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Establecer que los informes basados en la nube se abran automáticamente en Excel

A medida que el mundo se mueve hacia cada vez más sistemas de contabilidad basados en la nube, a veces nos encontramos con interrupciones en nuestros flujos de trabajo normales.

Por ejemplo, si utiliza un programa de contabilidad de escritorio, cuando exporta un informe a Excel se abre automáticamente. Sin embargo, los programas de contabilidad basados en la nube a menudo introducen topes de velocidad en este proceso. En este artículo describiré los navegadores que se deben utilizar si se desea tener una exportación perfecta de los informes a Excel.

Establecer que los informes basados en la nube se abran automáticamente en Excel

Para este artículo utilicé la copia de muestra gratuita para QuickBooks Online usando los siguientes navegadores:

  • Cromado para Windows
  • Firefox para Windows
  • Edge para Windows
  • Safari para Mac

Primero repasemos el flujo de trabajo normal que implica la exportación de informes desde un software basado en la nube como QuickBooks Online a Microsoft Excel para la mayoría de los navegadores:

  1. Como se muestra en la figura 1, entre en su compañía de QuickBooks Online o utilice la compañía de prueba gratuita.
  2. Clic Informes .
  3. Elija un informe, como por ejemplo Profit and Loss .

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Figura 1: Viendo un informe de ganancias y pérdidas en QuickBooks Online.

  1. Como se muestra en la Figura 2, haga clic en el botón Exportar que aparece en la esquina superior derecha del informe.
  2. Elegir Exportar a Excel .
  3. Los siguientes pasos difieren dependiendo de tu navegador:
  • Chrome, Firefox, Edge: El nombre del archivo resultante aparece en la parte inferior de la ventana del navegador. Haz clic en el nombre del archivo para abrir el informe en Excel como se muestra en el paso 6 Figura 2.

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Figura 2: Exportando un informe de QuickBooks Online a Microsoft Excel en Chrome, Firefox y Edge.

  • Safari: Verás un flash rápido en la pantalla a medida que el archivo se mueve a tu carpeta de Descargas , si esa carpeta está acoplada en la parte inferior de tu pantalla. Como se muestra en la Figura 3, puedes hacer clic en el icono de descargas y luego en el icono asociado a tu informe. No hagas clic en el nombre del archivo, ya que eso sólo descarta el menú de descargas.

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Figura 3: Tendrás que buscar los informes descargados en Safari en un Mac.

En este punto su informe debe estar abierto en Microsoft Excel, muy probablemente en Vista Protegida, que puede desactivar permanentemente si lo desea. Ahora volvamos al paso 6 de la Figura 2 anterior y veamos cómo, de cara al futuro, Chrome y Firefox pueden abrir los archivos automáticamente para ti, como se muestra en la Figura 4:

  1. Haz clic en la flecha adyacente al nombre del archivo en la barra Descargas .
  2. Seleccione Abrir siempre archivos de este tipo .

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Figura 4: Haga clic en Abrir siempre archivos de este tipo en Chrome y Firefox para que los informes se abran automáticamente.

Después de este ajuste, tanto Chrome como Firefox abrirán automáticamente tu informe en Microsoft Excel para ti. Desafortunadamente, la capacidad de abrir archivos automáticamente después de la descarga no está disponible en los navegadores Edge o Safari, por lo que si alguno de ellos es tu navegador preferido tendrás que seguir abriendo los informes exportados manualmente.

Deshacer descargas automáticas

Si por alguna razón decides que no quieres que los informes se abran automáticamente en Excel, la figura 5 muestra cómo desactivar esta configuración en Chrome:

  1. Haz clic en el botón de 3 puntos en la esquina superior derecha de Chrome.
  2. Elija Ajustes .
  3. Desplácese hasta la parte inferior de Ajustes .
  4. Clic Avanzado .
  5. Haz clic en el botón Borrar en la sección Descargas .

Desafortunadamente, esta es una opción de todo o nada, por lo que si has configurado cualquier otro tipo de archivo para que se abra automáticamente, como los archivos PDF, éstos tampoco se abrirán automáticamente. Sin embargo, como has visto, es bastante fácil restaurar esta opción para los tipos de archivo que sí quieres abrir automáticamente.

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Figura 5: Puedes deshabilitar que los archivos se abran automáticamente si lo deseas, pero es un ajuste de todo o nada.