Mientras te sientas junto a tu rugiente fuego de leña, acariciando ociosamente el nuevo y brillante ordenador portátil que Santa Claus te compró, aquí tienes algunas sugerencias para probar algunas características menos conocidas que acechan en las profundidades de las aplicaciones de Microsoft Office, cortesía de nuestro sitio hermano, AccountingWEB.co.uk .
Microsoft Word – Excel disfrazado
Para la mayoría de los contadores el verdadero problema de Word es que no es Excel. Si estás en medio de un documento de Word y te encuentras con síntomas de abstinencia de Excel, entonces la opción de cálculo secreto de Word puede ofrecer algún alivio temporal.
Escriba un cálculo matemático y selecciónelo â por ejemplo: 12*(3+6)
Ahora haz clic en el botón Herramientas Calcular (Excel 2007: Calcular). La barra de estado de Word muestra el resultado de tu cálculo:
Además (¡lo siento!) puede usar Editar-Pegar para insertar el resultado del cálculo en su documento.
Lo difícil es encontrar la opción de cálculo en primer lugar. Antes de Word 2007 puedes usar la opción Ver-Barras-Personalizar para añadir el botón Herramientas-Calcular a una barra de herramientas existente. Puedes encontrarlo en la parte inferior de la categoría Herramientas. En Word 2007 puedes personalizar la barra de herramientas de acceso rápido para añadir el botón ‘Calcular’ desde las categorías ‘Comandos que no están en la cinta’ o ‘Todos los comandos’.
Calcular no es el único comando que hará que los usuarios de Excel se sientan como en casa en Word. Hay un comando Fórmula en el menú de la tabla que insertará una fórmula en una celda de la tabla, o incluso en medio de un bloque de texto (Word 2007: Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, Todos los comandos, Fórmula o herramientas de la tabla, Cinta de diseño, Grupo de datos, Fórmula) . La fórmula puede ser un simple cálculo aritmético o puede utilizar una de las casi 20 funciones incorporadas. También hay un botón de Autosuma en la barra de herramientas de la tabla (Word 2007: Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, Todos los comandos, Suma). AutoSum puede ser usado dentro de una tabla para crear automáticamente una fórmula SUM() como:
=SUMA(IZQUIERDA) o =SUMA(ARRIBA)
Fórmulas de Microsoft Outlook
Word no es la única aplicación de Office que tiene una capacidad de cálculo ligeramente oscura. Es posible que ya sepas que puedes agregar campos a las vistas de tipo de lista en Outlook haciendo clic con el botón secundario en el área de encabezado de la columna y utilizando el Selector de campos. Sin embargo, el Selector de campos también incluye un botón Nuevo que se puede utilizar para crear nuevos campos para ser mostrados. Estos campos pueden ser, por ejemplo, campos de texto, de número o de fecha, pero también se puede elegir un tipo de Fórmula:
La fórmula puede escribirse directamente en el cuadro Fórmula o, para fórmulas más complicadas, se puede hacer clic en el botón Editar y utilizar los botones Campo y Función para ayudar a crear la fórmula requerida. En este ejemplo hemos creado un nuevo campo para mostrar el tiempo que transcurre entre el envío y la recepción de un correo electrónico. Hemos formateado el resultado para que se muestre en horas y minutos:
Si necesita editar una fórmula que ha configurado, despliegue el Selector de campo y arrastre el campo fuera del área de la cabecera de la columna. Debería aparecer en la sección «Campos definidos por el usuario ¦». A continuación, puedes hacer doble clic en el campo que mostrará el cuadro de diálogo Propiedades del campo que te permitirá editar la fórmula directamente o mediante el botón Editar. Aquí hemos cambiado el formato para mostrar los segundos también:
