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El “Libro de Jugadas” de los impuestos en 4 pasos para los nuevos empresarios

Hay dos tipos de empresarios: los que ignoran los impuestos y los que se obsesionan con los impuestos. Ambos enfoques al final resultan contraproducentes, pero afortunadamente, hay una media de oro que pondrá su nuevo negocio en el camino correcto.

El grupo “a quien le importa” no ve el sentido de preocuparse por los impuestos cuando no tienen ingresos, ni empleados, ni ninguna pista de si su negocio sobrevivirá. Crezcamos primero, piensan, y luego nos ocuparemos de los impuestos. Muy pronto, estos empresarios tendrán que pagar los impuestos y las multas de su bolsillo.

El “Libro de Jugadas” de los impuestos en 4 pasos para los nuevos empresarios
El “Libro de Jugadas” de los impuestos en 4 pasos para los nuevos empresarios

El segundo grupo piensa demasiado en los impuestos y por consiguiente paraliza sus negocios. Tienen miedo de meter la pata, así que tratan de abordar todas las permutaciones de ingresos concebibles. Los impuestos se vuelven tan consumistas, y el costo tan prohibitivo, que la compañía nunca se vuelve rentable.

Para salvarte de cualquiera de los dos extremos, a continuación te presentamos un libro de cuatro pasos para los empresarios, un conjunto de preguntas que cubrirán las regulaciones de impuestos que necesitas abordar, sin volverte loco. Esto no reemplaza a un contador profesional y a un software de impuestos. Esto, sin embargo, ilustrará lo que tienes que tener en cuenta y por qué.

1. ¿Dónde está haciendo negocios? Esta es una pregunta engañosamente compleja porque el nexo â?” la â??suficiente presencia fÃsicaâ? requerida por una jurisdicción para gravar su negocio â?” puede lograrse de muchas maneras diferentes. Los Estados se están volviendo innovadores y agresivos en la forma en que interpretan este término, todo con el único propósito de ampliar su alcance para obtener más impuestos.

La interpretación estándar del nexo es que dondequiera que se encuentre tu oficina física, pagarás impuestos en ese estado. Sin embargo, muchas otras jurisdicciones pueden esperar que pagues impuestos.

Por ejemplo, si envías mercancías a la gente, ¿alquilas o eres dueño de un almacén? O, ¿utiliza un servicio como Fulfillment de Amazon? Si es propietario de los bienes de un almacén, está haciendo negocios en la jurisdicción donde se encuentra ese almacén. Por lo tanto, tienes que registrarte para pagar los impuestos allí. Sin embargo, si un distribuidor es dueño de los bienes, entonces usted podría no estar sujeto a los impuestos locales.

¿Tiene un equipo de ventas? Si su negocio está ubicado en Filadelfia pero emplea a vendedores en California, está haciendo negocios en California â?” incluso si esos vendedores realmente trabajan desde su casa en lugar de una oficina corporativa. California espera que pagues impuestos sobre las ventas en su estado.

¿Algunos de sus empleados viajan a través de las fronteras estatales? Si tiene empleados que viven en Nueva Jersey y viajan a su oficina en Filadelfia, tiene un nexo en Nueva Jersey.

¿Cruzas las fronteras del estado y del condado en un vehículo de reparto? ¿Tiene un negocio en Connecticut pero se anuncia a la gente del otro lado de la frontera en Massachusetts? La ubicación determinará la regulación fiscal a la que está sujeto, lo que nos lleva al siguiente paso.

2. ¿Cuáles son los impuestos que tengo que pagar? Ahora que sabemos dónde debes impuestos, debes determinar qué impuestos se recaudan en cada jurisdicción. Para evitar ser sorprendido, debes contactar a las autoridades tributarias del estado, condado y ciudad para averiguar sobre los impuestos â??especialesâ?.

Digamos que tienes una presencia en Sikeston, Missouri, así que planeas pagar el impuesto estatal de Missouri. Sikeston tiene un impuesto especial llamado â??Impuesto del Distrito de Desarrollo del Transporte Principal/Malignoâ?, pero el estado de Missouri no lo reconoce. Así que si llamaras al Departamento de Ingresos de Missouri, no sabría nada de este impuesto. Si miraras en la declaración del estado de Missouri, que típicamente se usa para reportar impuestos locales, no lo encontrarías.

También hay muchos otros impuestos extraños. En Alabama, â?” las cartas que no contienen más de cincuenta y cuatro (54) cartas tienen un impuesto de $0.10 por mazo,â” según su Departamento de Ingresos. California grava el licor a 3,30 dólares por galón a menos que sea más del 50 por ciento de alcohol, en cuyo caso el impuesto es de 6,60 dólares por galón. Nueva York añade un impuesto de 8 centavos a los bagels si el cliente los pide â??alteradosâ? (es decir, cortados en rodajas o con un topping).

Además de los impuestos estándar â?” nómina, estatales, federales y de la Seguridad Social â?” hay que contactar con las autoridades fiscales del condado y la ciudad para averiguar sobre estos oscuros impuestos.

3. ¿Cómo está estructurado mi negocio? Dependiendo de si vendes bienes, alquilas equipos, vendes servicios o agrupas bienes y servicios, tus obligaciones fiscales cambiarán.

Tomemos como ejemplo un negocio de reparación de aire acondicionado. Si reparas acondicionadores de aire, proporcionas un servicio. Si usted provee filtros de aire acondicionado, usted puede dedicarse a la venta de filtros, dependiendo de la estructura de sus contratos de servicio. Si usted provee un precio único que incluye todos los componentes necesarios, como los filtros, probablemente no deba pagar el impuesto sobre las ventas. Si vende los filtros como una partida separada, entonces cada filtro está sujeto a impuestos sobre las ventas.

Si agrupas servicios y componentes, no necesariamente evitas los impuestos. En lugar de pagar el impuesto sobre las ventas, pagas un impuesto de â??usoâ? porque has comprado artículos para el inventario.

4. ¿Qué es lo que vendo? Una vez que hayas determinado la estructura de tu negocio, considera el producto que vendes. Como si esto no fuera ya suficientemente confuso, los diferentes productos podrían ser gravados de forma diferente en cada estado.

Digamos que tienes un nexo en Texas, y vendes software. Si alguien en Texas descargara y activara tu software, pagarías una tasa de impuestos. Sin embargo, si la misma persona comprara el mismo software y se enviara como un DVD, ese software se consideraría un bien tangible entregado y, por lo tanto, se gravaría de forma diferente.

Connecticut también hace esas distinciones. El estado grava el software â??escaneado o preescritoâ? con un 6 por ciento, mientras que el software personalizado sólo se grava con un 1 por ciento. Esencialmente, cualquier â??propiedad personal tangibleâ? recibe la tasa de impuesto más alta, mientras que los â??servicios digitalesâ? reciben la tasa más baja.

No se puede evitar todo esto

Si empiezas un negocio, no puedes evitar el complejo, confuso y caótico sistema fiscal de América. La buena noticia es que a) los contadores astutos pueden salvarte de los errores que he descrito, y b) el software puede ahora automatizar todas las partes más complicadas del cumplimiento de los impuestos.

Este libro de jugadas le ayudará a hacer las preguntas correctas mientras busca consejo de profesionales de impuestos y vendedores de software. A menos que el seguimiento de las regulaciones de impuestos sea su placer culpable, no trate de usar este sombrero. Busque ayuda.

Sobre el autor:

Jonathan Barsade es el CEO de Exactor , que proporciona soluciones para ayudar a las empresas con el cumplimiento de los impuestos sobre las ventas.

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