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Desafíos, mejores prácticas para la primera presentación de XBRL

Miles de pequeñas empresas públicas presentarán por primera vez informes financieros en el Lenguaje Extensible de Informes Comerciales (XBRL), con su presentación regular el 15 de junio de 2011 ante la Comisión de Valores y Bolsa (SEC) en la tercera y última fase de la norma de 2009 de la SEC que exige que todas las empresas públicas presenten informes financieros con etiquetas legibles por ordenador. Los pequeños emisores privados extranjeros que informen a la SEC utilizando las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) no presentarán exhibiciones XBRL en este momento.

Las etiquetas, que contienen información contable y contextual subyacente, son necesarias para las partidas que figuran en el anverso de los estados financieros y para las cifras y los principios contables que figuran en las notas de pie de página de los estados financieros. El contenido de las etiquetas puede leerse mediante programas informáticos comerciales.

Desafíos, mejores prácticas para la primera presentación de XBRL
Desafíos, mejores prácticas para la primera presentación de XBRL

Desafíos para los que presentan solicitudes por primera vez

Diana Bourke, jefa de operaciones de EDGAR Online, proveedor de software, servicios y datos XBRL, habló con AccountingWEB sobre algunos de los desafíos que los nuevos solicitantes pueden enfrentar al preparar sus primeras presentaciones de XBRL, y recomendó algunas prácticas óptimas.

“Los nuevos declarantes deben entender que la presentación de informes XBRL es probablemente el mayor cambio en el proceso de información financiera desde la implementación de la base de datos EDGAR de la SEC”, dijo Bourke. “Los gerentes de contabilidad interna no necesitan convertirse en expertos en XBRL, pero entenderán lo básico. Deben tratar de obtener toda la información que puedan de quien les esté ayudando y también aprovechar la experiencia de los anteriores declarantes. Esto puede proporcionar una buena orientación sobre los tipos de cambios que muchos necesitan hacer en sus procesos de presentación de informes financieros.

“Las empresas deben tener en cuenta que la creación de los archivos XBRL añadirá tiempo al proceso de información financiera. Los gerentes necesitan comunicar a todos en el área de contabilidad interna que el XBRL es un cambio, y que requerirá más tiempo en el cierre. Es un archivo separado, no en el formato HTML, y la selección de la etiqueta XBRL puede requerir un proceso adicional de revisión y aprobación a nivel interno”.

Mejores prácticas para la presentación inicial

Con aproximadamente 8.700 empresas que se presentan por primera vez en la próxima temporada de presentación de solicitudes del segundo trimestre, mucha gente estará en el mismo lugar en la curva de aprendizaje”, dijo Bourke. “Hay algunos pasos que los declarantes deben tomar en los meses y semanas anteriores a su fecha anticipada de presentación ante la SEC”. Deberían:

  1. Determinar el enfoque que usarán para preparar los archivos XBRL. Las opciones incluyen: trabajar con su impresora financiera/agente de archivos, trabajar con un ERP o proveedor de software financiero, o auto-etiquetado usando software específico XBRL.
  2. Prepárese para la presentación en vivo mediante un proceso interno de embarque durante el cual una empresa puede “practicar” el etiquetado, la aprobación y la validación de XBRL en un documento previamente presentado, cuando no se enfrente a un plazo de presentación inmediato. Los equipos de informes financieros pueden establecer una plantilla que se puede utilizar para iniciar el proceso de presentación en vivo. Esto también les ayudará en su trabajo sobre los procesos y plazos de aprobación.
  3. Prepare un estado financiero pro forma, posiblemente de una fecha anterior, y comience el proceso de selección de etiquetas antes de que se hayan introducido los números finales en los estados.
  4. Continuar trabajando en las etiquetas a medida que pasan por una o dos rondas de actualización de los números.
  5. Termine la selección de la etiqueta antes de insertar los números finales, en la medida de lo posible.
  6. Utilice el sitio web de la SEC Previewer para revisar el documento.

“XBRL” es un estándar de datos, no de representación. Cuando un cliente ve por primera vez un documento XBRL renderizado en el sitio de la SEC, puede parecer un poco diferente del archivo HTML”, dijo Bourke. “Los gerentes deben hablar con quien les esté ayudando a preparar las presentaciones XBRL para entender dónde hay diferencias o inconsistencias y para estar seguros de que el XBRL está estructurado correctamente desde la perspectiva de los datos.

“XBRL” es una tecnología que se centra en construir y construir buenos estados financieros. Impone un rigor que el proceso de impresión no tiene. Permite automatizar la comprobación de los datos y los cálculos, y el resultado son datos realmente buenos. Los gerentes deben mirar la estructura de los estados financieros en ese contexto”.

Usando los datos

Bourke enfatizó que el XBRL es una tecnología muy joven y los usuarios sólo están empezando a darse cuenta de su potencial. “La taxonomía se actualiza continuamente. Esperamos que después de la presentación del segundo trimestre, debido al gran y rico conjunto de datos, las grandes empresas de inversión y las agencias de calificación amplíen su uso de las herramientas que existen, incluyendo nuestra plataforma I-Metrix, y que otras empresas se involucren en la construcción del software de análisis de datos. Realmente tienes que tener el suministro de datos primero. Los usos seguirán. Es una herramienta muy poderosa”, explicó Bourke.

“El XBRL proporciona un marco para definir y compartir información”, continuó Bourke. “Potencialmente, en una gran empresa con múltiples divisiones, ya no sería necesario utilizar un único sistema para construir informes consolidados. Los datos en formato XBRL podrían utilizarse para el análisis interno y podrían eliminar la necesidad de grandes gastos en sistemas personalizados o apoyo técnico”.

Frank Brod, director de contabilidad y vicepresidente corporativo de Microsoft, ve la verdadera oportunidad para el XBRL en cómo las compañías usarán el XBRL para sus procesos internos de reporte para estandarizar y permitir eficiencias. Brod será el orador principal en una conferencia en septiembre que explorará el uso futuro del formato de informes financieros, anunció XBRL US.

La SEC utiliza los datos del XBRL para la investigación y para analizar los informes financieros. El público puede acceder a una herramienta analítica en el sitio web de la SEC Researching Public Companies Through EDGAR: A Guide for Investors .

XBRL e IFRS

La SEC ha pospuesto su requisito de que los emisores privados extranjeros que utilizan las NIIF presenten pruebas XBRL para el segundo trimestre. La taxonomía de las NIIF de 2011 que habrían utilizado las empresas extranjeras para sus presentaciones XBRL fue finalizada el 25 de marzo por la Fundación NIIF, pero los funcionarios de la SEC y otros expresaron su preocupación casi inmediatamente después de la publicación de la taxonomía.

Cynthia Fornelli, directora ejecutiva del Centro de Calidad de Auditoría (CAQ), escribió una carta a la SEC el 29 de marzo, afirmando que no había tiempo suficiente para que la SEC revisara la taxonomía antes de la fecha de presentación del segundo trimestre. La carta del CAQ también cuestionaba la adecuación de la taxonomía, afirmando que,

Es posible que todavía se necesiten numerosas ampliaciones en la Taxonomía de las NIIF 2011 porque .la taxonomía todavía no aborda plenamente las prácticas comunes de presentación de informes o las revelaciones específicas de la industria y no incluye definiciones estándar. Además, en ausencia de un desarrollo significativo de la taxonomía de las NIIF para las divulgaciones de notas a pie de página, la necesidad de crear un número significativo de extensiones puede continuar en el segundo año del período de introducción gradual, cuando se requiere un etiquetado detallado.

La SEC, respondió con una carta de “No Acción” el 8 de abril, declarando que como “la Comisión no ha especificado en su sitio web una taxonomía para uso de los emisores privados extranjeros que preparan sus estados financieros de acuerdo con las NIIF emitidas por la IASB y no es posible que dichos emisores privados extranjeros cumplan con la Regla 405 hasta que la Comisión lo haga”.

Bourke es optimista en cuanto a que el XBRL será utilizado por los emisores extranjeros. “En algún momento llegaremos al punto en que la taxonomía XBRL para las Normas Internacionales de Información Financiera alcanzará la riqueza y profundidad deseadas”.

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