. Por lo tanto, envíe el correo electrónico con un propósito y envíelo con moderación.

Cuando se envía o reenvía un correo electrónico, la privacidad importa. Sólo incluye a los destinatarios que necesitan saber sobre la información que se está distribuyendo. Si envía a varios destinatarios, pregúntese si cada uno de ellos necesita la información de su mensaje. Si envía a varios clientes, proteja la privacidad de su lista y haga un bcc de la lista de destinatarios si es apropiado.

Línea del sujeto

La línea de asunto de un correo electrónico establece el tono de su mensaje, por lo que debe ser relevante y breve. La línea de asunto hará que el destinatario juzgue el contenido antes de abrir el mensaje, o peor aún, los filtros de spam pueden mover el mensaje a la carpeta de correo basura del destinatario.

Siga estos consejos para escribir una buena línea de asunto:

  • Haz que el tema sea relevante, breve e intrigante.
  • ¡¡¡No!!!! ¡¡Utilice también!! ¡¡Mucho!! ¡¡Puntuación!!!
  • No uses palabras “spam” (por ejemplo, gratis, por tiempo limitado, con descuento).
  • No uses TODAS LAS MAYÚSCULAS – puede ser percibido como GRITOS en el correo electrónico y considerado grosero.

Anexos

Los anexos pueden ser necesarios, pero a veces pueden causar preocupación a los receptores. Los archivos adjuntos se han asociado con virus y pueden ser redirigidos a la carpeta de correo basura del cliente. Si el archivo adjunto es grande, puede ralentizar un sistema informático, lo que puede provocar una interrupción del trabajo de su cliente.

Siga estos consejos cuando añada accesorios:

  • Limite el número de accesorios; normalmente, dos son suficientes.
  • Nombra el accesorio lógicamente.
  • Pida permiso antes de enviar un archivo adjunto grande. Los clientes pueden pedirte que envíes un archivo adjunto grande en un día determinado, a una hora específica o después de las horas de trabajo.
  • Considere la posibilidad de facilitar a sus clientes la apertura de los archivos adjuntos imprimiendo un documento en PDF y adjuntando el PDF a su correo electrónico.

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Respondiendo de manera oportuna

El correo electrónico puede llegar en cualquier momento, de día o de noche, y como la gente tiende a revisar el correo electrónico a lo largo de su día de trabajo, los clientes pueden esperar una respuesta casi inmediata. Para darse tiempo para trabajar sin tener que responder constantemente al correo electrónico, asegúrese de responder a los correos electrónicos dentro de un día hábil. Si el asunto requiere una investigación antes de responder, o, si no puede responder el mismo día, la etiqueta comercial adecuada sería responder a los correos electrónicos agradeciendo a los clientes por su mensaje y diciéndoles cuándo pueden esperar su respuesta.

Cuando esté fuera de su escritorio durante el horario de trabajo o cuando esté de vacaciones, configure los mensajes de auto-respuesta o fuera de la oficina en Outlook para que los clientes sepan que está fuera y para acusar recibo de su mensaje. Sus clientes apreciarán una auto-respuesta frente a la ausencia de respuesta, sabiendo cuándo esperar una respuesta a su mensaje o a quién deben contactar si necesitan ayuda inmediata.

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