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¿Es AP el próximo semillero de innovación tecnológica? ¿Es AP el próximo semillero de innovación tecnológica?

Hemos estado escuchando por lo menos una década que las cuentas por pagar automatizadas eliminarán el papel. Bueno, finalmente está sucediendo y es hora de reevaluar la automatización de las AP y elegir un lugar para empezar.

Una confluencia de factores nos impulsa hacia adelante:

¿Es AP el próximo semillero de innovación tecnológica? ¿Es AP el próximo semillero de innovación tecnológica?
¿Es AP el próximo semillero de innovación tecnológica? ¿Es AP el próximo semillero de innovación tecnológica?
  • Hay una nueva perspectiva post-recesión en AP.
  • Tanto los compradores como los proveedores han asimilado las lecciones de los primeros fracasos y ahora adoptan un enfoque diferente.
  • Las soluciones han mejorado, y el retorno de la inversión se ha vuelto más convincente. Han surgido nuevos imperativos competitivos.
  • Casi todo lo demás ha sido automatizado, así que para las empresas que buscan mejorar sus procesos de negocio, realmente no hay ningún otro lugar donde ir.

Pero no siempre fue así…

Todavía en la era del catálogo de tarjetas

Décadas de automatización han eludido el AP. Si entra en un edificio de oficinas nuevo, lo más probable es que encuentre departamentos de AP atascados en un cuarto trasero sin ventanas y con docenas de archivadores.

La mayoría de las organizaciones de AP siguen atascadas en la era de los catálogos de tarjetas y el Sistema Decimal Dewey porque no es una función de cara al cliente y generadora de ingresos. Las compañías nunca vieron la necesidad de invertir dinero en él, aparte de contratar gente. Si estaban usando alguna solución automatizada, el enfoque era poco sistemático – tal vez estaban escaneando facturas o haciendo algunos pagos ACH.

Pero la recesión les obligó a hacerlo. En 2008, todo el mundo estaba luchando por hacer más con menos. Cuando la gente realmente tuvo que empezar a apretarse el cinturón, tuvieron que echar un vistazo a algunos de esos departamentos de back-office y pensar en cómo podrían funcionar más eficientemente.

En ese momento, los proveedores estaban vendiendo nuevas soluciones que incorporaban todo el proceso â?” desde la recepción de la factura hasta el escaneado, pasando por el flujo de trabajo y la pieza de pago en el extremo posterior. Ese era el tipo de solución que estaba vendiendo en ese momento. Había una serie de problemas con esas soluciones.

Demasiado, demasiado pronto

A pesar de que durante mucho tiempo habíamos utilizado la tecnología y la automatización para la fabricación, la cadena de suministro, las finanzas e incluso los recursos humanos, AP nunca había recibido este tipo de atención. Entonces, de repente tenías estas soluciones que prometían reingeniería de todo el proceso. Era como tratar de vender un Tesla a alguien que todavía conducía un Modelo T. Era abrumador, y los posibles compradores no sabían por dónde empezar. Escuché una y otra vez, â??Si pudieras hacer sólo mis pagos… O escanear … O flujo de trabajo.â”

Pero los vendedores no estaban listos para separar su producto en ese momento. También eran nuevos en el juego. El pensamiento era, â??Hemos reinventado la ruedaâ?. Todo el mundo va a ir por esto.â? Entonces entras en una organización y empiezas a hablar con gente real y nadie estaba listo para eso. No habÃa muchos interesados, y las compañÃas que compraron estas primeras soluciones nunca consiguieron el tipo de adopción que estaban buscando.

Segundo, no creo que ninguna compañía de tecnología pueda hacer bien todo el asunto de la automatización de AP. Hay demasiado que saber sobre el proceso, y demasiado para ser bueno para hacerlo exitoso. Cuando piensas en la parte delantera, la recepción y el escaneo de las facturas tiene que ser perfecta, de lo contrario todo el resto del proceso está destinado al fracaso. Eso es un desafío tecnológico por sí mismo.

El tercer gran problema fue que estas soluciones establecieron un flujo de trabajo completo fuera de un sistema ERP. Tienes que llevar la información del sistema AP al sistema ERP temprano y en múltiples puntos del proceso. Había demasiadas piezas móviles, demasiados lugares donde las cosas podían romperse y salir mal.

Los Años Tirados

De 2008 a 2010 fueron, en mi opinión, años desechables para la automatización de AP. Hablamos mucho sobre ello y había algunas soluciones, pero nunca llegó a despegar.

Las empresas comenzaron a considerar seriamente la idea, y los vendedores que salieron de esa introducción original y que aún existen hoy en día tuvieron que especializarse para sobrevivir. Segregaba más el mercado, pero eso era lo que tenía que pasar para que funcionara.

No podemos continuar como hasta ahora

Hemos llegado a un punto en el que no podemos continuar en nuestro estado actual. La economía es estable y está creciendo de nuevo, y las nuevas empresas con una pizarra en blanco están consiguiendo la automatización en todas partes que pueden. Eso hace que sea más difícil para los que no se automatizan seguir siendo competitivos.

La fuerza de trabajo también está cambiando. Según la investigación de Robert Half, las jubilaciones de los baby boomers se están acelerando, y se están jubilando más profesionales de las finanzas que los que están entrando en el campo. A medida que las generaciones más jóvenes que han crecido con la tecnología toman el control, esperan hacer todo electrónicamente.

Cada vez será más difícil atraer y retener el talento para escribir cheques -lo que los milenarios rara vez hacen en su vida personal- y procesar facturas en papel. Mientras que el impulso de la era de la recesión para la automatización tenía como objetivo reducir el número de empleados, esta vez el objetivo es hacer que la AP sea más estratégica liberando tiempo para tareas de orden superior que sean más significativas para la organización y más gratificantes para ellos mismos.

Estamos en un lugar mucho mejor para tener esta conversación ahora. Hay grandes productos en el mercado y finalmente estamos en el punto donde la gente está lista para escuchar. Siempre habrá proyectos más importantes en marcha, y cualquier cosa que esté orientada al cliente seguirá siendo mejor que cualquier cosa de la oficina. Pero, de nuevo, con las soluciones de nube de hoy en día no hay mucho trabajo que se necesita para entrar en esto.

¿Qué está pasando ahora?

La gente necesitaba romper y hacer sólo pagos o automatización de facturas y flujo de trabajo. Lo que estamos viendo ahora son las mejores soluciones SaaS que hacen precisamente eso, y se integran fácilmente con ERP y otros sistemas.

El modelo de suscripción, el corto tiempo de despliegue y el mínimo requerimiento de entrenamiento mejoran significativamente el retorno de la inversión, y las compañías estaban dispuestas a arriesgarse con soluciones menos costosas y de menor riesgo. Ahora estamos más allá de la etapa de adopción temprana. Estas soluciones llevan ya unos cuantos años en el mercado y han hecho crecer sus redes, han creado una base de clientes y han establecido un historial de éxitos.

A medida que más compañías adoptan estas soluciones, estoy empezando a escuchar más conversaciones entre pares que tienen lugar en reuniones y conferencias, y eso aumenta el interés y la comodidad con las compañías que aún no están a bordo. Por ejemplo, Disney es un gran adoptador de la AP automatizada y habla todo el tiempo sobre cómo ha automatizado su proceso. Cuando consigues que las empresas o los líderes que la gente respeta hablen de ello, la credibilidad y la confianza suben.

Finalmente hemos alcanzado la masa crítica, y AP está a punto de convertirse en un semillero de innovación tecnológica. No te quedes atrás. Invierte algo de tiempo en la investigación de los productos. Habla con grupos de pares. Llega a la gente de tu industria. Mire sus procesos hoy. Elija un lugar y comience.