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¡Deja de perder el tiempo en las reuniones!

Por Mike Richardson

La tecnología está acelerando constantemente el ritmo de los negocios: Las decisiones que antes se retrasaban durante semanas ahora se toman en segundos, gracias a la comunicación por Internet. La analítica informática pone la información de mercado en tiempo real a nuestro alcance. Las transacciones pueden ocurrir en cualquier lugar, en cualquier momento.

¡Deja de perder el tiempo en las reuniones!
¡Deja de perder el tiempo en las reuniones!

La lógica sostiene que los negocios que no pueden seguir el ritmo se quedarán atrás.

Para mantener el ritmo, las empresas deben desarrollar una agilidad organizativa, y es absolutamente fundamental si quieren hacer algo más que sobrevivir.

La agilidad organizativa significa poder moverse con rapidez y decisión, y uno de los mayores obstáculos son las reuniones improductivas y que hacen perder el tiempo. Comienzan tarde, se alargan y no logran mucho. Pero las reuniones son la columna vertebral de un negocio ágil.

Aquí hay algunos consejos para desarrollar reuniones ágiles con tracción:

Haga un mapa de su reunión: Crea una agenda permanente y una hoja de cálculo maestra con pestañas relevantes para cada tema de la agenda con las entradas, salidas y aportaciones esperadas. De esta manera, las reuniones son fáciles de dirigir para el presidente porque todo está muy claro.

Establece el estado de ánimo: Establece el tono del nivel de energía reproduciendo un video o música. Puedes contar una historia, leer una cita o ser impredecible y crear un factor sorpresa.

Chispa de creatividad: Enmarque el propósito de la reunión como una pregunta: “¿Cómo podemos…? ?” Las preguntas hacen que el cerebro humano piense más rápidamente.

Documentar la acción en vivo: En lugar de tomar notas, editarlas y distribuirlas después, ahorra tiempo capturando todo electrónicamente en tiempo real. Puedes proyectar elementos de acción para que todos los vean durante la reunión, y guardarlos en una hoja de cálculo maestra alojada en tu servidor para que todos puedan acceder a ellos fácilmente.

Caja de tiempo todo: Las reuniones deben durar cuarenta y cinco minutos, desde cinco minutos después de la hora hasta diez minutos antes de la hora. Asignar tiempo para cada tema de la agenda, especialmente para las presentaciones. Acostumbrar a la gente al hecho de que guillotinarás cualquier cosa que se atropelle. Cuando desafías a la gente a averiguar cómo hacer las cosas en el tiempo asignado, te sorprenderá cómo pueden hacerlo.

Aprovechar el espacio de la pared: El espacio en la pared es uno de los activos más subutilizados en su negocio. Tenga la agenda permanente en la pared, los marcos creativos de resolución de problemas, sus valores fundamentales, los elementos clave de su plan estratégico, las citas inspiradoras, etc., todo en un formato lo suficientemente grande como para que pueda consultarlos durante la reunión.

Generar entrada: Que cada uno se tome un minuto para escribir una idea relevante al tema de la agenda. Da la vuelta a la mesa y permite que cada persona comparta su idea, o divídanse en parejas o tríadas para discutir las ideas e informar. (Recuerden asignar tiempo para cada paso del proceso.)

Conseguir un consenso rápido: Una vez que las opciones están sobre la mesa, facilitar al grupo hacia decisiones rápidas con declaraciones y preguntas como: “Me estoy inclinando hacia esto…”; “¿Alguien tiene una objeción violenta a eso?”; “¿Pueden todos apoyar eso?” Luego muévalos hacia la acción rápida: “¿Cuál es la mejor manera de hacerlo?”

La agilidad es la capacidad de estar constantemente buscando oportunidades para avanzar hacia las metas mientras se planifican los problemas. Es ser capaz de capitalizar las oportunidades fugaces, recuperarse de los problemas y tomar decisiones en el momento oportuno.

Eso no sucede en los negocios donde los ejecutivos y los trabajadores están empantanados por sistemas y procedimientos gravosos y reuniones que hacen perder el tiempo atascados en minucias. En lugar de disparar hacia adelante cuando presionan el acelerador, entran en un inútil “giro de rueda”. La creación de reuniones ágiles es un gran paso hacia la creación de una organización ágil que está en tracción.

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Sobre el autor

Mike Richardson es presidente de Sherpa Alliance Inc., una empresa de apoyo a la gestión, y presidente de Vistage International, una colaboración mundial de directores ejecutivos. Es el autor de Wheel$pin: El Manifiesto del Ejecutivo Ágil – Acelera tu crecimiento, aprovecha tu valor, vence a tu competencia. Mike tiene un MBA de la London Business School y es miembro adjunto de la facultad de la University of San Diego Business School. Ex ingeniero petrolero de Shell Oil y miembro de la junta directiva que supervisa tres concesionarios de automóviles, dirigió la División Aeroespacial de Spirent PLC en Gran Bretaña.