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Encuesta de AICPA/CPA Canadá: La gestión de datos encabeza la lista de iniciativas tecnológicas de 2013

Por Jason Bramwell

Al contador público Bruce Phillips no le sorprende en absoluto que la gestión y la conservación de datos sea la principal prioridad tecnológica de las empresas de contabilidad de América del Norte en 2013, según una encuesta reciente del Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA) y de Contadores Profesionales Colegiados del Canadá (CPA Canadá).

Encuesta de AICPA/CPA Canadá: La gestión de datos encabeza la lista de iniciativas tecnológicas de 2013
Encuesta de AICPA/CPA Canadá: La gestión de datos encabeza la lista de iniciativas tecnológicas de 2013

“Las empresas han estado luchando con esto durante años”, Phillips, miembro directivo de la práctica de CPA con sede en Atlanta, Harshman Phillips & Co. , dijo a AccountingWEB. “Decidimos hace tres o cuatro años que necesitábamos una forma diferente y mejor de manejar nuestros datos. Así que decidimos deshacernos de todos nuestros servidores internos y movimos todos los datos de nuestros clientes y otras aplicaciones a la Nube”.

Phillips, que fue uno de los primeros en adoptar la tecnología de la nube para la contabilidad y otros sistemas empresariales, utiliza un sistema de gestión de datos basado en la nube de Xero, un proveedor de software de contabilidad en línea en San Francisco.

“Desde el punto de vista de los costos, el uso de la tecnología de la nube ahorra dinero”, dice Phillips. “Desde el punto de vista del acceso, con los permisos y controles de seguridad adecuados, tenemos la capacidad de compartir archivos con cualquiera, en cualquier lugar y en cualquier momento. Usando discos o papel, todo eso desaparece. Ninguno de los datos de nuestros clientes reside en nuestra oficina. Nuestros clientes también tienen acceso a todos los datos, 24/7, desde cualquier dispositivo.”

Según el 2013 North American Top Technology Initiatives Survey , realizado por la AICPA y la CPA Canadá, la gestión y la conservación de datos encabezaban la lista de las diez iniciativas tecnológicas para las empresas de contabilidad de los Estados Unidos y el Canadá. Las diez principales prioridades de cada país son las siguientes:

Estados Unidos

  1. Gestión y retención de datos
  2. Asegurando el entorno informático
  3. Gestión de los riesgos y el cumplimiento de las normas de TI
  4. Asegurando la privacidad
  5. Aplicación del sistema de gestión
  6. Prevención y respuesta al fraude informático
  7. Habilitación de apoyo a la decisión y análisis
  8. Gobernar y gestionar la inversión y el gasto en tecnología de la información
  9. Aprovechamiento de las tecnologías emergentes
  10. Administración de vendedores y proveedores de servicios

Canadá

  1. Gestión y retención de datos
  2. Asegurando el entorno informático
  3. Habilitación de apoyo a la decisión y análisis
  4. Gestión de los riesgos y el cumplimiento de las normas de TI
  5. Gobernar y gestionar la inversión y el gasto en tecnología de la información
  6. Asegurando la privacidad
  7. Aplicación del sistema de gestión
  8. Aprovechamiento de las tecnologías emergentes
  9. Prevención y respuesta al fraude informático
  10. Administración de vendedores y proveedores de servicios

“La razón por la que la gestión de datos es tan importante ahora es que las empresas tienen cada vez más datos de los que nunca antes habían tenido”, Mike Ritchie, director de gestión de productos de contabilidad, auditoría y soluciones de flujo de trabajo en Riverwoods, Illinois proveedor de software basado en CCH , dijo a AccountingWEB. “Cuando miras atrás un montón de años en que las declaraciones de impuestos se hacían manualmente, las empresas no capturaban esos datos. Pero ahora cada pulsación de tecla en torno a los impuestos, cada escaneo, los procesos de auditoría, los datos financieros en los balances de prueba, todos esos datos están siendo capturados ahora porque las empresas están utilizando sistemas automatizados”.

“A medida que ha aumentado la importancia de la gestión de datos, las empresas colaboran estrechamente con los clientes para garantizar la aplicación de controles eficaces en lo que respecta a la idoneidad de las políticas, prácticas y procedimientos de gestión de datos utilizados por las organizaciones clientes”, afirma Jeannette Koger, contadora pública, directora de la división de gestión de la información y garantía de la tecnología de la AICPA, en el informe sobre las conclusiones de la encuesta. “Esos controles son necesarios para garantizar que las estrategias de gestión de datos se ajusten efectivamente al entorno de tecnología de la información en rápida evolución en el que operan muchas organizaciones”.

Gestionando la riqueza de los datos

Se estima que los datos aumentan en un 50 por ciento cada año, procedentes de fuentes como el tráfico de la web y los medios sociales, correos electrónicos, correos de voz, software y sensores utilizados en los procesos industriales, según el informe.

Una empresa cuyas políticas y procedimientos de gestión de datos sean insuficientes o ineficaces se expone a las consecuencias de una gestión deficiente de los datos. Las decisiones empresariales o el asesoramiento de los clientes pueden basarse en datos incompletos o inexactos. Los datos pueden almacenarse en formatos anticuados o incompatibles para su recuperación o en copias de seguridad inadecuadas, lo que da lugar a una pérdida irrevocable de datos.

“Lo que encontramos en muchas empresas es que tienen datos en todas partes”, dice Ritchie. “Tienen datos de impuestos en un sistema de impuestos. Tienen datos financieros de los clientes en un sistema de balance de prueba. Tienen los datos de su personal, los datos operativos de la empresa, y las facturas en otro sistema. Lo que las empresas están viendo es que, ahora que hay esta proliferación de datos y lo tienen todo en herramientas separadas, no pueden poner sus manos en ello”.

“Los avances en el procesamiento informático y la tecnología de la información han hecho posible que empresas de contabilidad pública, compañías, negocios, agencias gubernamentales y otras organizaciones tomen una aparente mezcla de datos, los cuantifiquen, los analicen y los utilicen para una variedad de propósitos”, afirma el informe. “Las empresas también pueden tomar decisiones mejor informadas y con mayor rapidez sobre una serie de cuestiones, como el aumento de la eficiencia, el control de los costos y la mejora de la comercialización y las ventas de productos y servicios”.

“Lo que la tecnología está haciendo es reducir el costo de hacer negocios. También está reduciendo el costo de la colaboración entre el contador y la pequeña empresa”, Gurmeet Singh, director de gestión de productos de Mountain View, California basado en el proveedor de software de contabilidad y finanzas Intuit Inc. , dijo a AccountingWEB. “No creo que los contables quieran ser científicos de cohetes. Así que la tecnología y las herramientas son importantes para ayudarles a no quedar atascados por los datos.”

Jamie Sutherland, presidente de operaciones de EE.UU. para Xero , dice que entender su base de clientes y sus necesidades y deseos es importante para configurarlos con la tecnología adecuada para la gestión de datos.

“Con un sistema basado en la nube, un cliente puede estar mirando la información en un iPad mientras está en la playa en el momento exacto en que el profesional de la contabilidad está de vuelta en su oficina mirando y hablando de la misma información”, dijo Sutherland a AccountingWEB. “Eso es un cambio completo en la forma en que las cosas solían ser, cuando las empresas enviaban archivos de ida y vuelta, los datos no estaban sincronizados y las empresas no tenían información en tiempo real. Lo hemos explotado totalmente, y las empresas de contabilidad que utilizan la tecnología de la nube están viendo más controles y visibilidad, además de ser más eficientes”.

Permanecer en la cima de los grandes datos

La AICPA define el término “grandes datos” como “conjuntos de datos que crecen tanto que es casi imposible trabajar con ellos utilizando las herramientas tradicionales de gestión de bases de datos, pero que, sin embargo, ofrecen una herramienta poderosa cuando se combinan con un uso estratégico”.

Si bien las empresas y compañías están encontrando muchas nuevas oportunidades en los grandes datos, también se enfrentan a enormes desafíos en la gestión de los riesgos asociados. Según el informe, las empresas necesitan:

  • Desarrollar planes y políticas para el acceso, uso y manejo de grandes datos,
  • Desarrollar los sistemas de información necesarios y reclutar personas con la experiencia y las habilidades necesarias para manejar grandes datos, y
  • Determinar cómo hacer inversiones rentables en la gestión de grandes datos.

“De lo contrario, las empresas podrían verse abrumadas por grandes datos. Por ejemplo, los datos podrían acumularse en silos electrónicos dentro de las empresas, atascar los sistemas de información y ser de difícil acceso”, afirma el informe.

Ritchie explica que hay tres pasos que las empresas de contabilidad pueden tomar para evitar que los datos los empantanen: “Primero, hacer un inventario de sus datos. ¿Podemos reunirlos en un solo lugar? ¿Podemos obtener información real de ella de manera oportuna?” dice. “En segundo lugar, poner las herramientas adecuadas en su lugar. Si una empresa tiene datos en múltiples sistemas, hay herramientas que pueden sacar los datos de estos sistemas y consolidarlos para que la empresa pueda manipularlos. Tercero, tener los procesos en su lugar para manejar los datos. No quieres arreglarlo todo y luego tienes que empezar de nuevo y correr el riesgo de poner los datos en los lugares equivocados. Quieres mantenerlo actualizado; no quieres que los datos se vuelvan obsoletos”.

El CCH ha lanzado recientemente CCH Axcess, una base de datos modular todo en uno que puede consolidar datos de múltiples áreas en un solo lugar.

“Las empresas tienen que ser capaces de recuperar los datos, tienen que ser capaces de actuar sobre ellos, y tienen que ser capaces de manejarlos. Hay una gran pérdida de eficiencia si no pueden manejar los datos que están recibiendo”, concluye Ritchie. “Si puedes poner tus manos alrededor de todos los datos que tienes, no sólo puedes dirigir tu empresa más eficientemente, sino que puedes proporcionar mejores servicios a los clientes”.

Sobre la encuesta:

En la Encuesta sobre las principales iniciativas tecnológicas de América del Norte de 2013 se pidió a los profesionales de la contabilidad de los Estados Unidos y el Canadá que dieran prioridad a sus iniciativas tecnológicas de 2013.

De los participantes en la encuesta de los Estados Unidos, el 36% se dedica a la contabilidad pública; el 36% a los negocios y la industria; y el 28% a la consultoría, el gobierno o las organizaciones sin fines de lucro u otras organizaciones. El 38 por ciento de los encuestados de EE.UU. son socios o ejecutivos, el 22 por ciento son directores o vicepresidentes, el 20 por ciento son gerentes, el 8 por ciento son miembros del personal y el 12 por ciento están en otros puestos.

Entre los canadienses que respondieron a la encuesta, el 25% trabaja en la contabilidad pública, el 40% en el comercio y la industria, el 15% en el gobierno y el ejército, el 10% en la consultoría y el derecho, y el 10% en el sector sin fines de lucro u otras organizaciones. La mayoría de los encuestados ocupan puestos de dirección.

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