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Dejar los malos hábitos de mantenimiento de registros de sus clientes

Los propietarios de pequeñas empresas a menudo se ven tentados a volver a sus viejas costumbres después de la temporada de impuestos, a pesar de haber sufrido la loca lucha por limpiar sus procesos de registro para archivar.

El pensamiento es: “Tengo otros 12 meses antes de que necesite buscar algo de nuevo”. No hace falta decir que esa no es la actitud correcta. Peor aún es cómo la mayoría de los propietarios y gerentes de pequeñas empresas no son exactamente conocedores de los requisitos de registro nacional.

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Una reciente encuesta de TSheets muestra que el dueño de un negocio promedio obtuvo un mísero 24 por ciento en una prueba sobre el mantenimiento de registros esenciales.

Otras estadísticas reveladas:

  • El 8 por ciento sabe cuánto tiempo deben mantenerse los registros de personal y de empleo.
  • El 13 por ciento sabe cuánto tiempo deben mantenerse los registros de impuestos laborales.
  • El 16 por ciento sabe cuánto tiempo deben guardarse las hojas de asistencia de los empleados.
  • El 22 por ciento sabe cuánto tiempo se debe guardar la declaración de la renta.

Hazlo personal

Aunque los datos de la encuesta revelaron lo poco que saben los propietarios de pequeñas empresas sobre el mantenimiento de registros, la sintonía cambia una vez que el beneficio o la desventaja se convierte en algo personal. En las preguntas en las que los empresarios obtuvieron mejores resultados:

  • El 34 por ciento sabe lo que no se requiere en los registros de impuestos de empleo.
  • El 36 por ciento sabe cuánto tiempo hay que mantener los registros de la Ley de Baja Familiar.
  • El 39 por ciento sabe cuánto tiempo deben mantenerse los registros de enfermedades y lesiones de los empleados.

Para mí, estas estadísticas muestran que la necesidad de actuar es siempre más fácil cuando es personal. Convencer a sus clientes PYMES de crear hábitos y políticas de registro que les beneficien a ellos y a sus empleados ayudará a ahorrarles a todos tantos dolores de cabeza en el futuro. Este proceso puede tomar un poco de tiempo para nutrirse, pero he visto lo beneficioso que puede ser a largo plazo.

Utilizar la tecnología y hacer cumplir las políticas

Seré el primero en admitirlo: El mantenimiento de registros nunca es divertido, incluso cuando significa dinero en el bolsillo. Como el fantasma de las navidades pasadas, la mala contabilidad puede volver a perseguirte a ti y a tus clientes durante años.

También me he dado cuenta de que para la mayoría, el “más tarde” tiende a convertirse en “nunca” cuando se trata de la documentación. Por eso soy un fuerte creyente en los registros virtuales o digitales. Siempre se lo digo a mis clientes, ¡sólo porque no sean contables o tenedores de libros no significa que no puedan manejar sus registros como un jefe!

El deterioro, la pérdida o el desplazamiento de documentos ya no debería ser una preocupación cuando el almacenamiento en la nube es tan fácilmente disponible y asequible. Y una vez que tienen la tecnología de su lado, es hora de poner en marcha políticas de registro y hacer saber a sus empleados lo que se requiere de ellos. He visto que las empresas tienen grandes políticas, pero sólo en teoría.

Cuando algo sale mal, algo costoso, entonces el mantenimiento de registros se convierte en una misión DEFCON 1. Pero no debería tener que llegar a eso en primer lugar.

Aplicable a todos

Antes de poner en orden las casas financieras de sus clientes, asegúrese de que usted también está practicando lo que predica. Si mi firma no tiene un buen manejo de la documentación, eso va a afectar mi pulso en los negocios de mi cliente, y eso es una gran desventaja.

No sólo le comunica al cliente que no estoy preparado, sino que también le dice que mi personal no está siendo meticuloso en la preparación de la información financiera. Esto hace que mis clientes pierdan la confianza en mi empresa en su conjunto. La implicación de esto como propietario de un negocio es la potencial pérdida de ingresos, y eso es algo que va a afectar a todos en mi empresa.

Como alguien que ha estado en todas las facetas de las operaciones, ya sea en mi papel de auditor de estados financieros, empleado de una compañía de Fortune 500 o propietario de un negocio, conozco de primera mano las dificultades de implementar y hacer cumplir un buen mantenimiento de registros. Pero también sé que es absolutamente crucial para dirigir un negocio exitoso, sin importar la industria y la ubicación.

El mal mantenimiento de registros es sólo un mal negocio y no es donde sus clientes deberían estar.