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Dos maneras de desactivar la función de perforación de la tabla pivotante de Excel

Una de las ventajas de las tablas dinámicas es que se puede resumir rápidamente una gran lista de datos en un resumen conciso con sólo unos pocos clics de ratón.Sin embargo, en ciertos casos puede que no quieras que los usuarios profundicen en los detalles.

Por ejemplo, tal vez sea necesario presentar la información sobre los sueldos en forma agregada, resumiendo los datos por departamento o división en un cuadro pivote. En este artículo, compartiré dos formas diferentes de evitar que los usuarios se vean afectados por las tablas dinámicas.

Dos maneras de desactivar la función de perforación de la tabla pivotante de Excel
Dos maneras de desactivar la función de perforación de la tabla pivotante de Excel

Comencemos creando una tabla pivotante a partir de algunos datos de muestra. Hice lo siguiente en la figura 1 para crear mis datos de muestra:

  • La columna A tiene esta fórmula: =”División”&IF(ISODD(ROW()), “A”, “B”)
  • En la columna B escribí Empleado1 en la celda B2 y luego arrastré la manija de llenado hacia abajo para crear una serie.
  • En la columna C usé esta fórmula: =RANDBETWEEN(20000,125000)

Una vez que hayas creado la serie, pulsa Ctrl-A para seleccionar toda la lista, pulsa Ctrl-C para copiar, y luego haga clic con el botón derecho del ratón en la celda A1 y elija el icono Valores (o elija Pegado especial y luego haga doble clic en Valores ).

Ahora estás listo para crear una mesa giratoria:

1. Haga clic en cualquier celda dentro de una lista de datos, como se muestra en la Figura 1.

2. Activar el menú de Excel Insertar .

3. Haz clic en el comando PivotTable .

4. Haz clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo Create PivotTable .

5. Marque la casilla de verificación División dentro de la lista Campo de la mesa giratoria .

6. Marque la casilla Salario dentro de la lista Campo de la mesa giratoria .

7. Haga doble clic en el total de División A .

8. Una nueva hoja de trabajo aparece dentro del libro de trabajo, mostrando la información del salario por empleado.

Figura 1: Las tablas pivotantes permiten resumir rápidamente la información en un resumen conciso.

La primera técnica para evitar que los usuarios perforen dentro de una mesa giratoria consiste en cambiar la opción de la mesa giratoria, como se ilustra en la figura 2:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la tabla giratoria.
2. Elija Opciones de la mesa giratoria .

3. Seleccione la pestaña Data dentro del cuadro de diálogo PivotTable Options .

4. Desmarca la casilla de verificación Activar Mostrar Detalles .

5. Clic OK .

6. Activar el menú de revisión de Excel .

7. Haga clic en Proteger hoja de cálculo .

8. Opcional: proporcionar una contraseña.

9. Marque la casilla Use PivotTable & PivotChart .

10. Haz clic en OK . Si has proporcionado una contraseña en el paso 8, se te pedirá que la confirmes de nuevo.

Figura 2: Desactive la opción Habilitar Mostrar detalles para evitar que los usuarios se desplacen dentro de una tabla pivote.

Dependiendo de la versión de Excel que estés usando, en este punto si haces doble clic en la tabla pivote es probable que recibas una advertencia de que no puedes cambiar un área protegida de la hoja de cálculo. Si desprotege la hoja de cálculo, pueden surgir dos escenarios diferentes si hace doble clic en la tabla dinámica:

  • Puede aparecer una vaga indicación de que no se puede cambiar esa parte de la tabla pivotante.
  • No ocurre nada en absoluto cuando se hace doble clic en una celda dentro de la mesa giratoria.

Para restaurar la capacidad de desglose, simplemente haga clic en la casilla de verificación Enable Show Details de nuevo en el cuadro de diálogo PivotTable Options . Ten en cuenta que en la mayoría de las versiones de Excel se trata de un ajuste de tabla por pivote. Los suscriptores de Office 365 que usan Excel 2016 tienen la posibilidad de establecer una preferencia global para todas las futuras tablas dinámicas mediante la nueva sección Data dentro del cuadro de diálogo Opciones de Excel al que se accede mediante el menú Archivo de Excel .

Un segundo enfoque consiste simplemente en proteger la estructura del libro de trabajo que contiene la tabla pivotante:

1. Activar el menú de revisión de Excel .

2. Elija Proteger Libro de Trabajo .

3. Opcional: Proporcionar una contraseña.
4. Clic OK .

5. Haga doble clic en la tabla pivotante para activar el primero de dos avisos.

6. El primer aviso indica que Excel no pudo insertar una nueva hoja de trabajo debido a que el libro de trabajo estaba protegido.
7. El segundo aviso indica que Excel no pudo copiar los registros en cuestión de los datos de origen porque no se pudo insertar una nueva hoja de cálculo.

Figura 3: Proteger el libro de trabajo evita que Excel inserte nuevas hojas de trabajo para mostrar los resultados del desglose.

Dependiendo de lo alto que se quiera subir el listón para evitar que los usuarios profundicen en las tablas dinámicas de Excel, se puede utilizar una o ambas técnicas.