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El renacimiento del organigrama de control interno

En 1966, dos contadores públicos canadienses, Skinner y Anderson, publicaron un libro titulado Analytical Auditing.  El subtítulo del libro era “Un Esquema del Enfoque del Diagrama de Flujo de las Auditorías”.  El libro fue, hasta donde sé, la primera guía para realizar auditorías basadas en el riesgo.

En el capítulo tres, los autores comienzan a discutir la necesidad de estandarizar los diagramas de flujo con esta declaración: “Un plan de auditoría orientado a los sistemas debe incluir algún método de registro de la información de los sistemas de forma precisa y exhaustiva”. Las formas narrativas, continúan los autores, rápidamente se vuelven engorrosas y poco manejables.  Grandes cantidades de información en las formas narrativas (memorandos y cuestionarios) son difíciles de absorber, integrar y cambiar anualmente dijeron.  Aquí está la solución sugerida por los autores:

El renacimiento del organigrama de control interno
El renacimiento del organigrama de control interno

“Para estos problemas un método estandarizado de diagramas de flujo es la solución lógica.  En primer lugar, es la forma más concisa de registrar la revisión del sistema por parte del auditor.  El diagrama de flujo minimiza la cantidad de explicación narrativa y por lo tanto logra una condensación de la presentación que no es posible en ninguna otra forma.  Da tanto una vista de pájaro del sistema como una documentación eficiente de las pruebas del auditor sobre el mismo.  En segundo lugar, el diagrama de flujo es la herramienta más eficiente para hacer el análisis real.  Los diagramas de flujo muestran claramente lo que está sucediendo y proporcionan un método fácil de detectar las debilidades del sistema o áreas donde se pueden introducir mejoras”.

El diagrama de flujo de control interno normalizado y los cuestionarios de control interno fueron los principales métodos de documentación de los auditores durante al menos dos décadas después de la publicación de este libro.  A mediados del decenio de 1980 se publicaron normas de auditoría que permitían a los auditores incumplir un alto riesgo de control y realizar auditorías utilizando principalmente procedimientos analíticos y pruebas detalladas de los balances.  Si bien se exigía a los auditores que comprendieran los negocios y la industria de la entidad que presentaba el informe, no se les exigía que comprendieran, probaran o se apoyaran en el sistema de control interno de la entidad.  En consecuencia, los auditores preparaban muy poca documentación sobre el control interno.

Hasta 2007, muchos auditores siguieron utilizando una estrategia de auditoría que ignoraba el control interno.  Cuando entraron en vigor las normas de evaluación de riesgos de 2006, nos dimos cuenta de que ya no podíamos pasar por alto el alto riesgo de control sin identificar las deficiencias de control que precipitaban el alto riesgo.  Para cumplir con las nuevas normas de auditoría, las empresas comenzaron a rellenar cuestionarios de control interno y documentación de memorandos.  Sin embargo, en muchas empresas ha continuado la práctica de incumplir el alto riesgo de control, incluso cuando la entidad que presenta el informe diseñó y aplicó un sistema de control interno eficaz.

La verdad es que hay beneficios al usar los diagramas de flujo estandarizados hoy en día que son similares, o incluso mayores que los discutidos por Skinner y Anderson en la década de 1960.

Aquí hay algunas:

– Los diagramas de flujo pueden crearse ahora electrónicamente utilizando símbolos de dibujo de Word o Excel o un software especial como Visio.  El uso de plantillas estándar para los ciclos de las transacciones puede simplificar y facilitar el proceso de preparación.

– Pedir al personal del cliente que describa el flujo de transacciones desde el inicio hasta la terminación puede proporcionar descripciones de los datos, documentos y procedimientos del cliente para cada ciclo de transacciones.

– El uso de un cuestionario de control interno como referencia mientras se entrevista al personal del cliente puede guiar el proceso de documentación del control interno.

– Los diagramas de flujo pueden guiar los procedimientos de recorrido de los sistemas diseñados para apoyar la información obtenida de las entrevistas con los clientes y para proporcionar pruebas sustantivas.

– Los diagramas de flujo pueden analizarse fácilmente para identificar las deficiencias de control a fin de iniciar el proceso de evaluación de riesgos.  Los controles de compensación también pueden ser identificados y probados para reducir el riesgo de control, incluso en pequeñas auditorías!

– Los diagramas de flujo pueden reproducirse para facilitar su actualización y para capacitar al personal inexperto en los años futuros.

Un diagrama de flujo de control interno es la forma más efectiva y eficiente de cumplir con el SAS No. 109, Entendiendo la Entidad y su Entorno, incluyendo el Control Interno. Nuestra profesión está experimentando un “renacimiento” del uso de los diagramas de flujo y los procedimientos de recorrido de los sistemas relacionados como los métodos más populares de documentación de control interno.

He preparado una guía de diagramas de flujo y diagramas de flujo ilustrativos para los ciclos de transacciones básicas y las cuentas conexas, diseñados específicamente para auditorías de pequeña y mediana escala.  Si desea una copia gratuita, por favor acceda a la pestaña “Contáctenos” en mi sitio web, www.cpafirmsupport.com, para hacer su solicitud.