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Deseando un 2016 sin la hoja de cálculo de la vergüenzaDeseando un 2016 sin la hoja de cálculo de la vergüenza

Aunque a lo largo de los años se han lanzado muchas aplicaciones financieras pregonando su capacidad para â??eliminar de las empresas las hojas de cálculo propensas a erroresâ?, parece que no estamos más cerca de abandonar las hojas de cálculo. Entonces, ¿por qué seguir avergonzando a los que las usamos?

En 2015, Excel celebró su 30º cumpleaños, una hazaña notable teniendo en cuenta que durante los últimos 10 o más años hemos estado escuchando regularmente sobre la probable desaparición de Excel. De hecho, según una reciente investigación de Forrester, la mayoría de las organizaciones (63 por ciento) todavía construyen la mayor parte (más del 50 por ciento) de sus aplicaciones de inteligencia empresarial basadas en herramientas de escritorio, como las hojas de cálculo. Estas estadísticas confirman lo que muchos ya saben, pero no quieren admitir: las hojas de cálculo siguen siendo muy utilizadas hoy en día.

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Las hojas de cálculo de Excel han resistido la prueba del tiempo porque siguen proporcionando la flexibilidad que necesitan los departamentos de contabilidad y los contables. No hay que esperar a que el departamento de informática haga cambios en los sistemas, no hay necesidad de soluciones provisionales y no hay compromisos. Para los cálculos complejos en los que los datos cambian continuamente y los que requieren el uso de funciones de celdas, Excel es a menudo la herramienta (secreta) para hacer el trabajo.

Las hojas de cálculo se utilizan hoy en día para la elaboración de presupuestos, previsiones, informes financieros, determinación de cálculos de impuestos, análisis operacionales y mucho más. Es bien sabido que las hojas de cálculo por sí solas no son perfectas. Por sí solas, ofrecen poca o ninguna protección contra la corrupción de datos, ninguna manera de validar los números o la comprobación de errores, ni ofrecen la transparencia que los contadores requieren hoy en día.

Como muchos contadores han aprendido de primera mano, el simple hecho de comprobar dos veces los números no basta. Sin embargo, cuando se combina con la tecnología de gestión de hojas de cálculo, los errores pueden reducirse significativamente, y en muchos casos eliminarse. Lamentablemente, la mayoría de las organizaciones no utilizan soluciones de gestión de hojas de cálculo simplemente porque desconocen la existencia de esta tecnología.

Al entrar en el nuevo año, mi deseo es un diálogo abierto sobre esta maravillosa herramienta (Excel) y, por supuesto, el intercambio de información para que juntos podamos hacerla aún mejor. Para iniciar la conversación, considere estos consejos cuando trabaje con hojas de cálculo:

Identificar las hojas de cálculo críticas. Comprender qué hojas de cálculo son más críticas para el negocio, como los datos de cierre financiero y de impuestos, el detalle de ingresos y gastos, etc. Una vez que se identifiquen las hojas de cálculo críticas, poner en marcha procesos para asegurar que se revisen regularmente para detectar riesgos.

Comprender dónde pueden esconderse los riesgos. Una vez identificadas las hojas de cálculo críticas, el siguiente paso es adoptar un enfoque metódico para comprender dónde pueden esconderse los riesgos. Las celdas ocultas, los cálculos de divisas y los números transpuestos son algunos de los problemas más comunes.

Basura dentro, basura fuera. Tomar decisiones estratégicas de negocios basadas en datos buenos y limpios es esencial para el éxito de la contabilidad. Cuando los datos se introducen incorrectamente al principio, las consecuencias pueden ser significativas y costosas más adelante. Esto es particularmente cierto cuando se trata de la conformidad y la presentación de informes financieros de cierre. Se agregan cantidades considerables de datos en hojas de cálculo y a menudo se comparten entre varias personas.Es esencial mantener la exactitud de los datos comerciales.

No lo hagas solo. Simplemente pretender que el uso de la hoja de cálculo no está sucediendo claramente no funcionará. En lugar de hacer la vista gorda, abraza a Excel. En lugar de usar Excel en un silo, considera la posibilidad de implementar soluciones automatizadas de riesgo y análisis que proporcionen el control necesario y la comprensión de los posibles riesgos y errores que pueden estar ocultos en las hojas de cálculo, independientemente de dónde residan en una red o cuántas existan. Estas soluciones proporcionan visibilidad sobre quién está trabajando en un archivo, cuántas personas están trabajando en él, cuándo cambia algo, qué cambió y quién hizo esos cambios. La capacidad de supervisar y hacer un seguimiento de la información durante un período de tiempo proporciona una valiosa información sobre si se están cumpliendo las políticas, al tiempo que facilita considerablemente a los contables la identificación de los posibles riesgos.

Lamentablemente, la mayoría de las organizaciones no utilizan soluciones de gestión de hojas de cálculo simplemente porque desconocen la existencia de esta tecnología. Espero que con un diálogo abierto juntos podamos crear una mayor conciencia de la tecnología de gestión de hojas de cálculo que ayude a mejorar la ya excelente hoja de cálculo Excel.