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El IRS congela las tarifas por día para 2013

Por Ken Berry

Ahora que se han publicado las nuevas tarifas diarias para los viajeros de negocios, hay un claro enfriamiento en el aire. En el nuevo aviso 2012-63, el IRS ha anunciado que las tarifas para el año fiscal 2013 del gobierno – que abarca desde el 1 de octubre de 2012 hasta el 30 de septiembre de 2013 – han sido congeladas en los mismos niveles que el año pasado.

El IRS congela las tarifas por día para 2013
El IRS congela las tarifas por día para 2013

Las tasas son establecidas anualmente por la Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos (GSA). Puede encontrar las tarifas actualizadas para los lugares de negocios en el sitio web de la GSA.

Este es el trato: en lugar de reembolsar a sus empleados los gastos de viaje reales, un empleador puede utilizar las dietas permitidas para los empleados del gobierno federal dentro del territorio continental de los Estados Unidos, siempre que los empleados justifiquen el tiempo, el lugar y el propósito comercial del viaje. Este método se considera un plan contable, por lo que los reembolsos no están sujetos a la nómina de sueldos ni a los impuestos sobre la renta. Sin embargo, los reembolsos no pueden exceder los máximos anuales establecidos por el gobierno. Además, las tasas no pueden ser utilizadas por personas que trabajan por cuenta propia o que poseen el 10 por ciento o más de la empresa.

La tarifa diaria incluye dos partes:

1. Gastos de alojamiento (no se incluye ningún impuesto de alojamiento que se pueda cobrar); y

2. 2. Comidas y gastos imprevistos (M&IE), que cubren artículos como propinas y gratificaciones para botones, porteadores, mayordomos y otros proveedores de servicios; gastos de lavandería y planchado; el costo de envío de artículos como vales de viaje; y el transporte de ida y vuelta a las comidas si no se proporcionan comidas adecuadas en el lugar de trabajo.

En lugar de utilizar las tasas de viáticos para destinos comerciales específicos, un empleador puede basarse en tasas simplificadas “altas-bajas” establecidas anualmente para los viajes dentro del territorio continental de los Estados Unidos. Si un empleado viaja a uno de los pocos lugares designados como zona de alto costo, los reembolsos sin problemas se basan en la tasa especial para zonas de alto costo. De lo contrario, el empleador utiliza la tasa para las zonas de bajo costo.

Si un empleador utiliza el método alto-bajo para un empleado, debe utilizar ese método para todos los viajes del empleado durante todo el año. Obsérvese que las tarifas para ciertas zonas de alto costo son sólo de carácter estacional. Esto incluye áreas turísticas como Vail, Colorado, y Martha’s Vineyard, Massachusetts.

Para los fines del método alto-bajo, las tasas de dietas para el año fiscal 2013 del gobierno son de 242 dólares para viajes a cualquier lugar de alto costo, y 163 dólares para viajes a cualquier otro lugar dentro del territorio continental de los Estados Unidos. El aviso 2012-63 también enumera los lugares de alto costo que tienen una tasa federal de viáticos de $202 o más. Las tasas de dietas para comidas y gastos imprevistos sólo son de 65 dólares para viajes a cualquier lugar de alto costo, y 52 dólares para viajes a cualquier otro lugar dentro de los Estados Unidos continentales.

En 2011, el IRS anunció que tenía la intención de descontinuar el método de alto-bajo, pero se revirtió después de fuertes objeciones de la comunidad empresarial. Pero ahora dice que actualizará la lista de áreas de alto costo sólo cuando sea necesario (Procedimiento de Ingresos del IRS 2011-47). No hay cambios en la lista de este año.

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