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El fraude en el informe de gastos es grande y evitable El fraude en el informe de gastos es grande y evitable

El fraude en los informes de gastos es un problema que la mayoría de los contadores saben que existe, pero no están seguros de qué tanto problema es realmente. Saber cómo identificar este tipo de fraude es el primer paso.

Los errores de gasto honestos y las violaciones no intencionadas de la política ocurren todo el tiempo, lo cual es una gran razón por la que este tipo de fraude es un área difícil de cuantificar. Por ejemplo, la sobreestimación para el reembolso del kilometraje es un error de información especialmente común. Pero a veces es un fraude.

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El fraude en el informe de gastos es grande y evitable El fraude en el informe de gastos es grande y evitable

La gestión de los gastos, por su propia naturaleza, también puede ser compleja e impredecible, especialmente para las empresas que utilizan un sistema manual. Si se añaden los procesos manuales de revisión de políticas y de auditoría basada en muestras, se obtienen muchas lagunas que pueden poner a las empresas en un riesgo aún mayor. Y el riesgo es significativo; se estima que se perderán mil millones de dólares en 2015 debido al fraude en los informes de gastos, según J.P. Morgan.

Por lo tanto, si bien no es fácil distinguir el error humano del fraude deliberado, hay medidas que deben adoptarse para evitar este tipo de fraude. Comprender el alcance del problema y cómo reconocer el fraude en los informes de gastos puede ayudar a mantener los activos de sus clientes fuera de las manos de los posibles perpetradores.

Cuatro tipos de fraude de gastos

Gracias a la Asociación de Examinadores de Fraudes Certificados (ACFE), sabemos que hay cuatro categorías de fraude de gastos ampliamente definidas:

  • Gastos mal caracterizadosâ?? El empleado solicita el reembolso de un gasto personal pero afirma que está relacionado con el negocio.
  • Gastos sobreestimadosâ?? Se solicita el reembolso de un gasto comercial legítimo, pero una cantidad inventada.
  • Gastos ficticiosâ?? El empleado busca el reembolso de compras falsas, a menudo respaldadas por recibos falsos.
  • Reembolsos múltiplesâ?? Cuando un empleado presenta los mismos gastos y recibos en múltiples informes.

Estas definiciones son útiles para comprender los planes de reembolso comunes, pero en realidad no hay ningún límite a la forma en que los empleados fraudulentos pueden tratar de evadir los controles de la empresa o aprovecharse de las deficiencias del sistema. Sin embargo, una buena noticia: un informe de 2014 de Oversight Systems encontró que sólo el 5 por ciento de los empleados cometen el 82 por ciento de todos los gastos reportados como fraude.

Los costos ocultos del fraude de T&E

Si bien el fraude de gastos puede ser difícil de detectar, sus efectos negativos son bastante evidentes. Además, si bien el fraude puede ser devastador para las empresas de todos los tamaños, las pequeñas empresas en promedio pagan un costo mucho mayor. Una vez más, según la ACFE, la pérdida media estimada por fraude de gastos es de más de 30.000 dólares. Y las pequeñas empresas con menos de 100 empleados tienen una pérdida mediana 28 por ciento más alta que las que tienen 100 o más empleados.

¿Por qué? Es fácil asumir que las empresas más grandes tienen más controles de gastos, tal vez un sistema automatizado para supervisar el cumplimiento de las políticas o un contador a tiempo completo dedicado a revisar y auditar los informes. Sea cual sea el enfoque que adopte una empresa para la gestión de viajes y gastos (T&E), estas cifras dejan claro que no hay una solución infalible para eliminar completamente el fraude en los informes de gastos.

Proteja los activos de su cliente

Los defraudadores de informes de gastos suelen saber cómo funciona el sistema para aprovechar las deficiencias de la información. Algunos de estos puntos débiles del sistema son fáciles de identificar, como la falta de visibilidad del administrador o el examen manual del cumplimiento. Aún así, los profesionales de la contabilidad juegan un papel fundamental en la línea de defensa y hay medidas que puede tomar ahora para detectar e impedir la presentación de informes de gastos fraudulentos.

Lo más sencillo es tener una política escrita de T&E. Según Oversight Systems, el 6,3 por ciento de todas las transacciones de gastos se consideran fuera de cumplimiento. Por lo tanto, es sorprendente escuchar cuando una compañía está trabajando con una política que no ha sido revisada o revisada en años, o que no tiene ninguna política escrita.

Cuando las reglas de la política se elaboran y se escriben, es más fácil para los empleados entender exactamente lo que constituye una violación. También es más fácil para los administradores eliminar las áreas grises para entender qué empleados están jugando con las reglas y cuáles no.

La política es también el lugar donde se definen las categorías de gastos. Considere esta estadística de la Perspectiva de Gestión de Gastos Anuales Certificados 2015: â??Misceláneaâ? es la quinta mayor categorÃa de gastos que representa el 8 por ciento del total de los gastos de T&E. Eso es más que los teléfonos celulares, los taxis y otras seis categorías claramente definidas. Considere también que los gastos varios a menudo incluyen más transacciones en efectivo y es fácil ver los riesgos asociados con la falta de pautas formales de T&E.

Otro paso para disuadir el fraude de T&E es la adopción de un sistema automatizado de información de gastos. El software de gestión de T&E actual puede integrar controles de políticas, tarjetas de crédito, reservas de viajes con aprobación previa al viaje, herramientas de control de cumplimiento y más. La presentación de informes avanzados, los flujos de trabajo de aprobación documentados y un proceso de auditoría electrónica también hacen que sea mucho más difícil que los gastos fraudulentos pasen desapercibidos.

El resultado final

Como mencioné, el fraude ocurre y puede ocurrir sin importar lo que los contadores pongan para detenerlo. Pero comprender la exposición e incorporar las mejores prácticas en la gestión de los gastos de T&E reducirá el riesgo y dará mayor transparencia al proceso de reembolso, así como a los códigos de conducta de las empresas.

Sobre el autor:

Robert Neveu es el director general de Certify, un fabricante de herramientas de gestión de viajes y gastos en línea para empresas de todos los tamaños. Antes de comenzar con Certify en 2007, formó Recruiternet, una compañía de software de seguimiento de solicitantes que vendió a First Advantage en 2005.