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El Servicio de Impuestos Internos está trabajando duro en la nómina

Los empleadores que contratan compañías de nómina deben ser informados de los reglamentos del IRS, y los cambios, en lo que se refiere a las compañías de servicios de nómina. El Inspector General del Tesoro para la Administración de Impuestos (TIGTA) recientemente envió un informe al IRS, citando las mejoras necesarias para salvaguardar y proteger a los empleadores que utilizan proveedores de nóminas.

El Informe de Auditoría del TIGTA No. 2015-40-023 establece que se necesitan procesos para vincular a terceros pagadores y empleadores para reducir los riesgos relacionados con el fraude fiscal en el empleo.

El Servicio de Impuestos Internos está trabajando duro en la nómina
El Servicio de Impuestos Internos está trabajando duro en la nómina

La auditoría ha desencadenado la represión del Servicio de Impuestos Internos sobre los proveedores de servicios de nómina. Esta represión puede afectarle a usted como empleador, y debería conocer sus derechos. Infórmese sobre la responsabilidad de las empresas de nómina, y sus obligaciones de declaración de impuestos, y sus obligaciones de impuestos sobre la nómina.

El TIGTA observó que varios proveedores de nóminas no han cumplido con los requisitos de pago y presentación. En términos más sencillos, esto significa que varias empresas de nóminas han confiscado impuestos en nombre de su cliente y luego no los remitieron al Servicio de Impuestos Internos. En el informe de auditoría también se señaló que se necesitan procesos para vincular a terceros pagadores con los empleadores, a fin de reducir los riesgos relacionados con el fraude fiscal en el empleo.

El TIGTA ha clasificado cuatro tipos de terceros proveedores:

Proveedores de Servicios de Nómina (PSP), que tienen dos tipos:

PSP básicos que preparan declaraciones en papel listas para ser firmadas y archivadas por los empleadores.

PSP que también incautan y pagan impuestos.

Los agentes informantes son empresas de servicios de nómina comunes que son un tipo de PSP, pero también presentan un 8655 al IRS, procesan las declaraciones de impuestos, firman como agentes informantes y confiscan y pagan los impuestos.

Los agentes de la sección 3504, que presentan un 2678 al IRS, informan una declaración agregada, y retienen y remiten los impuestos.

Las Organizaciones de Empleadores Profesionales (PEO) presentan una declaración con el Número de Identificación de Empleadores Federales (FEIN) de la PEO, y confiscan y pagan impuestos con el FEIN de la PEO.

En el informe del TIGTA se constató que no se han establecido procesos para vincular a los empleadores con terceros. Sólo los agentes de la Sección 3504 pueden ser cotejados. Además, como muchos PSP saben, el proceso 8655 no es completamente exacto – y a veces el IRS no recibe el 8655, y por lo tanto la conexión no se establece entre el PSP y el empleador. Muchos PSP se enteran de esto cuando tratan de resolver una notificación y el representante del IRS no hablará con el PSP ya que el 8655 no ha sido registrado por el IRS.

Hay cinco recomendaciones de mejora hechas por el TIGTA:

  1. El IRS puede asociarse con la Oficina del Servicio Fiscal para desarrollar un plan para utilizar el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) para vincular el PSP con un empleador. El IRS está de acuerdo con esta recomendación.
  2. El IRS puede establecer un programa por el cual los empleadores pueden informar al IRS de su relación con la PEO y establecer un sistema certificado de PEO. El IRS está parcialmente de acuerdo con esta recomendación, pero no tiene un presupuesto para hacer cumplir este programa.
  3. Los PEO pueden adjuntar un Anexo R (detalles de los clientes individuales) a los 941 archivados cada trimestre. El IRS declaró que no tienen la autoridad para exigir esto a las PEOs no certificadas.
  4. El Comisionado de la División de Salarios e Inversiones puede desarrollar un proceso para asegurar que los 8655s sean capturados en el sistema del IRS con precisión. El IRS está de acuerdo con esta recomendación (PSPs, ¡alégrese!).
  5. El IRS puede desarrollar un proceso para asegurar que los indicadores de los agentes de la Sección 3504 son exactos. El IRS también está de acuerdo con esta recomendación.

El Procedimiento Rev. 2012-32 está en vigor, y los PSP deben establecer claramente las reglas del IRS para la incautación y remisión de impuestos por escrito cada trimestre. También se anima a los empleadores a comprobar los depósitos inscribiéndose en el EFTPS. El lenguaje debe ser exacto o similar al siguiente:

Por favor, tenga en cuenta que sus clientes son responsables de la presentación oportuna de las declaraciones de impuestos sobre el empleo y el pago puntual de los impuestos sobre el empleo de sus empleados; incluso si han autorizado a un tercero a presentar las declaraciones y hacer los pagos. Por lo tanto, el Servicio de Impuestos Internos recomienda que se inscriban en el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) del Departamento del Tesoro de los EE.UU. para supervisar su cuenta y asegurarse de que se realizan los pagos de impuestos a tiempo.

Pueden inscribirse en el EFTPS en línea en www.eftps.gov, o llamar al (800) 555- 4477 para un formulario de inscripción. Las autoridades fiscales estatales generalmente ofrecen medios similares para verificar los pagos de impuestos. Contacte directamente con las oficinas estatales correspondientes para obtener más detalles. Los gobiernos estatales, o al menos algunos, han seguido el ejemplo del Servicio de Impuestos Internos.