Por David Ringstrom, CPA
Los datos de las hojas de cálculo de Excel suelen estar organizados en columnas, con títulos explicativos en la parte superior de cada sección. Al realizar esta tarea tan básica de introducción de datos, muchos usuarios de Excel a menudo causan, sin darse cuenta, que Excel sea más difícil de usar. Siempre que los títulos de las columnas de una hoja de cálculo abarcan dos o más filas, puede producirse una cascada de problemas. Afortunadamente, una técnica sencilla puede ayudar a evitar la frustración y ahorrar tiempo cuando se trabaja en Microsoft Excel.
Las hojas de cálculo de Excel deben construirse generalmente en el estilo de una tabla de base de datos, en la que la primera fila contiene los encabezamientos de cada columna y luego los datos asociados están en un bloque de celdas contiguas. Sin embargo, los usuarios suelen optar por la forma en lugar de la función, como se muestra en la figura 1, en la que los encabezamientos abarcan las filas 1 a 3. Si tuviera que ordenar estos datos, podría encontrar que la segunda y tercera filas de encabezados se ordenarán en el cuerpo de sus datos:
- Excel 2007 y posteriores: Haz clic en la celda A1 y luego elige el comando Ordenar en la pestaña Datos. Haz clic en la casilla de verificación «Mis datos tienen encabezados» y luego ordena según la columna Producto, como se muestra en la Figura 2.
- Excel 2003 y anteriores: Haz clic en la celda A1, elige Datos y luego Ordenar. Doble-clic en Fila de encabezado para ordenar los datos basados en la columna Producto.
Figura 1: Extender los encabezamientos a través de múltiples filas puede desencadenar consecuencias no deseadas en Excel.
Figura 2: La opción Mis Datos Tiene Encabezados sólo trata la primera fila como encabezados.
No importa qué versión de Excel estés usando, verás que la segunda y tercera filas de encabezados se tamizan en las filas de datos. Puedes contrarrestar esto seleccionando sólo las filas de datos antes de clasificar, pero esto añade pasos extra al proceso.
Alternativamente, si ordena su hoja de cálculo como se muestra en la Figura 3, puede ordenar fácilmente los datos en cualquier versión de Excel sin problemas. Para ello, escriba los encabezados en una sola celda y luego utilice el comando Ajustar texto:
- Excel 2007 y posteriores: Selecciona las celdas que contienen encabezados y luego haz clic en el comando Ajustar texto en la pestaña Inicio de la cinta.
- Excel 2003 y anteriores: Selecciona las celdas que contienen encabezados y luego pulsa Ctrl-1 para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas. Selecciona Ajustar texto en la pestaña Alineación y luego haz clic en Aceptar.
Figura 3: Para obtener mejores resultados, coloque los títulos en una sola fila y utilice la función de envolver el texto.
La utilización de la función de envolver el texto en Excel también hace que muchas otras funciones funcionen mejor. Por ejemplo, el comando Filtro (conocido como Autofiltro en Excel 2003 y anteriores), espera una sola fila de encabezado, al igual que las características Tabla Pivote y Tabla. La característica Tabla se conoce como la característica Lista en Excel 2003 y anteriores.
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Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .