Ron Baker está en una misión para cambiar la forma en que los contadores hacen su trabajo. Está matando nuestras vacas sagradas. Primero fue la hoja de tiempo y la hora facturable. Y ahora quiere que nos deshagamos de la contabilidad de costos.
Baker fue un antiguo contador de costos, así que este cambio de opinión no es algo que tome a la ligera. En QuickBooks Connect 2017, a principios de noviembre, Baker argumentó que las empresas deberían deshacerse de la contabilidad de costos y reemplazarla con capacidad de modelado y administración.
Citó tres libros que le hicieron cambiar de opinión sobre la utilidad de la contabilidad de costos:
- Profit Beyond Measure por H. Thomas Johnson y Anders Bröms
- Mentiras, malditas mentiras y contabilidad de costos por Reginald Tomas Lee, Sr.
- La Meta de Eliyahu Goldratt y Jeff Cox
La promesa de estas alternativas a la contabilidad de costos es una mejor información que la administración y las operaciones pueden utilizar para mejorar la corriente de efectivo.
Uno de los coautores de Profit Beyond Measure, H. Thomas Johnson, es profesor de administración de empresas en la Universidad Estatal de Portland. También fue uno de los primeros defensores del costeo basado en actividades (ABC). Como Baker informó, un estudiante en uno de los cursos de Johnson le preguntó si alguna vez había mirado Toyota, que no utiliza un sistema de contabilidad de costos estándar. En su lugar, Toyota primero establece un precio para un vehículo nuevo, luego los ingenieros tienen la responsabilidad de averiguar cómo fabricar el coche por debajo de ese precio.
Curioso sobre estas alternativas a la contabilidad de costos, leí el libro del Dr. Lee. Como Baker informó, el libro del Dr. Lee describe tres problemas con la contabilidad de costos tradicional:
- La contabilidad de costos fuerza relaciones que no existen.
- Esto hace que la gente pierda el contacto con las operaciones.
- La contabilidad de costos crea números sin sentido que la gente considera como el evangelio.
Baker describió una empresa de contabilidad en solitario con unos gastos generales de 100.000 dólares. Para el año, el contador presupuestó 3.000 horas de tiempo total, de las cuales 1.500 eran tiempo facturable. ¿Dividimos los gastos generales por 3.000 horas para obtener un costo de 33,33 dólares por hora, o por 1.500 para un costo de 66,67 dólares por hora?
Como señala el libro del Dr. Lee, lo que el contable compró con los 100.000 dólares de gastos generales es capacidad. Lo que el contador hace con esa capacidad no tiene relación con el costo de esa capacidad.
Los gastos generales serán de 100.000 dólares, tanto si el contable trabaja cero horas como si trabaja 3.000 horas. El contador no ahorrará 33,33 dólares por trabajar una hora menos, ni le costará 33,33 dólares adicionales por trabajar otra hora.
¿Qué pasa si el contador completa las 3.000 horas para el 30 de noviembre, y luego el 1 de diciembre toma un nuevo proyecto que tomará 100 horas? Como Baker señaló, esto reduce el costo de 1.600 horas a 62,50 dólares. ¿Significa eso que los clientes a los que se les facturó sobre la base de costo plus se les cobró en exceso unos 5 dólares por hora?
Mis cursos de contabilidad me enseñaron el principio de la correspondencia: que los ingresos deben corresponderse con los gastos necesarios para producirlos. Pero como Baker nos recordó, dependiendo del método de costeo usado, diferentes costos y beneficios pueden ser calculados para la misma situación.
Por lo tanto, los costos y los beneficios no son absolutos. La asignación exacta de los costos bajo cualquier método depende del volumen de clientes, el registro exacto del tiempo, no del flujo de caja. Este ejercicio requiere mucho tiempo y podría no dar a la administración información útil para ayudarles a mejorar los beneficios.
Si una empresa tiene una variación en sus costos, ¿qué le dice eso a la gerencia sobre las operaciones? ¿La variación se debió a una mayor eficiencia? ¿Una subida de precios de las materias primas? ¿Hicieron lo suficiente para satisfacer la demanda, o están haciendo demasiadas? ¿O el modelo de costos fue una mala elección? Desentrañar las razones es un reto y lleva mucho tiempo.
Por el contrario, mirar la capacidad y la gestión de los flujos de efectivo parece más fácil de entender, aunque tanto la charla de Baker como el libro del Dr. Lee se quedaron cortos en cuanto a los detalles para implementar este nuevo modelo.
Mi única incursión en la contabilidad de costos fue parte de una asignación en un negocio de manufactura. Esta empresa estaba en bancarrota, y había recibido una especie de salvavidas de una empresa de capital de riesgo de alto vuelo, que había invertido algo así como 25 millones de dólares en la empresa para mantenerla a flote.
El director financiero estaba convencido de que si pudiéramos calcular los costos, él podría hacer que la compañía fuera rentable encontrando formas de hacer el proceso más eficiente. Y también creía que utilizando esos costos supuestamente más precisos en las proyecciones de flujo de caja requeridas por la firma VC, podría evitar que los inversores VC ejercieran sus garantías de acciones y tomaran el control de la empresa (lo que finalmente hicieron).
La simple realidad era que el dinero que entraba no se acercaba a cubrir los gastos. Mirando atrás, y con las nuevas ideas de la charla de Baker y el libro del Dr. Lee, habían gastado demasiado en capacidad. No había manera de que sus ventas cubrieran sus costos.
El cambio en el mundo de la contabilidad – especialmente cuando se trata de nuestras vacas sagradas – es lento. Ron Baker ha estado martillando hojas de tiempo y facturación por hora durante décadas, sin embargo, muchas empresas todavía operan de esa manera. Estas alternativas a la contabilidad de costos también han estado ahí por muchos años.
Adaptarnos a una nueva forma de ver los números y el rendimiento nos llevará un poco más de tiempo, pero tengo la esperanza de que la nueva generación de contadores nos lleve allí.
- La contabilidad de costos fuerza relaciones que no existen.
- Esto hace que la gente pierda el contacto con las operaciones.
- La contabilidad de costos crea números sin sentido que la gente considera como el evangelio.