Por David H. Ringstrom, CPA
QuickBooks Online, una solución de contabilidad basada en la nube para pequeñas empresas, ha experimentado un crecimiento del 40 por ciento durante el último año; ahora cuenta con 280.000 usuarios. Cada vez más propietarios de pequeñas empresas están cosechando los beneficios del acceso en cualquier momento y en cualquier lugar a sus registros contables. Además, las soluciones basadas en la nube, como QuickBooks Online, eliminan la necesidad de instalar periódicamente parches y actualizaciones de software porque las nuevas funciones se añaden automáticamente.
Mientras que QuickBooks Online facilita las cosas a los usuarios del día a día, puede hacer más difíciles las tareas de los contables porque los comandos quedan enterrados dentro del software. En respuesta a esto, Intuit ha introducido un nuevo producto: QuickBooks Online Accountant (QBOA). Este complemento de QuickBooks Online tiene como objetivo ayudar a los contadores a servir a sus clientes de manera más eficiente.
Un simple inicio de sesión en el QBOA da al contable acceso a todos los registros contables de sus clientes (véase la figura 1). Este tablero permite a los contadores mantener la información de contacto de todos sus clientes en línea en un solo lugar.
Figura 1: Un solo inicio de sesión permite el acceso a múltiples clientes.
Una nueva pestaña «Contable» (véase la figura 2) aparece dentro de los libros de un cliente y permite el acceso a varias funciones que ahorran tiempo. «Esto proporciona un lugar para todas las herramientas e informes de un contador, así como una conciliación instantánea de todas las cuentas», dijo Samir Khosla, director de gestión de productos de la División de Profesionales de la Contabilidad Intuitiva. «Además, las actualizaciones aparecen automáticamente, por lo que el producto siempre tiene las últimas características». (Tenga en cuenta que sólo el contador tiene acceso a la pestaña de Contador; no aparecerá a los usuarios finales cuando inicien sesión en QuickBooks Online).
Figura 2: La pestaña Contador agrega características y agrega herramientas de uso frecuente.
La pestaña de Contador reúne las herramientas de contabilidad más utilizadas en una sola pantalla – el «Centro de Contadores». Las características incluyen:
- La capacidad de reclasificar las transacciones en lotes, lo que permite al contable cambiar la cuenta del libro mayor y/o la clase para múltiples transacciones a la vez.
- Una forma sencilla de encontrar transacciones borradas o anuladas.
- La capacidad de cancelar múltiples facturas en un lote.
- Una instantánea de reconciliación que facilita el control de las cuentas bancarias y de las tarjetas de crédito. La QBOA también enumera los problemas que pueden afectar a las conciliaciones, como las transacciones modificadas y los ajustes automáticos (véase la figura 3). Khosla dijo»,Esta es una de mis características favoritas, ya que el contador es notificado si un cliente toma un atajo durante la conciliación».
Figura 3: Las cuestiones de conciliación se señalan a la atención del contador.
La QBOA también ofrece algunas mejoras en los informes:
- Los contadores pueden marcar los asientos como «Ajuste de asientos» y luego generar un informe de balance de prueba ajustado, también conocido como balance de prueba de trabajo.
- Los informes de comparación permiten acceder con un solo clic a los informes de pérdidas y ganancias de este año/último año y al balance general. Aunque tales informes pueden ser creados en QuickBooks Online, deben ser construidos a mano.
Se invita a los contables a probar el QBOA de forma gratuita durante la fase piloto de Intuit. Para acceder a QBOA, vaya a http://accountant.intuit.com/qboa. Según Khosla», la atención se ha centrado en el ahorro de tiempo, y con el tiempo [QBOA] será un producto de suscripción». Los precios se anunciarán después de la fase piloto.
Intuit también ofrece a los profesionales hasta 6 créditos CPE gratuitos a través de una conferencia virtual sobre soluciones contables y fiscales basadas en la nube. La conferencia será presentada el 15 y 16 de noviembre de 2011, de 10:00 a.m. a 5:00 p.m. hora estándar central.
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Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .