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El matiz de los grandes totales en las tablas pivotantes basadas en Excel

Si tienes experiencia con las tablas dinámicas en Microsoft Excel, tus emociones probablemente han pasado de un extremo a otro.

Primero está la emoción de la característica de la tabla pivotante que ayuda a resumir rápidamente las listas de datos sin casi ningún esfuerzo. Pero esa oleada de victoria puede estrellarse contra el suelo cuando no se puede lograr lo que parece una tarea sencilla, como sumar los totales generales de las filas dentro de una tabla pivotante.

El matiz de los grandes totales en las tablas pivotantes basadas en Excel

En este artículo te ayudaré a manejar un cambio de humor relacionado con la mesa giratoria explicando los matices que hay detrás del manejo de los grandes totales.

Para crear una tabla pivotante, debemos comenzar con una lista de datos, como el ejemplo que se muestra en la figura 1. Los datos que se desean analizar con una tabla pivotante deben tener un título único en la parte superior de cada columna, sin filas ni columnas en blanco. Como se muestra en la Figura 1, usted:

  1. Haga clic en cualquier celda dentro de sus datos.
  2. Activar el menú Insertar de Excel .
  3. Selecciona el comando PivotTable .
  4. Haga clic en OK cuando aparezca el cuadro de diálogo Create PivotTable .

Pivot Table 1

Figura 1: Los pasos para crear una tabla pivotante.

En este punto una nueva hoja de trabajo aparecerá dentro de su libro de trabajo. La figura 2 ilustra estos pasos:

  1. Elija los tres campos de la lista PivotTable Fields .
  2. Aparecerá una tabla pivotante con una fila para cada color, y una columna para los zapatos y las camisas. Un requisito común es añadir una cuarta columna a la tabla dinámica que sume las dos.
  3. Los usuarios suelen activar entonces el menú Diseño .
  4. Un comando de Grandes Totales parece ser la respuesta.
  5. Desafortunadamente, ninguno de los comandos del menú Grandes Totales añadirá la columna adicional.

Pivot Table 2

Figura 2: El comando Grandes Totales del menú de Excel Diseño sólo controla los totales de un solo campo.

El matiz aquí es que Los Grandes Totales se calculan sobre una base de campo. En esta situación, Zapatos es un campo, y Camisas es un segundo campo. Por lo tanto, Los totales generales de las columnas aparecen en la fila 9 de la hoja de cálculo.

El comando Grandes Totales permite elegir si los grandes totales deben aparecer o no dentro de una tabla pivote, pero esto no controla el cálculo en sí. Zapatos y Camisas son dos campos diferentes, que el comando Grandes Totales trata de forma aislada. Cuando se arrastran campos a la sección Columnas de la lista PivotTable Field , Excel añadirá entonces una columna de totales para los datos presentados de forma transversal, pero de nuevo sólo para un único campo.

Como probablemente has supuesto, hay una solución aquí en la forma del comando de Excel Campos Calculados , como se muestra en la Figura 3:

  1. Activar el menú Analizar en Excel 2013 o posterior o el menú Opciones en Excel 2007 y 2010. Haz clic en cualquier lugar de la tabla dinámica si no ves este menú.
  2. En Excel 2010 y posteriores, elija Campos , Artículos y Conjuntos . Los usuarios de Excel 2007 hacen clic en el botón dedicado Campo calculado aquí en su lugar.
  3. En Excel 2010 y posteriores, elija Campo calculado en el menú.
  4. En todas las versiones de Excel, escriba un nombre de campo de su elección en el campo Name . Asegúrese de que el nombre no sea una grafía exacta de cualquier nombre de campo que ya aparezca en la primera fila de sus datos de origen.
  5. Haga doble clic en Zapatos para añadirlo a la fórmula.
  6. Escriba un signo más (+) y luego haga doble clic en Camisas para agregarlo a la fórmula.
  7. Haz clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo Insertar campo calculado .
  8. El nuevo campo aparecerá automáticamente en su tabla pivotante.

Pivot Table 3

Figura 3: Se pueden crear totales generales personalizados para dos o más campos con un Campo calculado .

Puede activar o desactivar este nuevo campo calculado mediante la lista PivotTable Field . Si desea editar el total general, como por ejemplo añadir o eliminar una columna, repita los pasos 1, 2 y 3 de la figura 3. Haga clic en la flecha a la derecha del campo Nombre y elija el cálculo existente. Desde aquí puede editar o eliminar por completo el campo calculado.