En esta era, todos somos trabajadores del conocimiento en mayor o menor grado. Los trabajadores de los servicios de entrega urgente, por ejemplo, dependen de la informática móvil para mantener la eficiencia y la eficacia a lo largo del día. Una recepcionista en el vestíbulo de una corporación multinacional o en una empresa de contabilidad de tres personas también tiene una variedad de responsabilidades, algunas de ellas de una sola vez, la mayoría recurrentes, y muchas otras de duración limitada.
Cualquiera que ocupe un puesto de responsabilidad, además, maneja múltiples prioridades. Desde los socios principales de la empresa hasta los contratados el primer día, todos – a lo largo de un día, una semana, un mes y un año – tienen una variedad de responsabilidades que deben ser manejadas con destreza. Esa es simplemente la naturaleza de la contabilidad hoy en día. A diferencia de los trabajadores de hace 100 años, casi nadie hoy en día se centra sólo en una tarea específica repetidamente.
Asignación efectiva de recursos
En un momento dado, abordar la variedad de tareas a las que nos enfrentamos requiere al menos una capacidad mínima para la gestión del tiempo, la autogestión y la asignación eficaz de recursos. Sin embargo, en ningún momento deben confundirse esas aptitudes en el lugar de trabajo con el fenómeno actual, aunque desacertado, conocido como multitarea. Y seamos claros: la multitarea no equivale a la gestión de múltiples prioridades.
En la superficie, la multitarea parece ser una forma efectiva de manejar una plétora de asuntos que compiten por su atención. Parece intuitivo que si se puede manejar eficazmente tanto A como B simultáneamente, se está logrando un aumento de la productividad, así como un notable ahorro de tiempo. La falacia es creer que el cerebro humano puede fácilmente duplicar y triplicar las actividades sin perder la concentración, la atención o la eficacia.
Sin embargo, decenas de miles de años de desarrollo fisiológico humano, así como los estudios actuales, sugieren que el cerebro humano sólo ofrece su aguda atención en una dirección a la vez. El intento de ofrecer simultáneamente su aguda atención en dos direcciones da como resultado una forma reverberante de atención prestada a cada actividad con una pérdida previsible de productividad y agudeza mental.
«Espera», se podría decir. «Seguramente hay algunas actividades para las que está bien hacer varias cosas a la vez.» Sí, las hay. No es probable que te caigas del sofá mientras comes si tienes la televisión encendida al mismo tiempo. La diferencia entre comer y ver la televisión, y, digamos, conducir y hablar por teléfono móvil, es un orden de magnitud enorme. Es bastante fácil comer y ver un programa, escuchar música, hablar con otra persona, o incluso leer si se marca el ritmo de las mordeduras. Dado que no hay maquinaria pesada en movimiento, el acto cotidiano de comer mientras realizas alguna otra actividad es una forma perfectamente aceptable de multitarea de bajo nivel.
La rutina y lo familiar
En el curso de un día de trabajo, cada uno de nosotros hace varias tareas, a menudo sin siquiera pensarlo. Si rastreáramos nuestras acciones, veríamos que para virtualmente todas las tareas que ejecutamos efectivamente, dejamos de hacer multitareas y nos concentramos en la tarea en cuestión o continuamos haciendo multitareas porque estábamos tan familiarizados con lo que se requería de nosotros que aplicar nuestro yo no era agotador.
El verdadero riesgo de la multitarea en el lugar de trabajo es que, si se hace con suficiente frecuencia, nunca nos retiramos del todo a ese espacio mental en el que podemos ofrecer nuestra mejor concentración y, por lo tanto, nuestro mejor trabajo. Además, participar continuamente en la multitarea envía un fuerte mensaje a tu subconsciente de que así es como tiene que ser si quieres tener éxito en tu posición, seguir siendo competitivo y seguir adelante durante el día.
Cuando la multitarea se convierte en un hábito arraigado, en efecto nos decimos a nosotros mismos que no podemos hacerlo de otra manera. Experimentamos una pérdida de la capacidad de reunir la fuerza mental y emocional para concentrarnos en la tarea que tenemos entre manos. Nos perdemos los beneficios que vienen de la práctica del «arte de hacer una cosa a la vez».
Como práctica cotidiana, cuando se repite con suficiente frecuencia -mes tras mes, año tras año- la multitarea separa a los que llegan a la cima y a los que se encuentran continuamente luchando por mantener el ritmo.
Una cosa a la vez
A medida que avanzas a través del día y la semana de trabajo, dominar el arte de hacer una cosa a la vez es la forma más productiva de proceder. Ocasionalmente, sí, puedes hacer varias tareas a la vez en aquellos temas que representan la rutina y lo familiar, y que conllevan poca pena por cualquier tiempo perdido en el camino. Sin embargo, es en su mejor interés renunciar a la multitarea y a su falsa promesa mientras persigue las múltiples prioridades que una persona de su educación, antecedentes, formación y nivel de autoridad es responsable de manejar.