«¡Tienes correo!»
A pesar de estar firmemente en el camino hacia una oficina sin papeles y un futuro digital, la mayoría de las empresas y oficinas de contadores públicos todavía dependerán del correo electrónico para hacer el trabajo, según encuestas recientes realizadas por Robert Half Technology.
Independientemente de su relación con la tecnología – ya sea los que lideran el grupo que gestiona e implementa las plataformas de comunicación o los usuarios que confían en herramientas de comunicación efectivas para hacer su trabajo cada día – los profesionales de la CPA dicen que el correo electrónico es la herramienta a la que más recurren para comunicarse con sus compañeros y colegas.
Casi tres cuartos (73 por ciento) de los 2.500 CIOs encuestados y el 53 por ciento de 1.000 oficinistas creen que el correo electrónico será la forma más común de comunicarse internamente hasta el 2020.
Los que creen que el correo electrónico está en vías de extinción citaron la mensajería instantánea como el reemplazo más probable, siendo un medio más rápido y menos formal de contactar con el personal interno y los empleados. Abundan las aplicaciones de mensajería populares para teléfonos móviles y otros dispositivos, incluyendo WhatsApp y Slack.
Aún así, según John Reed, director ejecutivo senior de Robert Half Technology, es importante que el medio coincida con el mensaje.
«La mensajería instantánea permite a los compañeros de trabajo colaborar en tiempo real y se utiliza mejor para discusiones rápidas y respuestas inmediatas», dijo Reed en un comunicado.
«Guarda las estrategias y la lluvia de ideas para las reuniones y el correo electrónico, donde se puede profundizar y evitar los errores de comunicación», dijo.
«Los equipos de apoyo técnico pueden ayudar a los empleados a comprender cómo maximizar las tecnologías de la comunicación, como la mensajería instantánea o los sitios internos de redes sociales, y aprovechar las características para promover comunicaciones más fluidas», dijo Reed.
Cuando se les preguntó cuál es el canal de comunicación más eficaz para la planificación, la elaboración de estrategias y el seguimiento, los oficinistas de las empresas de contadores públicos y de otras industrias y funciones pusieron el correo electrónico como segunda prioridad. Las reuniones en persona fueron las primeras (37 por ciento), seguidas del correo electrónico (27 por ciento), la mensajería instantánea (19 por ciento), las llamadas telefónicas (9 por ciento), la videoconferencia (6 por ciento) y la red social interna (2 por ciento).
Los CIOs, por otro lado, tenían diferentes puntos de vista. Se inclinaban por el correo electrónico (41 por ciento), seguido de las reuniones en persona (22 por ciento), la mensajería instantánea (13 por ciento), las llamadas telefónicas (9 por ciento), la red social interna (8 por ciento) y la videoconferencia (7 por ciento).
Comunicación digital: En cualquier momento, en cualquier lugar
Aunque se espera que el correo electrónico siga siendo la forma más popular de comunicación en el lugar de trabajo, más de uno de cada cuatro profesionales (28 por ciento), de los 1.000 trabajadores encuestados, citaron la mensajería instantánea como su principal canal de comunicación con los compañeros de trabajo.
Una de las razones puede ser la inmediatez: el 76 por ciento de los trabajadores encuestados dijeron que sienten más presión para responder inmediatamente a la mensajería instantánea que al correo electrónico, y el 90 por ciento esperan una respuesta inmediata cuando envían un mensaje instantáneo.
Robert Half dice que la mensajería instantánea suele ser mejor para una conversación rápida y solicitudes, mientras que la estrategia y la planificación es mejor para las reuniones. Añade que muchos trabajadores prefieren las reuniones en persona para comunicarse con sus colegas.
A continuación se presentan algunos hallazgos adicionales sobre la forma en que los trabajadores ven la mensajería instantánea:
- Reglas de compromiso : El 54% de los profesionales dijeron que su empresa tiene reglas claras sobre cómo utilizar su plataforma de mensajería interna, como el requisito de actualizar el estado como «en línea», «ocupado» o «ausente» para mantener a los colegas informados.
- No molestar : Casi dos tercios (el 65% de los encuestados) han recibido un mensaje cuando su estado es «no molestar» u «ocupado», y el 30% de esos profesionales dijeron que estaban «molestos» por la intrusión. Los profesionales de 35 años o más se mostraron más molestos que sus colegas más jóvenes y más propensos a abstenerse de enviar un mensaje cuando el estado de un compañero de trabajo es «ocupado».
- Abierto para los negocios : La mayoría de los profesionales dijeron que su motivación principal para permanecer «en línea» con la plataforma de mensajería de su organización era informar a sus compañeros de trabajo que están trabajando y disponibles (56 por ciento). Otros encuestados la utilizan para acceder rápidamente a sus colegas (22 por ciento) y hablar con sus compañeros de trabajo en tiempo real (17 por ciento).