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Enigma de la clasificación de los trabajadores: ¿Empleado o contratista independiente?

Por Alexandra DeFelice

Si sus clientes tienen trabajadores que consideran como contratistas independientes, puede que quiera profundizar para asegurarse de que los clasifican correctamente y que no son realmente empleados a los ojos del gobierno.

Enigma de la clasificación de los trabajadores: ¿Empleado o contratista independiente?
Enigma de la clasificación de los trabajadores: ¿Empleado o contratista independiente?

Este tema fue tratado en la Conferencia de la Sociedad de Contadores Públicos del Estado de Nueva York (NYSSCPA) de Directores Financieros, Controladores, Tesoreros y Profesionales Financieros en la ciudad de Nueva York el 17 de julio.

La clasificación incorrecta de los trabajadores como contratistas independientes frente a los empleados causa innumerables problemas a los empleadores, los estados y los trabajadores, según el presentador de la sociedad Avery E. Neumark, CPA, JD, socio y director de Beneficios para Empleados y Compensación Ejecutiva de Rosen Seymour Shapss Martin & Company LLP.

Estudios estatales muestran que hasta el 60 por ciento de las empresas clasifican erróneamente a los trabajadores como contratistas independientes, lo que resulta en 9,5 millones de dólares en salarios atrasados que son recaudados por el IRS desde 2011. ¿Por qué? Porque los empleadores han evitado pagar no sólo los impuestos sobre la renta deducidos de los salarios de los trabajadores, sino también el FICA (Seguro Social y Medicare) deducido de los salarios de los trabajadores y el FUTA (desempleo federal) pagado por el empleador.

Neumark destacó algunas estimaciones para subrayar por qué el gobierno va tras los impuestos sobre el empleo:

  • Los impuestos de la FICA, estimados en 14.000 millones de dólares, están subestimados.
  • Los impuestos sobre el desempleo, estimados en 1.000 millones de dólares, están subestimados.
  • Los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia, estimados en 39.000 millones de dólares, están subestimados.
  • 5.000 millones de dólares están mal pagados en las tres categorías anteriores.
  • Las cantidades no presentadas en las tres categorías anteriores son inestimables.

Cuando el IRS amplió su Programa Nacional de Investigación en 2009 para incluir el cumplimiento de los impuestos relacionados con los impuestos sobre el empleo, comenzó con sesenta y una auditorías de clasificación errónea. Los mejores y más experimentados auditores fueron traídos y se les proporcionó una formación especial para determinar si esas sesenta y una empresas – sin fines de lucro, empresas de servicios profesionales, empresas de construcción, y otros – estaban en cumplimiento. Entre 2010 y 2013, se realizaron más de 6.000 auditorías debido a todos los problemas de reclasificación descubiertos en 2009, según Neumark.

Ahora bien, si una empresa recibe una carta de notificación de auditoría del IRS, la auditoría no va a ser simplemente una revisión de los formularios 941 (informe de los impuestos sobre la renta y el empleo retenidos) y los formularios 940 (impuestos FUTA) para el año fiscal, según Neumark. “El IRS tiene la intención de profundizar en la compensación que generó la retención y luego auditar esos diversos componentes compensatorios para informar sobre el cumplimiento también”, dijo. “Estarán revisando los beneficios complementarios, como el uso personal de las aeronaves, y los planes no calificados para ver si están siendo reportados correctamente”.

Y no necesitarán pedir los archivos a la empresa cuando llamen a la puerta, porque los auditores ya los habrán investigado de antemano. Además, el IRS y el Departamento de Trabajo tienen acuerdos con unos treinta estados, que les permiten compartir información y, por lo tanto, recaudar más dinero. La bandera roja que a menudo ondea en el aire para que el gobierno la vea es cuando un llamado contratista independiente presenta una solicitud de compensación laboral o de desempleo y no hay registro de que esa persona sea un empleado.

Entonces, ¿cómo sabes a quién considera el gobierno y el empleado frente a un contratista independiente? Concéntrese en una palabra: Control.

Antes de 2007, el IRS usaba una prueba de veinte factores para determinar la diferencia. Según el IRS, ahora utiliza los siguientes tres factores:

  1. Control del comportamiento: Los hechos que ilustran si existe un derecho a dirigir o controlar la forma en que el trabajador realiza la tarea específica a la que se dedica (por ejemplo, instrucciones, capacitación, etc.).
  2. Control financiero: Los hechos que ilustran si existe un derecho a dirigir o controlar la forma en que se llevan a cabo los aspectos comerciales de las actividades del trabajador (por ejemplo, inversión significativa, gastos no reembolsados, método de pago, oportunidad de obtener ganancias o pérdidas, etc.).
  3. Relación de las partes: Los hechos que ilustran la forma en que las partes perciben su relación (por ejemplo, la intención de las partes/contratos escritos, las prestaciones de los empleados, el despido/la terminación de la relación, la actividad comercial habitual, etc.).

Pregúntate”, ¿está este tipo bajo demasiado control? Si es así, es probable que sea un empleado”, dijo Neumark.

Que los trabajadores sean contratistas independientes o empleados depende de los hechos de cada caso, según el IRS.

“La regla general es que un individuo es un contratista independiente si el pagador tiene el derecho de controlar o dirigir sólo el resultado del trabajo y no lo que se hará y cómo se hará”, según el sitio web del IRS.”Sin embargo, no hay un número $0027mágico$0027 o fijo de factores que $0027haga$0027 del trabajador un empleado o un contratista independiente, y ningún factor se sostiene por sí solo para tomar esta determinación”.

Entonces, ¿qué pueden hacer los contadores para protegerse a sí mismos y a sus clientes?

1. Actualizar los procesos y procedimientos para garantizar el cumplimiento.

2. Verificar la tributación del sistema de nómina y las tasas de impuestos. 3. Asegurarse de que los documentos apropiados están en su lugar para mostrar que los trabajadores son realmente contratistas independientes.

3. Considere la posibilidad de hacer revelaciones voluntarias. El Programa de Liquidación de Clasificación Voluntaria (VCSP) es un programa opcional que se lanzó en 2012. Ofrece a los contribuyentes la oportunidad de reclasificar a sus trabajadores como empleados para futuros períodos fiscales y requiere que paguen sólo el 10 por ciento de la obligación tributaria del empleo que se hubiera adeudado para el año fiscal más reciente. Se deben considerar varios factores para ser elegible para este programa, y el empleador debe llenar el Formulario 8952, Solicitud para el Programa de Liquidación de Clasificación Voluntaria .

Sólo unas 1.000 empresas se han aprovechado de este programa, lo que Neumark sospecha que se debe a un grado de confianza injustificado de las empresas en que no serán atrapadas, o al temor de que las exponga a otras penalidades.

4. Revise el artículo 530 de la Ley de Ingresos de 1978. Esta sección protege a las compañías de que el IRS reclasifique a sus trabajadores y cobre los impuestos atrasados y las multas excesivas si los empleadores (1) pueden probar que tenían una base razonable para clasificar a los trabajadores como contratistas independientes; (2) fueron auditados previamente cuando trataron a trabajadores similares como contratistas independientes y los trabajadores no fueron reclasificados; (3) pueden probar que un segmento significativo de la industria trata a dichos trabajadores como contratistas independientes; o (4) confiaron en alguna otra base razonable, como el asesoramiento de un contador o abogado, para clasificar a los trabajadores como contratistas independientes. Los empleadores también deben haber tratado a los trabajadores como contratistas independientes y presentado el formulario 1099-MISC por cada trabajador que haya ganado $600 o más durante el año en cuestión.

Entre los trabajadores que deben evaluarse se encuentran, entre otros, los trabajadores de la construcción y de la limpieza, el personal de restaurantes, las enfermeras temporales, los instaladores de televisión por cable, los teletrabajadores a domicilio e incluso los pasantes (si están haciendo el trabajo de un empleado).

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Sobre el autor:

Alexandra DeFelice es gerente superior de comunicación y desarrollo de programas de Moore Stephens North America, y miembro regional de Moore Stephens International Limited, una red de más de 360 empresas de contabilidad y consultoría con casi 650 oficinas en 100 países. Se puede contactar con Alexandra en [correo electrónico protegido].