Profesionales de diversos orígenes acuden regularmente a las organizaciones sin fines de lucro por un sinnúmero de razones, entre ellas porque muchos de ellos consideran que las organizaciones sin fines de lucro son una excelente manera de impartir un cambio significativo y positivo en el mundo. Sin embargo, a pesar de las buenas intenciones y la naturaleza moral de tantas organizaciones sin fines de lucro y de quienes trabajan para ellas, deben seguir estrictas normas financieras que pueden imponer costos elevados si se violan.
He aquí algunos errores financieros comunes de las organizaciones sin fines de lucro que deben evitarse, y cómo los contadores pueden ayudar a dirigir a las organizaciones sin fines de lucro con las que están involucrados hacia aguas legal y moralmente seguras mientras marcan la diferencia.
Las buenas intenciones no lo son todo
Muchos de los que se dedican a las organizaciones sin fines de lucro pero no están familiarizados con las complejidades del mundo financiero no se dan cuenta de que las buenas intenciones no lo son todo, y que incluso las organizaciones sin fines de lucro bienintencionadas se encuentran habitualmente violando las normas financieras nacionales o internacionales gracias a la ignorancia o a errores puramente técnicos. Por eso es imperativo que los contables dejen claro que las organizaciones sin fines de lucro no son inmunes al escrutinio reglamentario; de hecho, muchas organizaciones sin fines de lucro están especialmente dirigidas precisamente para garantizar que no se utilicen como organizaciones ficticias.
Entonces, ¿cómo pueden los contadores hacer la diferencia cuando se trata de ayudar a su organización sin fines de lucro a evitar un terrible error financiero? El primer paso es la educación; los contadores necesitan sentarse con los altos funcionarios de liderazgo y discutir algunas de las entradas y salidas del mundo financiero que los líderes de las organizaciones sin fines de lucro necesitarán conocer. Los errores financieros comunes cometidos por las organizaciones sin fines de lucro novatas es un área excelente para comenzar, ya que revisar los errores de otros es una de las formas más fáciles y efectivas de garantizar que no los cometa usted mismo.
Una vez que hayas revisado los fundamentos absolutos, puedes empezar a sumergirte en cada uno de ellos a mayor profundidad. Por ejemplo, una vez que haya discutido la importancia de la entrada de datos precisos y las operaciones de mantenimiento de registros, puede discutir la importancia de la seguridad de los datos y la privacidad financiera con los empleados de las organizaciones sin fines de lucro que pueden no estar bien versados en ninguno de esos temas. Los informes financieros precisos son probablemente el aspecto más crucial del futuro saludable de una organización sin ánimo de lucro, así que tómese un tiempo para profundizar en el mundo de la auditoría y el mantenimiento de registros digitales precisos con sus profesionales sin ánimo de lucro.
Una cultura de transparencia le ayudará a evitar muchos de estos errores financieros; esencialmente, si lleva un registro preciso de todas las donaciones entrantes con comprobaciones gratuitas de antecedentes y está muy abierto al público sobre dónde se origina su dinero y cómo se utiliza, podrá dormir mucho más tranquilo. Los contadores, por lo tanto, tienen la responsabilidad profesional y moral de asegurarse de que las organizaciones sin fines de lucro en las que participan tengan un registro estelar y sean una organización transparente.
Prevención de errores de contabilidad
A pesar de los elevados costos que muchas empresas con y sin fines de lucro pagan por la violación de las normas financieras, los errores de contabilidad abundan en el mercado. ¿Cómo puede entonces un contador dedicado a asegurar la legitimidad de sus informes financieros sin fines de lucro? El primer paso es confiar únicamente en profesionales capacitados, y evitar que el importante trabajo financiero sea un esfuerzo voluntario.
Muchas organizaciones sin fines de lucro se preocupan justificadamente por ahorrar hasta el último centavo posible para que su causa pueda recibir más fondos, lo que lleva a muchas de ellas a subcontratar casi por completo las tareas financieras mundanas a los pasantes o voluntarios no remunerados. Esta estrategia entraña un enorme riesgo; si un profesional de las finanzas dedicado y bien capacitado no es el que se ocupa de la introducción de datos, el mantenimiento de registros o el proceso de auditoría de las organizaciones sin fines de lucro, está esencialmente condenado al fracaso desde el principio. Lea más sobre por qué los voluntarios no capacitados son tan mortales para la causa de las organizaciones sin fines de lucro cuando se trata de finanzas y verá lo imperativo que es contratar a un profesional, sin importar el costo.
Sin un buen profesional de la contabilidad en su equipo sin fines de lucro, está jugando rápido y suelto con sus informes financieros. Sólo un contador inteligente puede categorizar correctamente los ingresos, por ejemplo, un paso clave para garantizar que su organización sin fines de lucro no cataloga mal sus ingresos, una de las causas más frecuentes de las sanciones financieras para las organizaciones sin fines de lucro. Del mismo modo, un gurú financiero dedicado puede ayudar a la organización sin ánimo de lucro a reducir los gastos innecesarios; el hecho de que no dirija la empresa para obtener beneficios no significa que pueda tirar el dinero innecesariamente a la hoguera.
Finalmente, los buenos contadores entenderán que, independientemente de la importancia de tener un buen profesional financiero en su equipo, una organización sin fines de lucro es un esfuerzo de equipo que exige un poco de todos. Si no se capacita regularmente a todos los miembros del equipo que se ocupan del mantenimiento de los registros financieros o de asuntos relacionados con los ingresos de la organización sin fines de lucro, se está pidiendo que se violen las normas financieras, lo que acarreará una multa. Tómese un tiempo para garantizar que cada miembro del equipo sea entrenado adecuadamente por un profesional financiero con antelación si quiere evitar un pequeño pero costoso error. Las organizaciones sin fines de lucro no pueden evitar todos los errores financieros, pero con la ayuda de un contador dedicado, todas las organizaciones sin fines de lucro pueden evitar violar innecesariamente las normas que podrían poner en peligro sus operaciones.