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¡Deja de ser un banco para tus clientes!

Simpatizamos con nuestros clientes en tiempos difíciles, así que como “grandes” proveedores de servicios a menudo dejamos que nuestros clientes nos paguen cuando pueden o cobramos a cuenta gotas para ayudar a su flujo de caja.

Desafortunadamente, con estos clientes es más probable que nuestros servicios se necesiten con urgencia y el trabajo urgente a menudo tiene un costo más alto para la empresa.

¡Deja de ser un banco para tus clientes!
¡Deja de ser un banco para tus clientes!

El hecho es que, si estuviéramos en una sesión de ruptura de la conferencia y pidiéramos a la sala de socios o a los administradores de la empresa que levantaran la mano si un cliente les hubiera pedido un plan de pago, garantizo que todas las manos se levantarían. Esto, por supuesto, no se refiere a todos los clientes que tenemos, pero sucede con suficiente frecuencia para que el promedio de cuentas por cobrar de la industria supere los 60 días, cuando todas las demás industrias (incluidas las industrias en las que están sus clientes) disfrutan de un promedio de 45 días. Básicamente, en el papel, sus clientes están obteniendo una flotación de 15 días a expensas de la empresa.

Ahora déjame preguntarte esto:Digamos que tu cliente se acercó a ti y te dijo: “Tengo un puñado de clientes que nunca me pagan a tiempo. Escucho todas las excusas bajo el sol y me cuesta tiempo, dinero y energía hacer que estos clientes paguen sus saldos pendientes!”

¿Cuál sería tu consejo para ese cliente? ¿Les dirías que lo soporten? ¿Les aconsejarías que mientras sus clientes más grandes paguen a tiempo, no importa? O… ¿les aconsejarías que valoraran su propio trabajo e informaran a sus clientes de mala muerte que las cosas tienen que cambiar?

Estoy seguro de que ves a dónde voy con esto. ¡Lo que es bueno para el ganso es bueno para el ganso! Así que, ¿por qué las empresas de CPA no abordan este verdadero desafío en sus propios negocios?

A lo largo de los años, he hablado con miles de socios del bufete y muchos estaban hartos del status quo y admitieron lo que realmente está pasando:

  • Miedo a perder clientes: “Los socios están demasiado asustados para hacer frente a nuestros clientes. Acumulamos intereses sobre las facturas vencidas, pero las amortizamos el 99% de las veces.”
  • Falta de comunicación: “Por lo general, los socios empiezan a trabajar sin discutir los honorarios, y los clientes se sorprenden por lo mucho que cuesta la factura y no pueden pagarnos de inmediato”.
  • Complacencia: “A los socios no les gusta el cambio, así que así es como hacemos las cosas”.

¿Qué puede hacer una empresa? Como hay herramientas que facilitan la preparación y la entrega de las declaraciones de impuestos, hay nuevos productos que facilitan el pago. Por ejemplo:

1. 1. Subutilización de las funciones de los programas informáticos de gestión y facturación de empresas. A menudo las empresas no están utilizando todas las funciones que tienen a su disposición a través de sus soluciones de gestión de prácticas existentes. Por ejemplo, muchas soluciones de gestión de consultorios permiten a las empresas enviar por correo electrónico facturas, estados de cuenta y recordatorios a los clientes. El envío de recordatorios regulares a los clientes con facturas pendientes es una forma comprobada de recibir el pago más rápido! Si la seguridad es una preocupación, utilice un gestor de documentos integrado que le permita cargar facturas, estados de cuenta y recordatorios en un portal seguro, facilitando a los clientes el acceso a su información de forma inmediata.

2. Portales de pago en línea. Cuando llegue el momento de que los clientes paguen, haz el proceso lo más rápido y sencillo posible. Añade un enlace en las facturas que apunte al portal de pago de tu empresa, que se puede configurar en pocos días. Generalmente, los portales de pago aceptan tarjetas de crédito, algunos aceptan ACH, pero sólo uno ofrece una tercera opción única que se detalla a continuación. La utilización de un portal de pago en línea mejorará su proceso de cobro al reducir el tiempo administrativo y los días que se tarda en recibir el pago, ya que es menos probable que los clientes se demoren cuando usted lo facilita.

3. Financiación de las tasas. La financiación con cargo a honorarios acaba de empezar a despegar en los Estados Unidos con las empresas de contabilidad, pero desde hace años es popular en otros países como el Reino Unido y Australia. La financiación de honorarios es simplemente un préstamo que se otorga a los clientes para que éstos le paguen los honorarios inmediatamente, mientras que los clientes pagan el saldo en cuotas mensuales (piense en la financiación médica o la financiación de las primas de seguros). Esta solución garantiza que la empresa no tenga que actuar como un banco para los clientes, y proporciona a los clientes el valor añadido de tiempo adicional para pagar grandes facturas y saldos. La financiación de las cuotas proporciona una ventaja al reducir las cuentas por cobrar a la mitad, a la vez que atrae a nuevos clientes que pueden ser conscientes de los precios o sensibles al flujo de caja (empresas de nueva creación, negocios de temporada, etc.). A las empresas les encanta el flujo de caja acelerado.La financiación de las tasas no les cuesta nada y a los clientes les encanta la mayor flexibilidad de pago sin la fricción en su relación.

Si el efectivo es la sangre vital de cualquier negocio, ¿por qué las empresas ignoran este componente de sus operaciones? El dinero en efectivo es la mejor manera de financiar el crecimiento y la mejora de la empresa, incluyendo la atracción y retención de más personal. Mejorar la facturación requiere un poco de esfuerzo, pero las recompensas pueden ser significativas.