Por David H. Ringstrom
Una de mis características favoritas en Excel es la función Deshacer, que como es de esperar, te permite deshacer la última acción que realizaste en Excel. De hecho, generalmente puedes deshacer varios pasos en Excel. Sin embargo, hay algunas advertencias sobre esta funcionalidad, así como un par de trucos que tal vez no conozcas.
El atajo de teclado que uso más a menudo en Excel es Ctrl-Z, que es el atajo para Deshacer. Puedo pulsarlo repetidamente para deshacer varias acciones. En la versión de Excel 2003 o anterior, puedo deshacer hasta los últimos 16 pasos que he realizado. Esta lista de 16 pasos se conoce como la Pila de Deshacer. Sin embargo, cuando uso Excel 2007 o 2010, tengo a mi disposición una Pila de Deshacer mucho más grande: Puedo deshacer docenas de acciones recientes.
Excel 2003 y las versiones anteriores también tienen otra restricción clave relacionada con la función de Deshacer. Cuando guardas tu libro de trabajo en estas versiones de Excel, la Pila de Deshacer se borra, lo que significa que pierdes la capacidad de deshacer cualquier acción que hayas realizado antes de guardar. Excel 2007 y 2010 no tienen esta limitación, lo que significa que puede guardar su libro de trabajo y luego seguir deshaciendo las acciones anteriores.
Muchos usuarios confían en el botón Deshacer de la barra de herramientas de Excel 2003, o en la barra de herramientas de acceso rápido de Excel 2007/2010. Sin embargo, muchos usuarios no se dan cuenta de que el botón Deshacer tiene un menú desplegable, como se muestra en la Figura 1. Al hacer clic en el menú, puede deshacer varias acciones a la vez seleccionando un grupo de elementos de la lista. Sin embargo, estás limitado a elegir una lista consecutiva de elementos de la parte superior a la inferior, y no puedes saltarte los elementos que se encuentran entre ellas. Sin embargo, esto también te permite ver exactamente qué acciones se desharán.
Figura 1: Puede seleccionar varios pasos para Deshacer.
Tenga en cuenta que en todas las versiones de Excel hay ciertas acciones que borrarán la pila de Deshacer. Como se mencionó anteriormente, al guardar un libro de trabajo en Excel 2003 y anteriores se borrará la pila de Deshacer. En cualquier versión de Excel, la Pila de Deshacer se borrará si se borra una hoja de trabajo de un libro de trabajo, o si se ejecuta una macro. Asegúrese siempre de guardar su trabajo antes de realizar cualquiera de estas acciones si desea conservar una posición de retroceso en caso de que encuentre ramificaciones inesperadas.
Una función hermana de Deshacer es Rehacer, que tiene un atajo de teclado de Ctrl-Y. El botón de la barra de herramientas de Rehacer tiene un menú desplegable igual que el de Deshacer. De hecho, puedes deshacer, y luego rehacer, una o más acciones. Cuando sea necesario, esto te permite hacer retroceder la hoja de cálculo a como se veía unos pasos antes, y luego hacerla avanzar hasta tu última actualización.
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Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .