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Elegir los proveedores de software adecuados

Como contadores, la propensión a participar en la selección de aplicaciones de tecnología contable para los clientes sigue evolucionando desde un servicio especializado (en la era de la contabilidad manual a la de escritorio) a un conjunto de aptitudes generales más ampliamente adoptadas (en la era de la transición de escritorio a nube). La combinación de conocimientos de contabilidad, aptitudes tecnológicas y perspicacia comercial es cada vez más valiosa, en particular teniendo en cuenta el entorno actual de múltiples proveedores de motores de contabilidad básicos y un ecosistema de aplicaciones en constante expansión. Por lo tanto, ¿qué papel puede desempeñar usted en el despliegue satisfactorio de soluciones que no sólo mejoren el rendimiento de los negocios de sus clientes, sino también el de su empresa?

Historia reciente de la participación de los contadores en la selección de software

La primera gran ola de adopción de tecnología en las pequeñas y medianas empresas (década de 1990 a 2010) fue una época en la que los contadores (en su mayor parte) no participaban activamente en la selección y aplicación de los sistemas empresariales de sus clientes. El canal de comercialización para los vendedores de software era típicamente los grandes minoristas o las tiendas de hardware de computadoras que vendían soluciones en caja al cliente final (cliente). Los contadores y tenedores de libros generalmente sólo se involucraban en las tareas de reparación una vez que las soluciones estaban instaladas.

Elegir los proveedores de software adecuados
Elegir los proveedores de software adecuados

La próxima ola (2010 – presente) ha visto el advenimiento de la tecnología de nubes con la Internet cambiando el modelo de ventas, permitiendo una compra directa del vendedor y la creación de canales de venta (contadores y tenedores de libros) que recomiendan su solución específica a su base de clientes de pequeñas empresas. Predominantemente, esas soluciones siguieron siendo sistemas de contabilidad y teneduría de libros para pequeñas empresas, centrados en gran medida en datos accesibles y en tiempo real, al tiempo que satisfacían las necesidades operacionales de contabilidad general y de negocios básicos del cliente. Los contadores generalmente se inclinaban por una solución a recomendar, por lo general la que conocían o con la que tenían cierta experiencia, y se mostraban reacios a ampliar su conjunto de recomendaciones.

En su mayor parte, estas dos épocas han visto a los vendedores de software centrarse en las necesidades del usuario final, prestando menos atención a las necesidades del contador. Sin embargo, más recientemente, los proveedores están aportando una funcionalidad adicional a sus soluciones para PYMES que satisfacen las necesidades del profesional de la contabilidad, y la comunidad de aplicaciones está suministrando soluciones que abordan los puntos débiles específicos experimentados en las empresas, como la gestión del flujo de trabajo, la colaboración con los clientes, el análisis y la elaboración de informes de tablero.

Algunos de los principales proveedores también están evolucionando para ofrecer soluciones conectadas “de extremo a extremo” para que tanto el cliente como el contador puedan operar sus empresas, mientras que otros están ampliando las “ediciones para contadores” de sus programas informáticos para atender a interacciones más racionales con el cliente.

Pros y contras de involucrarse

Los clientes necesitan ayuda para trazar el panorama de los programas informáticos, y los contables están bien situados para ayudar en los procesos de selección y aplicación porque:

  • Confían en ti cuando se trata de todas las cosas de contabilidad (que, a sus ojos, incluye software)
  • Entiendes su negocio mejor que la mayoría
  • Tienes un interés personal en elegir el sistema correcto
  • Cuando se hace bien, se puede crear una plataforma que permita una conexión más profunda con el cliente y servicios de valor añadido mediante el acceso a datos en tiempo real

Por el contrario, algunos de los desafíos que puede enfrentar son:

  • Usted (o su equipo) tendrá que aprender a implementar y utilizar varias soluciones de software
  • Necesitarás discernir en qué soluciones de software de cliente debes mejorar
  • Debes elaborar una metodología para determinar qué software es el mejor para el cliente
  • Si recomienda un software, se le considerará responsable de apoyar al cliente en su uso
  • Si se hace mal, puede cristalizar la relación con el cliente

Cómo seleccionar el software para sus clientes

El asesoramiento informático está evolucionando como un subconjunto de servicios vitales de la profesión contable, idealmente uno en el que profesionales dedicados, acreditados e independientes participan en el examen y la determinación del alcance de las necesidades del cliente antes de que se determine una lista de soluciones que se ajusten a esas necesidades. Sin embargo, este paso a veces se pasa por alto, ya que algunos contadores y tenedores de libros se dedican exclusivamente a adaptar las soluciones que conocen y con las que tienen más experiencia. Incluso si las necesidades del cliente son similares a las que se han visto con otras empresas, es importante no pasar por alto este paso ya que los clientes deben participar en el proceso de selección del software. El hecho de que la solución también puede beneficiar al contable y la futura colaboración con el cliente es una consideración secundaria a los ojos del cliente.

Más allá del núcleo del motor de contabilidad, suele haber algunas funciones críticas que la empresa realiza y que pueden racionalizarse con programas informáticos específicos para la tarea. Un punto de partida práctico es la comprensión de los procesos que tienen el mayor potencial para ser sistematizados. Este enfoque también le permitirá aprovechar las aplicaciones de aprendizaje que manejan áreas clave, tales como:

  • Gestión de recibos y gastos
  • Plataformas de venta, incluyendo el comercio electrónico y el punto de venta (POS)
  • Gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y gestión de documentos y trabajos
  • Gestión avanzada de inventarios, fabricación, almacenamiento y distribución
  • Analítica / KPI / informe de tablero
  • Nómina avanzada, RRHH, lista de turnos, hojas de horas móviles

Por dónde empezar

Cuando se trata de recomendar soluciones de software para sus clientes, un gran lugar para empezar es iniciar una revisión de los sistemas de negocios. Una revisión de las necesidades del cliente, descubriendo “la forma en que hacemos las cosas por aquí” a través de un detallado recorrido por los procesos comerciales actuales de su cliente e identificando los puntos débiles y las lagunas de conexión entre sus sistemas actuales. Al documentar sus hallazgos tendrá un punto de referencia objetivo al preseleccionar, entrevistar, evaluar y seleccionar proveedores de soluciones para resolver los retos identificados en el examen. También podrá descubrir que está equipado para ofrecer la solución requerida.

Si bien el profesional de la contabilidad proactiva siempre ha sido una parte integral del equipo extendido para cualquier propietario de un negocio, ahora es el momento perfecto para ser el conector que inicia, facilita y empareja las soluciones tecnológicas con las necesidades del negocio. Estas soluciones deben crear más valor y también mejorar el rendimiento empresarial, los resultados y la satisfacción de los clientes a los que servimos.

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