Por Alexandra DeFelice
Un escritorio desordenado es no un signo de genialidad. Es un gran indicador intermitente de desorden.
«El espacio de escritorio es el bien inmueble de mayor valor en su oficina y no debe ser utilizado como una estación de almacenamiento», dice Paul Burton , quien frecuentemente habla con contadores y abogados sobre los desafíos de productividad que enfrentan.
Burton hizo una presentación en la Moore Stephens Managing Partners Conference el pasado otoño en Las Vegas y distribuyó copias de uno de sus libros, Focus Pocus: 24 Tricks for Regaining Command of Your Day. Es una lectura muy rápida (estoy hablando de horas, no de días) con consejos que puedes usar ahora mismo. Uno de esos consejos es «Crear un espacio de trabajo designado».
Esto significa crear un espacio real .
«La mayoría de la gente tiene sus escritorios apilados con archivos, llenos de fotos, cubiertos por buzones de entrada y salida», escribió en su libro. «Dejan sólo un pequeño espacio en sus escritorios… en el que trabajar realmente.»
He visto los escritorios de algunos contadores, especialmente durante la temporada de impuestos, y a menudo, apenas puedo ver el escritorio, o cualquier área que lo rodea, para el caso.
«¿Por qué están los montones en el escritorio?» me preguntó cuando abordé el tema con él durante una reciente llamada telefónica. «Porque la gente lo ha permitido».
Entonces, ¿qué se supone que hagan con todos esos archivos de clientes?
Póngalos en el suelo.
Las personas tienen una visión periférica de 120 grados, por lo que aunque estén mirando su monitor o enfocando un archivo en particular, pueden ver los otros archivos en el escritorio, que muy probablemente ocuparán un valioso espacio en sus mentes cuando deberían estar enfocando toda su atención en ese archivo o tarea en particular.
Burton ha llegado a tomar los archivos de la gente y los ha puesto en el suelo. Eso no era un buen augurio, así que ahora cuando los entrena, los instruye para que lo hagan ellos mismos mientras está en su oficina y luego observa los resultados, que apuntan a un mejor enfoque.
¿Podría haber orden en el desorden? Por supuesto. Especialmente si has desarrollado un sistema de archivo bien engrasado que funciona para ti, sin importar lo caótico que pueda parecer o parecer a los demás. Pero intente guardar ese desorden en algún lugar donde no pueda verlo constantemente.
Fuera del sitio, temporalmente fuera de la mente.
Focus Pocus también proporciona varios consejos fácilmente implementables sobre cómo responder a las solicitudes de empleados y clientes en base a su horario existente, en lugar de «lo antes posible».
¿Pero qué pasa con los clientes que se han acostumbrado a las respuestas inmediatas?
«Tienes la opción como profesional con cualquier cliente en cualquier momento. ¿Quieres ser esclavo de esto o estar al mando? Es la asignación pasiva la que crea el ambiente de esclavitud. Si quieres mandar, tienes que actuar», dijo Burton.
Llama a tus clientes y diles que quieres cambiar la forma de hacer negocios para ser más eficiente esta temporada. Después de todo, ¿no querrán que aproveches al máximo el tiempo que les estás cobrando? (Esto es asumiendo que estás facturando por horas, pero ese es un tema para otro artículo.)
«Lo que los clientes quieren es un profesional receptivo, eficiente y eficaz», dijo Burton. «Si diriges tu negocio de tal manera que vas a morir diez años antes de un aneurisma, ¿deberías hacer un cambio? Sí. ¿Cómo? Hazlo y comunícalo de manera efectiva. Cambiemos las reglas».
Empieza con buen pie con los nuevos clientes, también. Organiza conferencias cortas para preguntarles cuáles son sus expectativas en términos de interacción contigo y comparte tus expectativas también.
Tanto dentro como fuera de la oficina, trata de manejar mejor a los demás.
«Comprende la dinámica de tu entorno de trabajo», dice Burton. «Si envías a alguien un e-mail tres veces y no te responde, intenta llamarle, llama a su asistente. Encuentra otra manera».
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Alexandra DeFelice es gerente superior de comunicación y desarrollo de programas de Moore Stephens North America , y miembro regional de Moore Stephens International , una red de más de 360 empresas de contabilidad y consultoría con casi 650 oficinas en casi 100 países. Puede ser contactada en [correo electrónico protegido] .