Hay varios desafíos cuando un cliente contrata a un empleado para que trabaje en su casa, especialmente cuando se trata de conseguir que los impuestos sobre el empleo en el hogar sean correctos. Calcular estos llamados impuestos de niñera ‘después del hecho’ puede ser su mayor riesgo.
Calcular los impuestos «después del hecho» significa recopilar tres meses de nómina y datos de impuestos, calcular la obligación fiscal de su cliente, y remitir esa cantidad en el plazo trimestral. Esto incluye la parte del empleador de FICA (Seguridad Social y Medicare) y los impuestos de desempleo (federal y estatal).
Parece bastante fácil. Entonces, ¿qué puede salir mal?
Registros de nómina deficientes
En mi experiencia trabajando con empleadores domésticos, pueden ser notoriamente descuidados al llevar la cuenta de las horas trabajadas por sus empleados. Son profesionales ocupados (por lo que contrataron ayuda doméstica para empezar) y pueden no prestar mucha atención a las hojas de asistencia, o incluso no tener ningún tipo de registro de tiempo.
Su cliente puede darle malos datos de nómina para la declaración de impuestos o le dejan a usted la tarea de armar los informes de nómina. De cualquier manera, podría presentar formularios de impuestos basados en un mal registro.
Sin hojas de tiempo precisas, un empleado podría estar mal pagado por las horas que ha trabajado o podría no recibir el pago de horas extras requerido. Por ley, un empleado doméstico debe recibir al menos el salario mínimo, que es el más alto de las tasas federales, estatales o locales.
Además, reciben un pago de horas extras de tiempo y medio por las horas trabajadas de más de 40 en una semana. Hay unas pocas excepciones a la regla de las horas extras, sobre todo en el caso de los trabajadores que viven en casa y los que cuidan de sus compañeros.
Varios estados han aprobado leyes sobre los derechos de los trabajadores domésticos para ofrecer protección a los empleados del hogar. Estas leyes podrían determinar los días de descanso y el tiempo libre remunerado. Las leyes de licencia por enfermedad y de licencia familiar pagada también pueden extenderse a los empleados del hogar.
El incumplimiento de las leyes fiscales, salariales y laborales puede meter a sus clientes en problemas con varias agencias gubernamentales, abrirlos a una auditoría del IRS y exponerlos a acciones legales de sus empleados. Sin mencionar el pago de impuestos atrasados con penalidades e intereses.
Dado que los empleadores domésticos suelen ser familias de alto valor neto, llevarlos a juicio puede ser una opción atractiva para los trabajadores domésticos.
Cometer errores el día de pago
Su cliente podría estar pagando a su empleado en efectivo o escribiendo un cheque personal. Sin embargo, algunos estados requieren que los empleadores distribuyan un talón de pago junto con los salarios, incluso si pagan electrónicamente. El talón de pago incluye información como horas trabajadas, tasa de pago, tasa de horas extras, deducciones, retenciones y más.
Los Estados también pueden determinar la frecuencia con la que se debe pagar a un trabajador. En Nueva York, por ejemplo, se exige que los empleados domésticos reciban su paga semanalmente.
Falta de seguro de compensación de trabajadores
El seguro de compensación laboral es necesario para muchos empleadores del hogar y a menudo se pasa por alto o se omite. Sin embargo, incluso si su cliente está cumpliendo con la ley, todavía puede tropezar.
Usemos Nueva York como ejemplo otra vez. Se requiere una política de compensación laboral si un empleado trabaja 40 o más horas a la semana. Su cliente contrata a una niñera por 35 horas a la semana y decide no obtener cobertura de compensación laboral.
Pero una semana – y sólo toma una semana – la niñera pone 40 horas. Eso significa que la familia necesita una política de compensación laboral. Sin registros exactos de la nómina, esto podría pasar desapercibido. Si la niñera se lesiona en el trabajo y no existe una compensación laboral obligatoria, la familia se vería obligada a pagar los gastos médicos y los salarios perdidos del empleado, así como las multas y penalizaciones por falta de cobertura.
Eso puede fácilmente sumar decenas de miles de dólares. Como un aparte, incluso cuando la cobertura de compensación de trabajadores es voluntaria, una póliza puede ser una buena idea para ayudar a proteger a su cliente.
¿Quién tiene la culpa?
Si se equivocan en los impuestos de la niñera para su cliente, podrían señalarles a usted y a su empresa aunque no sea su culpa. Esperan un consejo experto y que usted los aleje de los problemas.
Podrías poner en peligro la relación con tu cliente, incluso perderlo por completo, por el mal manejo de los impuestos de las niñeras o por una orientación incorrecta.
La forma correcta de manejar los impuestos de las niñeras
Si te encargas de los impuestos de las niñeras de tus clientes, es mucho más fácil hacerlo por período de pago que después del hecho. De esa manera puedes resolver cualquier asunto de nómina, impuestos, mano de obra o seguro de inmediato y mantener a tu cliente conforme (y feliz).
Si bien las hojas de asistencia en papel son baratas y fáciles, todavía existe la posibilidad de que se produzcan errores por la introducción manual de datos. Es posible que su cliente quiera utilizar una solución de control de horarios automatizada en la que sus empleados fichen en su dispositivo móvil y los registros estén disponibles en línea.
También evitas la loca lucha de obtener datos de nómina y calcular los impuestos con una fecha límite inminente. Puede ser muy fácil apresurarse y cometer errores.