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El prototipo de Excel Chart Advisor simplifica los gráficos

Por David Ringstrom

Los usuarios de Excel 2007 tienen una nueva herramienta en su arsenal: el Asesor de Gráficos de Microsoft Office Labs – un nuevo campo de pruebas para posibles nuevas características de Office. Aunque esta herramienta es un prototipo, puede resultar útil en su trabajo diario. Este complemento para Excel utiliza un motor de reglas avanzadas para analizar tus datos y luego clasificar las sugerencias de gráficos en función de su respectiva puntuación. Recuerde que esta herramienta sólo funciona con la versión en inglés de Excel 2007.

El prototipo de Excel Chart Advisor simplifica los gráficos

Prueba gratuita disponible: Puedes descargar una prueba gratuita de 60 días de Office 2007.

Antes de salir corriendo y descargar el Asesor de Gráficos , tenga en cuenta las advertencias que aparecen en la Figura 1. No puedes instalar el Asesor de gráficos sin aceptar estas condiciones. Además, algunas de las primeras versiones del Asesor de Gráficos provocaron que Excel se colgara o se bloqueara, pero esos problemas fueron rápidamente rectificados por el equipo de Office Labs. La herramienta funcionó sin problemas durante mis pruebas.

Figura 1: Lea atentamente los términos del Asesor de Cartas antes de proceder a la instalación.

Una vez que usted'tró la herramienta y haya aceptado las diversas condiciones y acuerdos, usted'tará una nueva sección de Office Labs dentro de la pestaña Insertar de la cinta, como se muestra en la figura 2. El siguiente paso es poner algunos datos de muestra en una hoja de trabajo en blanco, como la Tabla 1.

Figura 2: Un nuevo icono del Asesor de Gráficos aparecerá en la pestaña Insertar de la cinta de Excel 2007.

Cadena
Producto
Casos Vendidos
Total de ventas
Fruit R Us
Naranjas
6,168
61,680
Fruit R Us
Manzanas
6,079
85,106
Fruit R Us
Kiwi
6,058
66,638
Fruit R Us
Plátanos
6,868
75,548
Fruit R Us
Bayas mixtas
1,996
29,940
Bob's<br>
Fruta
Naranjas
7,818
93,816
Bob&s Fruit
Manzanas
1,565
21,910
Bob&s Fruit
Kiwi
9,967
99,670
Bob&s Fruit
Plátanos
9,842
98,420
Bob&s Fruit
Bayas mixtas
8,993
89,930

Tabla 1: Puede copiar y pegar estos datos de muestra en una hoja de trabajo en blanco para usarlos con el Asesor de Gráficos.

Una vez que lo haya hecho, haga clic en una sola celda dentro de su tabla de datos de muestra, y luego haga clic en el icono del Asesor de Gráficos que se muestra en la Figura 2. El mensaje mostrado en la Figura 3 aparecerá brevemente, y luego usted'verá el asesor de gráficos en la Figura 4. Como puede ver, cada gráfico está clasificado en función de una puntuación que aparece en la esquina inferior derecha. Pase el cursor sobre cada gráfico para ver una versión más grande.

Figura 3: El Asesor de Gráficos es una herramienta de prueba de concepto que más tarde puede convertirse en una parte formal de Excel.

Figura 4: El Asesor de Gráficos hace hasta cinco recomendaciones basadas en sus datos.

Una vez que seleccione un gráfico, puede utilizar la sección Modificar del Asesor de Gráficos para añadir o eliminar campos. Como puede ver en la Figura 5, la herramienta le informa si elimina inadvertidamente un campo crítico de su gráfico. También puede utilizar la sección Filtrar, que se muestra en la Figura 6, para limitar los datos que se muestran en su gráfico. Haga clic en el botón Insertar gráfico cuando esté satisfecho con su gráfico.

Consejo de experto: Haga clic con el botón derecho del ratón en el gráfico y elija Mover gráfico para reubicar el gráfico en otra hoja de trabajo, o en su propia hoja de gráficos.

Figura 5: El Asesor de Gráficos le ayuda a evitar posibles errores.

Figura 6: Puede limitar los datos que se muestran en su gráfico sin tener que copiar un subconjunto a una nueva ubicación.

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Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .