Por Gail Perry
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) ha publicado una guía y también un nuevo memorándum que juntos aclaran el tratamiento fiscal de los teléfonos celulares proporcionados por los empleadores y los planes de reembolso de los teléfonos celulares.
Aviso 2011-72 se basa en la legislación del año pasado, la Ley de Empleos para Pequeñas Empresas de 2010 , que eliminó los requisitos de propiedad enumerados para el uso empresarial de teléfonos celulares, en vigor para los años fiscales que comienzan después del 31 de diciembre de 2009. En esta nueva orientación, el IRS explica que el valor de los teléfonos celulares proporcionados por un empleador a un empleado cuando el uso puede ser tanto comercial como personal puede ser específicamente excluido de los ingresos brutos del empleado si hay razones sustanciales relacionadas con el negocio del empleador para proporcionar el teléfono celular.
Entre los ejemplos de esas razones sustanciales figuran, entre otros, los siguientes:
- El empleador debe ponerse en contacto con el empleado a veces para emergencias relacionadas con el trabajo.
- El empleador requiere que el empleado esté disponible para hablar con los clientes en momentos en que el empleado no esté en la oficina.
- El empleado necesita hablar con los clientes ubicados en otras zonas horarias a horas fuera de su día de trabajo normal.
Obsérvese que un teléfono móvil proporcionado como prestación no relacionada con la empresa no se considera una prestación complementaria libre de impuestos.
En un memorando emitido el 14 de septiembre de 2011, el IRS proporciona orientación de auditoría a los examinadores con respecto a la deducibilidad de los teléfonos celulares proporcionados a los empleados y los reembolsos dados a los empleados por el uso comercial de sus teléfonos celulares personales.
Cuando los empleadores requieren que los empleados usen sus teléfonos celulares personales para uso comercial y luego les reembolsan el gasto del teléfono celular, los examinadores del IRS deben analizar el reembolso de la misma manera que analizarían el costo de un teléfono celular proporcionado por el empleador, basándose en la orientación proporcionada en la Notificación 2011-72.
Se aconseja a los examinadores del IRS que estén atentos a situaciones particulares. Deberían estar atentos:
- Los empleadores que, debido a esta nueva orientación, optan por desviar una parte de los ingresos salariales existentes a un reembolso por el uso del teléfono celular, con el presunto objetivo de proporcionar al empleado algunos ingresos no imponibles.
- Reembolsos por el uso del celular personal de los empleados que exceda el costo real del mismo.
- Reembolso por el uso de teléfonos celulares personales de los empleados que incluye artículos caros que se pueden distinguir claramente como uso no comercial, como el uso internacional cuando la empresa no tiene negocios internacionales, o aplicaciones compradas que no tienen relación con el negocio.
- Reembolsos de naturaleza inusualmente esporádica, como un reembolso de 100 dólares por trimestre en los trimestres 1 a 3, seguido de un reembolso de 500 dólares por el cuarto trimestre.
La información que figura en la orientación para los teléfonos celulares proporcionada por un empleador y el memorando relativo a los reembolsos por teléfonos celulares personales y cuestiones de examen conexas tiene efecto retroactivo para los ejercicios fiscales que comiencen después del 31 de diciembre de 2009.
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