Saltar al contenido

El experto nos da la primicia sobre la nube y la gestión de documentos

Una cosa que no ha cambiado a lo largo de los años es que los contables tienen que trabajar con muchos documentos. Claro, el método ha pasado del pergamino al papel, a los archivos informáticos y a la nube, pero la necesidad de organizar, acceder y asegurar los documentos sigue existiendo. Entonces, ¿qué necesitan saber los contadores sobre la gestión de documentos? ¿Qué ha cambiado y qué no ha cambiado? Nos sentamos con Don Emery, director de soluciones para clientes de Doc.It, sobre los problemas de gestión de documentos a los que se enfrentan los contables.

AWEB: Su libro blanco, “Selecting Document Management and Workflow Technology”, indica que la mayoría de las empresas no tienen un sistema de gestión de documentos o lo hacen ellas mismas. ¿Le sorprende eso?

El experto nos da la primicia sobre la nube y la gestión de documentosEl experto nos da la primicia sobre la nube y la gestión de documentos

Emery: Sospecho que encontrarás un gran número de empresas más pequeñas en el rango de uno a cinco usuarios allí. A medida que nos adentremos en las empresas medianas y grandes, más de ellas tendrán un sistema. Pero también hay empresas que lo hacen por sí mismas.

El problema es que trabajas con herramientas que tienes que trabajar alrededor de y no están trabajando juntas. Sí, todavía puedes hacer cosas, pero ¿es lo más productivo? Podemos arreglárnoslas y el statu quo estaba bien, pero no siempre conduce a la mayor productividad.

AWEB: Tu sistema está basado en las nubes, ¿verdad? Ha habido una serie de informes, y artículos que hemos hecho, que indican importantes preocupaciones de seguridad sobre el almacenamiento en la nube. ¿Cómo aborda su sistema la seguridad?

Emery: Nuestro sistema puede estar basado en las nubes y puede funcionar localmente. Basado en nubes tiene mucha zona gris. Puede funcionar en un conjunto de servidores, una granja de servidores. Usted está accediendo a él a través de la nube o puede tenerlo donde su proveedor alberga toda la aplicación y sus datos. Pero puedo tener un sistema local y trabajar desde casa a través de Internet, realmente estoy trabajando en la nube.

Lo importante es asegurarse de que haya seguridad en su transmisión de datos y seguridad en el almacenamiento y seguridad sobre lo que sucede en su contrato si sus datos están ahí con su proveedor o granja de datos y ¿qué pasa si [el proveedor] vende? ¿Quién tiene ahora sus datos?

El servicio de plataforma en la nube es alrededor del 25 por ciento del negocio ahora mismo.

AWEB: ¿Te sorprende que no sea más alto?

Emery: En cierto modo. La seguridad no es el único problema. Un problema es la velocidad. Si quiero abrir un archivo de 500 páginas y tiene que ir a través de Internet, encontrar el archivo y enviármelo de vuelta, habrá latencia. No hay una velocidad de Internet súper rápida en todas partes. Si soy rural y voy a mi cliente y no tienen servicio de Internet rápido, interpondré más latencia.

Y, ¿pueden todas mis aplicaciones trabajar juntas en la nube? Puedo tener la suite de Office, el software de contratación, el portal, el tiempo y la facturación, ¿son todos capaces de trabajar en un solo entorno de nube? Porque si usas un proveedor aquí y otro allá, puede que no jueguen en la misma caja de arena.

También hay un poco de miedo [a la nube]. En eso, cuando puedo ver mi servidor, eso me da confianza.

AWEB: ¿Cuál es el mayor error que comete un contador público o una empresa para determinar qué sistema de gestión de documentos debe utilizar?

Emery: Hay dos errores: la falta de totalidad y la estandarización de los métodos.

La gestión de documentos hoy en día incluye el flujo de trabajo. No es sólo la gestión de documentos o el almacenamiento de los mismos. Cuando se selecciona un proveedor, es importante que haya un conjunto de herramientas completo. Tienes que reunir y procesar documentos, almacenarlos, entregarlos y gestionar tus proyectos. Necesitamos que todos ellos estén integrados y tienen que trabajar juntos. Así que uno de los mayores errores es no mirar el enfoque holístico: reunir, procesar, almacenar, gestionar proyectos pero también tener comunicaciones seguras con el cliente.

Una vez que has tomado la decisión de vender, ¿qué tienes que hacer con tu entorno para que funcione? El software está escrito de una cierta manera. Las empresas que no crean procedimientos efectivos sobre cómo trabajar y usar las herramientas dejan mucho sobre la mesa. No crean estandarización de métodos. Puedes tener el mejor software, pero cuando lo trabajas todo en el ambiente, es cuando ganas eficiencia y resuelves los problemas.

Así que el error es no mirar la totalidad. Veo empresas de tres usuarios que implementan la eficiencia del almacenamiento y el control de proyectos. Y estas empresas están produciendo grandes valores en dólares por persona debido al enfoque de la totalidad.

AWEB: ¿Por qué es tan difícil la gestión del correo electrónico? ¿Es porque cada CPA maneja el correo electrónico de manera diferente, creando ineficiencias en la recuperación de documentos y en el intercambio con otros?

Emery: El compartir el final es una de las grandes cuestiones. El volumen es otro. Estamos inundados de correo electrónico. Tienes que tomar fácilmente un correo electrónico y ponerlo en un proyecto. Mi correo electrónico me llega como una propiedad para mí. Así que si tú y yo estamos trabajando juntos, tengo información y tú no sabes nada al respecto. Necesito tomar los correos electrónicos que recibo y deben ir a mi proyecto para que todos puedan verlos y que puedan tocar ese proyecto.

Y tienes que tener pautas claras sobre los correos electrónicos y lo que guardas en el proyecto o no. Así que necesitas herramientas para hacerlo fácil y un mecanismo donde la información sea visible para el equipo y no sólo para el individuo.

AWEB: Hay muchas preguntas que alguien puede hacer al evaluar a los proveedores de gestión de documentos. ¿Hay alguna que considere la más importante?

Emery: Una de las cosas de las que siempre hablas con tu proveedor, y no creo que se haya mirado lo suficiente, es el contrato real. ¿Cuánto cuesta salir de él? ¿Hay una auto-renovación y seis meses antes de que se termine, se vuelca automáticamente? ¿Puedes obtener tus datos si te vas? ¿Dónde van tus datos en la nube y te cuesta conseguirlos? ¿Recibe un certificado? Si está en un entorno alojado, quiere un certificado que diga que los datos se han borrado o eliminado completamente de su sistema. ¿Qué pasa si su proveedor se vende y almacena sus datos?

También pregunte si el desarrollo del producto [del vendedor] sigue creciendo. Pregúnteles cuáles son sus objetivos específicos de desarrollo para los próximos tres años. Si no pueden responder, no irán a ninguna parte, lo que significa que estás atado a un proveedor estancado.

Y, ¿cuál es su visión?

AWEB: ¿De qué manera se puede engañar a una empresa al elegir un proveedor?

Emery: No me gusta pensar que un proveedor es engañoso, pero no te limites a tomar su palabra y no compruebes las referencias. Si dicen que son muy dinámicos, pregunte a sus clientes sobre lo que ha pasado. Consiga la validación de las afirmaciones de un gran servicio al cliente a través de las referencias. Ahí es donde la goma se encuentra con el camino. Lo difícil de las referencias es que no te darán una empresa con la que tengan una relación marginal. Y al final, das un salto de fe.