Una nueva encuesta muestra que los profesionales de la contabilidad utilizan métodos de pago de facturas más avanzados en el hogar que en el trabajo, lo que a menudo da lugar a problemas de flujo de caja y a la falta de protocolos de seguridad.
La encuesta, Exploring the Invoice-to-Pay Process , fue realizada por el servicio de automatización de pagos MineralTree Inc. y contó con la participación de 161 profesionales de contabilidad y cuentas por pagar. La investigación demostró que, en el trabajo, el 81% de los encuestados utilizan los cheques con frecuencia o de manera exclusiva. Por otra parte, el 48% dijo que rara vez usan cheques de papel en su vida personal, mientras que el 7% dijo que nunca lo hacen.
Sin embargo, una gran parte de los encuestados que pagan las facturas electrónicamente (por medio de ACH o EFT) dijeron que almacenan los números de cuenta bancaria de sus facturadores en lugares que probablemente carecen de la seguridad adecuada. De hecho, el 17% dijo que almacenan esta información sensible en un documento de procesamiento de textos o una hoja de cálculo, y el 11% no estaba seguro de dónde estaba almacenada.
La investigación también determinó que los métodos de pago actuales están haciendo que el 24% de las organizaciones experimenten problemas de flujo de efectivo debido a que las ventanas de liquidación no son claras.
â??Es impactante saber que tantas organizaciones han experimentado problemas de flujo de efectivo y se han abierto a riesgos de seguridad por no tener los sistemas adecuados en su lugarâ?, dijo el director financiero de MineralTree Bill Price. â?» Los profesionales de la contabilidad parecen preferir los métodos de pago automatizados para uso personal, pero no tienen acceso a opciones similares en el lugar de trabajo, ya sea por falta de conocimiento o accesibilidad. Esta es una gran preocupación ya que las empresas hacen muchos más pagos a muchos más beneficiarios, lo que aumenta el riesgo de forma exponencial.â»
El costo de procesamiento y pago
La mayoría de los profesionales de la contabilidad no saben cuánto cuesta procesar y pagar una factura, que, según datos de la Reserva Federal, suele tener un promedio de entre 10 y 15 dólares. Además, la encuesta encontró:
- El 75% de los encuestados declaró que no conocía el costo de la tramitación y el pago de las facturas.
- Sólo el 20 por ciento de los encuestados dio una respuesta dentro del rango de 10 a 15 dólares cuando se les pidió que indicaran el costo de procesamiento y pago de una factura, o que proporcionaran su mejor estimación.
- Las tarjetas de crédito son la segunda forma de pago más popular. El 49% de los encuestados usan las tarjetas de crédito con frecuencia y el 31% las usan ocasionalmente.
- ACH y EFT son las formas de pago más populares, respectivamente. El 42 por ciento de los encuestados dijeron que usan ACH con frecuencia, y el 33 por ciento dijo que usan EFT con frecuencia.
- El 85 por ciento dijo que nunca usan tarjetas virtuales, y el 6 por ciento dijo que no están seguros de si han usado tarjetas virtuales, revelando una gran oportunidad para educar a los profesionales de la contabilidad sobre cuándo y por qué podrían ser útiles.
En general, los encuestados indicaron que creen que su uso de la tecnología de cuentas por pagar y de automatización de pagos sin papel es más avanzado que el de sus competidores. También creen que sus competidores tardarán más tiempo en aplicar este tipo de tecnología. De hecho:
- El 20 por ciento de los encuestados dijo que su organización ya había hecho la transición a la AP sin papel y a la automatización de los pagos, mientras que sólo el 15 por ciento pensaba que sus competidores lo habían hecho.
- Entre los encuestados que aún no habían desplegado la tecnología de automatización, el 16% dijo que su organización tardaría tres años o más en hacerlo, y el 45% dijo que sus competidores tardarían ese tiempo.
En el informe completo se pueden encontrar más detalles y análisis sobre todo el estudio.