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El nuevo estándar de contabilidad de arrendamientos traerá dolor a muchas empresas

Muchas empresas estadounidenses esperan que el proceso de transición a la nueva norma de contabilidad de arrendamiento sea muy desagradable, según un nuevo estudio del proveedor de software de arrendamiento de equipo LeaseAccelerator.

¿Qué tan desagradable? El 42% dice que la aplicación será “bastante dolorosa” o “extremadamente dolorosa”, mientras que el 3% piensa que será más dolorosa que la cirugía de conducto radicular.

El nuevo estándar de contabilidad de arrendamientos traerá dolor a muchas empresas
El nuevo estándar de contabilidad de arrendamientos traerá dolor a muchas empresas

El 25 de febrero la Junta de Normas de Contabilidad Financiera publicó oficialmente su tan esperada norma de contabilidad de los arrendamientos, que cambia la forma en que las empresas públicas y privadas deben contabilizar los arrendamientos en sus estados financieros trimestrales y anuales.

“Muchos de los arrendamientos que las compañías tienen para bienes raíces, aviones, vehículos, montacargas, muebles de oficina, computadoras y equipo de centros de datos han estado anteriormente fuera de balance”, dice el informe. “Bajo la norma actual, estos ‘arrendamientos operativos’ fuera de balance fueron revelados en las notas al pie de sus archivos públicos pero ahora serán reportados en los balances corporativos bajo la nueva norma”.

Los plazos de aplicación varían según el cierre del ejercicio fiscal y el tipo de empresa. Las empresas públicas con un año fiscal que termina el 31 de diciembre deben hacer la transición a la nueva norma para 2019. Para los propósitos de reporte de la Comisión de Valores y Bolsa de los Estados Unidos, las compañías deben proveer tres años de estados de ingresos comparables, con una fecha inicial de aplicación del 1 de enero de 2017.

La encuesta reveló que la mayoría de las empresas se encuentran en las primeras etapas de preparación, y el 85% indicó que estaban leyendo, estudiando y preparándose para aplicar la nueva norma. Menos del 10 por ciento de los encuestados dicen que tienen los sistemas adecuados para cumplir con las nuevas normas hoy en día.

A continuación se presentan otras conclusiones clave del estudio:

  • El arrendamiento de equipos carece de un propietario consistente en muchas empresas. El 31% de los que tienen grandes programas de arrendamiento no tienen un propietario designado.
  • La mayoría de las empresas no tienen un inventario actualizado de sus arrendamientos. El 64% de las compañías con grandes carteras de arrendamientos declararon que podría llevar meses. “La conclusión lógica aquí es que las empresas más grandes tienen carteras más grandes y una mayor descentralización, lo que lleva a una mayor complejidad, procesos fragmentados, menos propiedad y peor calidad de los datos”, afirma el informe. “En resumen, los encuestados indicaron que las empresas más grandes tienen un mayor desafío y un mayor riesgo para cumplir con la nueva norma de contabilidad de arrendamientos”.
  • La mayoría de las empresas no tienen un sistema de registro para el arrendamiento de equipo. Casi el 40 por ciento usaba hojas de cálculo para rastrear estos activos. “Las hojas de cálculo son baratas, fáciles de usar e infinitamente personalizables”, afirma el informe. “Sin embargo, las hojas de cálculo rara vez pasan por procesos de prueba y típicamente carecen de control de versiones. Por estas razones, las hojas de cálculo suelen ser problemáticas para las auditorías de la ley Sarbanes-Oxley. El sesenta y cinco por ciento no utiliza ningún tipo de aplicación de software basado en bases de datos”.

3 Consejos para cumplir con los plazos de la contabilidad del arrendamiento

Basándose en las conclusiones de la encuesta, LeaseAccelerator recomienda a las empresas que consideren las tres acciones siguientes para asegurarse de que cumplen los plazos de la nueva norma de contabilidad de alquileres:

1. Sentido de urgencia. Las empresas deberían empezar ahora. Aunque los primeros plazos de implementación no son hasta 2019, las empresas deberán presentar tres años de estados de resultados y dos años de balances comparables. Aquellas que esperen hasta el último minuto no podrán hacer ingeniería inversa de los débitos y créditos necesarios para sus informes comparativos (hasta 2017 o 2018).

2. Considerar las aplicaciones de gestión de arrendamiento de empresas. Las empresas deberían considerar la posibilidad de adoptar una aplicación de gestión de arrendamientos empresariales para administrar sus arrendamientos de equipo, en particular los que tienen grandes carteras de más de 50 millones de dólares. Una aplicación empresarial no sólo acelerará con precisión los esfuerzos de cumplimiento de la nueva norma de contabilidad de los arrendamientos, sino que también proporcionará mejores controles para el análisis de los contratos de arrendamiento con opción de compra y reducirá las tasas siempre verdes con una mejor gestión al final del período. La capacidad clave que se requiere para la nueva norma es la capacidad de rastrear los cambios y generar débitos y créditos a nivel de los activos.

3. Asignar la propiedad. Las empresas deben designar un propietario claro para sus programas de arrendamiento de equipos. Esto significa que un alto ejecutivo en adquisiciones, contabilidad, tesorería o servicios compartidos debe ser seleccionado por el Director Financiero. El ejecutivo debería encargarse de establecer y gestionar procesos, políticas y controles coherentes en todas las categorías de equipos arrendados, regiones geográficas y líneas de productos. Además, el propietario debería actuar como patrocinador ejecutivo para la adopción de sistemas para automatizar el ciclo de vida del arrendamiento de equipo, incluida la contabilidad para cumplir con la nueva norma.

Más de 150 profesionales de finanzas, contabilidad, tesorería y organizaciones fiscales de las empresas de Fortune 1000 respondieron a la encuesta.

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