Por Liz Gold
Dirigir una empresa de nóminas no es para los débiles de corazón.
Piénsalo, no importa lo que esté pasando en un momento dado, la gente espera que le paguen.
«La nómina es constante», dijo John Shank, accionista fundador de Barfield, Murphy, Shank & Smith (BMSS) en Birmingham, Alabama. «Si el huracán Isaac nos golpeó, adivina qué – la gente todavía quiere su nómina el viernes.»
BMSS se formó en 1991 cuando Don Murphy, Keith Barfield y John Shank decidieron separarse de una gran empresa local para seguir su espíritu empresarial. En ese momento, se reunían en un sótano de una de sus casas, sin ningún cliente. Ahora, más de veinte años después, tienen 100 empleados y tres empresas hermanas: Abacus IT Solutions, Benefits Administration Services y Payroll & Benefit Solutions.
Fundada en 2005, Payroll & Benefit Solutions (PBS) se centra en la misma secta de clientes de servicios de BMSS – pequeñas y medianas empresas que son propietarias y operadas por la familia y que ganan entre 3 y 50 millones de dólares en ingresos. «Nos hemos mantenido bastante leales a ese perfil a lo largo de los años», dijo Shank.
La formación de PBS es un resultado directo de los clientes que solicitan el servicio de nómina.
«Somos bastante prácticos con nuestros clientes – disfrutamos de ese papel de consejero proactivo, consejero de confianza», dijo Shank, añadiendo que había múltiples razones por las que siguieron adelante con la oferta de servicios de nómina. «Cuando empezamos, la gente decía: ‘Ojalá todos ustedes hicieran nuestra nómina’, o ‘recibimos este aviso’, o ‘esto es una tontería'». Tenemos todas las grandes empresas nacionales de nóminas en la ciudad, y ellos iban y vienen en términos de nivel de servicio, y seguimos escuchando eso.»
Shank dijo que aparte de ese tirón, los clientes que venían a ellos por los servicios de administración de beneficios decían «hey, estás haciendo nuestros beneficios de empleados, sería genial si estuvieras haciendo nuestra nómina también».
Al principio, la mayoría de los clientes de PBS venían directamente de BMSS, pero ahora, según Jason Harkins, miembro de la dirección de PBS, cerca del 75 por ciento de los clientes de la empresa son independientes, es decir, no son clientes de la empresa. Hoy en día, la compañía sirve a empresas que tienen más de 350 empleados.
«Si fuéramos al norte de eso, tendríamos que entender los requerimientos del cliente y preguntar si realmente seríamos capaces de proporcionar lo que están buscando», dijo Harkins. «Típicamente, cuando se supera el número 300, se entra en algunos requisitos de información que podemos o no podemos hacer.»
PBS ofrece múltiples servicios, pero sus ofertas más importantes son el proceso de nómina y los impuestos, que van de la mano. También ofrecen servicios como el reporte de nuevas contrataciones, contribuciones 401(k), control de tiempo en línea y depósito directo.
PBS tiene un personal de siete personas – cinco especialistas en nóminas, una persona de desarrollo de negocios a tiempo completo, y Harkins. Tres de los especialistas tienen la designación de Profesional de Nómina Certificado, y los otros están trabajando para su certificación.
La comercialización se centra principalmente en el área de Birmingham, aunque la empresa presta servicios en veintiocho estados debido a que los empleados pueden estar ubicados en todo el país. Es importante para PBS – así como para BMSS – que haya alguna conexión con el cliente de antemano – ya sea personalmente o de una fuente de referencia de confianza. Están muy involucrados en asociaciones de negocios locales y organizaciones sin fines de lucro en su comunidad y trabajan con una variedad de iglesias.
«Si tenemos una perspectiva en otro estado, tiene que haber alguna relación con Birmingham», dijo Harkins. «No vamos a subirnos a un auto y hacer llamadas de ventas en Tennessee, Florida y Georgia».
PBS cobra su pago cada vez que procesa la nómina de un cliente, así que no hay cuentas por cobrar. A los clientes se les cobra una tarifa básica por cada ciclo de pago (ya sea semanal o mensual), una tarifa por cada cheque, y luego cargos adicionales basados en los servicios prestados.
La compañía recorta unos 19.000 cheques al mes – pero Harkins ha visto disminuir el número de cheques de sus clientes cuando la economía sufrió un golpe hace unos años. «Tenemos algunas empresas especializadas que hemos visto crecer, pero en general, una vez que vimos el gran golpe donde todo el mundo está haciendo recortes, no hemos visto un aumento en la contratación», dijo.
Shank llama a estar en el negocio de las nóminas «una ciencia exacta», y que la gente llamará si su cheque está a un cuarto del último ciclo. «Tienes que mirar estratégicamente y decir ‘esta persona se ha ido esta semana y aquí están sus cincuenta nóminas’. Nuestra gente hace un gran trabajo manejando a los clientes, respondiendo a las preguntas, y si algo se ha estropeado – generalmente porque un cliente nos ha dado mala información – podemos hacer una comprobación manual, subir al coche y llevárselo. Creo que eso es lo que nos distingue en el mercado.»
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Sobre el autor:
Liz Gold es la propietaria de Rhino Girl Media, que ofrece servicios de redacción y edición a empresas de todos los tamaños. Periodista publicada durante dieciséis años, Liz escribe sobre negocios y cultura. Puede ser contactada en [email protegido].