Sus clientes que fallan en las auditorías ponen en peligro todo o parte del perdón de sus préstamos, y, peor aún, podrían enfrentarse a procesos de la Ley de Reclamaciones Falsas del Departamento de Justicia de los Estados Unidos (DOJ). Además de las auditorías de la SBA, los prestatarios deben prepararse para las investigaciones del Inspector General Especial para la Recuperación de la Pandemia y las revisiones del Comité de Responsabilidad de Respuesta a la Pandemia y la Comisión de Supervisión del Congreso. Además, el DOJ y los Fiscales Generales del Estado han anunciado iniciativas de aplicación de la ley.
A continuación se presentan cinco medidas prácticas que los prestatarios pueden adoptar para resistir el escrutinio de las auditorías e investigaciones de las APP:
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1. Empieza a prepararte ahora
No esperes a que el gobierno venga a llamar. Los auditores consideran que la documentación contemporánea, o un registro escrito exacto de cómo se aplicaron los fondos, es más persuasiva que la información creada una vez que comienza una auditoría. La documentación contemporánea también ahorra tiempo. Es más eficiente organizar los registros, recibos y documentos ahora que recrearlos más tarde.
2. Evaluar los riesgos
Los receptores de los préstamos del PPP deben certificar que «la actual incertidumbre económica hace que esta solicitud de préstamo sea necesaria para apoyar las operaciones en curso del solicitante». Y, las compañías que buscan la condonación del préstamo deben certificar que «usaron el monto de la condonación para mantener a los empleados y hacer los pagos de intereses, renta y servicios públicos de la hipoteca elegibles».
Las certificaciones que se consideren inexactas o falsas son punibles en virtud del derecho penal y civil. Pero, ¿cómo certifica una empresa una incertidumbre y qué hace que los fondos sean necesarios?
En última instancia, los tribunales decidirán, pero los prestatarios multimillonarios y las empresas públicas se enfrentarán al mayor escrutinio. Dado lo que está en juego, los prestatarios de esta categoría pueden esperar una profunda auditoría forense, no una revisión mínima del expediente.
3. Análisis de documentos para apoyar las certificaciones
Documentar tanto las pruebas como los análisis que demuestren la necesidad de los fondos de préstamo para apoyar las operaciones en curso. Analizar las fuentes y los usos previstos del efectivo durante un período razonable y apoyar por qué ese período es un plazo apropiado para considerar las «operaciones en curso».
Basar el análisis en la información financiera histórica, los presupuestos/proyecciones y la experiencia de funcionamiento en el entorno económico actual. Empiece con todas las fuentes de fondos (por ejemplo, las reservas de efectivo, el acceso al crédito, los ingresos previstos). Luego, proyecte los usos del efectivo durante el mismo período, incluidos la nómina de sueldos, los pagos de alquiler y arrendamiento, las compras de inventario, los gastos administrativos, los honorarios profesionales y otros usos probables del efectivo.
Estas cantidades deben ser coherentes con las cantidades que figuran en la solicitud de perdón del préstamo para el período de ocho semanas después de que se reciba el producto del préstamo. Vincular y mantener la documentación de apoyo para cada litem del análisis (por ejemplo, estados de cuenta bancarios para respaldar las reservas de efectivo existentes, documentos de préstamo para respaldar las obligaciones de deuda). Es necesario emitir un juicio para proyectar los ingresos y gastos durante este período incierto, incluido el período de aceleración después de la reapertura de los negocios, pero antes de que la economía vuelva a los niveles prepandémicos.
Las hipótesis utilizadas para proyectar los ingresos y los gastos deben ser coherentes. Después de proyectar las fuentes y usos del efectivo, compare la cantidad neta con los fondos de la PPA recibidos.
Los importantes excedentes de efectivo que queden deben respaldarse con documentación sobre la utilización de esos fondos más allá del período analizado. Los resultados y los documentos justificativos subyacentes deberían proporcionar suficiente apoyo para la certificación.
Sus clientes que pidieron prestado no deben olvidarse de otras certificaciones de aplicación de PPP. Crear un archivo para guardar una copia de seguridad para apoyar estas afirmaciones.
Por ejemplo, incluya copias de los registros de la nómina para respaldar la certificación de que la empresa estaba en funcionamiento el 15 de febrero de 2020 y que tenía empleados por los que pagaba salarios e impuestos sobre la nómina. De manera similar, incluya registros de nómina y facturas para respaldar la certificación del prestatario de que la empresa utilizará los fondos para retener a los trabajadores y mantener la nómina o hacer pagos de intereses de hipotecas, pagos de arrendamientos y pagos de servicios públicos.
4. Prepárese para la solicitud de perdón del préstamo
El gobierno aún no ha proporcionado orientación prescriptiva sobre los cálculos de la condonación de los préstamos o el proceso de solicitud. En ausencia de directrices, los prestatarios deben preparar ahora y mantener registros meticulosos de cómo la empresa utilizó los fondos del préstamo. Sugerimos que se cree una cuenta separada en el libro mayor para estos fondos, así como una cuenta bancaria separada, cuando sea posible. Entre los ejemplos de documentación de apoyo que las empresas deben mantener se incluyen
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5. Considere una auditoría «simulada»
Las auditorías no son una propuesta de todo o nada. No le sirve de nada al prestatario si el gobierno permite la solicitud, pero reduce la cantidad perdonada.
Los prestatarios multimillonarios y las empresas públicas podrían considerar las «auditorías simuladas» como una prueba. Una auditoría simulada reproduce los procedimientos que los inspectores generales aplican a las investigaciones de fraude, despilfarro y abuso. La revisión identifica los agujeros que el prestatario debe llenar para maximizar la concesión del perdón. Los prestatarios agresivos pueden medir la probabilidad de pasar la «prueba olfativa» del gobierno y una remisión al Departamento de Justicia.
Conclusión
El objetivo de la PPP era asegurar que sus clientes de pequeñas empresas recibieran suficientes recursos para mantener a los trabajadores empleados mientras capeaban la tormenta provocada por la pandemia. Los prestatarios elegibles no deben ser asustados por la advertencia del gobierno de que las auditorías se aproximan; en cambio, utilicen este tiempo para prepararse.
Haga todo lo que pueda hoy para ayudar a asegurar que el negocio de su cliente obtenga todos los beneficios como se pretende por el espíritu de la APP, mientras se mantiene en conformidad con sus inciertos requerimientos. Recuerde: Comience pronto, mantenga una documentación precisa, evalúe los riesgos, considere los criterios de evaluación y prepárese para una probable auditoría realizando una auditoría de prueba internamente para soportar con éxito el escrutinio reglamentario.
Ryan LaRue, un gerente de StoneTurn, es co-autor de este artículo.
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