Como regla general cuando se trata de impuestos de ventas, sepa que hay dos caras en cada historia.
Puede parecer que la persona que tiene la mayor responsabilidad de manejar correctamente las exenciones del impuesto sobre las ventas es la persona que está haciendo la compra exenta de impuestos. Pero como con todas las cosas del impuesto sobre las ventas, rara vez es tan simple.
Los vendedores que aceptan los certificados de exención también tienen responsabilidades. Y en ambos lados – ya sea el comprador o el vendedor – no manejar correctamente las transacciones exentas y los certificados de exención puede llevar a problemas costosos, como el tiempo de auditoría.
Vamos a revelar algunas de las preguntas que debe hacer si maneja transacciones de exención, tanto para compradores como para vendedores. Hacer estas preguntas podría ser el primer paso para asegurarse de que sus clientes cumplen con las exenciones del impuesto sobre las ventas.
Preguntas para los vendedores que manejan transacciones exentas
Si un comprador quiere hacer una compra exenta de impuestos, su representante de ventas o cajero obtiene el certificado de exención del comprador, y si todo se ve bien, el representante de ventas o el cajero se encarga de la venta como exento de impuestos. Bueno, no es tan simple.
Si su cliente es un vendedor que hace ventas exentas, estas son algunas de las preguntas que deben hacer:
- ¿Cómo se trata la falta de coincidencia de nombres (es decir, cuando el nombre en el certificado de exención no coincide con el nombre en los registros del vendedor)? Muchos vendedores establecen su maestro de clientes utilizando el nombre dba de la empresa en lugar del nombre legal. Sin embargo, los certificados de exención y los registros del impuesto sobre las ventas están en el nombre legal. Esto puede crear problemas durante la auditoría para los auditores que no están familiarizados con los dba comunes.
- ¿Con qué frecuencia realiza actualizaciones para detectar cambios en los nombres y números de registro de los clientes? Por ejemplo, si un comprador cambia de una corporación a una LLC, puede que necesite obtener un nuevo número de registro de impuesto sobre las ventas. Si no, su certificado de exención puede dejar de ser válido.
- ¿Cuánto consejo y orientación da a los clientes cuando están llenando los certificados de exención?
Estas preguntas son un buen punto de partida para que sus clientes piensen en los cambios que pueden necesitar hacer en el protocolo de la empresa para el manejo de los certificados de exención.
Preguntas para los compradores que realizan compras exentas
La administración de las exenciones del impuesto sobre las ventas y los certificados de exención es igual de importante para los compradores. Hay bastantes cuestiones que tendrá que tener en cuenta si hace compras exentas.
Hacer las siguientes preguntas puede ayudar a asegurarse de que sus clientes son obedientes:
- ¿Tienen un sistema para hacer un seguimiento de todos los certificados de exención que la empresa envía? Es vital mantener un buen registro de los certificados de exención, así que si necesitan rescindir un certificado debido a un cambio de negocio o de ley, saben qué vendedor tiene uno en el archivo.
- ¿Quién está autorizado a expedir certificados de exención en su empresa u organización? Mantener la autoridad para emitir certificados limitada a unos pocos empleados autorizados puede ayudar a asegurar que usted pueda rastrear y mantener fácilmente los registros de los certificados que se han emitido.
- ¿Qué elementos deben figurar en el certificado para lo que abarca el certificado de exención – debe ser el alcance amplio o estrecho?
- ¿Tiene un protocolo para tratar con los vendedores que no pueden acomodar algunas compras que están sujetas a impuestos y otras que están exentas?
Estas son algunas buenas preguntas para que sus clientes piensen en el alcance de su responsabilidad como comprador exento, pero hay muchos otros factores a tener en cuenta.
El artículo original apareció en el blog del Instituto de Impuestos de Ventas.