Algunos tipos de deducciones siempre molestan a los contribuyentes. Por ejemplo, los burócratas malvados sospechan y exigen una contabilidad detallada cuando los viajeros de negocios se desplazan a reuniones o convenciones en centros turísticos de lujo o lugares exóticos y ( jadean !) deciden combinar el trabajo con el juego y se llevan a sus cónyuges.
En consecuencia, las normas y reglamentos del IRS establecen directrices estrictas para la deducción de los gastos de viaje de un cónyuge. Para estar seguros, los grinches del IRS tienen que permitirle deducir parte de la cuenta por el costo de atender las tareas de negocios. No todo se pierde sólo porque tu pareja te acompañe sin más motivo que ver los lugares de interés, aunque en ese caso, se ponen límites estrictos a lo que y cuánto califica como deducciones por viajes de negocios.
El requisito clave es demostrar que su asistencia a, digamos, una convención es principalmente de negocios. Entonces, no debería haber ningún problema en cancelar lo que gasta para ir y volver de la convención, así como los gastos de hoteles y comidas durante la reunión. Los gastos de viaje y hotel son 100 por ciento deducibles, pero las comidas son sólo 50 por ciento deducibles.
Anteriormente, el IRS se negaba a cualquier deducción de la parte de los gastos atribuibles a los viajes, comidas y alojamiento de su cónyuge, a menos que pudiera demostrar una verdadera razón de negocios para su presencia en la convención.
Esos gastos no se hicieron deducibles sólo porque su cónyuge realizó algunos servicios incidentales, por ejemplo, escribir notas o acompañarla y permanecer despierta durante las reuniones de la convención. Según las normas del IRS, lo que contaba era si la presencia de su cónyuge era «necesaria», en lugar de «útil», para la realización de sus negocios, aunque en varios casos, los tribunales fallaron en contra de la agencia.
En 1993, el Congreso promulgó el artículo 274(m) (3) del Código. Prohíbe cualquier deducción por gastos de viaje de su cónyuge, incluso cuando él o ella va por razones de negocios.
Esta prohibición general está sujeta a una excepción limitada, que permitirá a un número relativamente reducido de viajeros recuperar las amortizaciones de los gastos de viaje de un compañero. La sección 274(m) (3) del código permite una deducción sólo si se cumplen tres requisitos:
- El cónyuge (o persona a cargo, o cualquier otra persona) que lo acompañe en un viaje de negocios debe ser un empleado de buena fe de la organización que paga el viaje.
- El cónyuge debe emprender el viaje por una razón de negocios de buena fe.
- El cónyuge debe tener derecho a deducir los gastos de otra manera.
Algunas de las desgravaciones fiscales más frecuentes siguen disponibles para los gastos de alojamiento, incluso cuando su cónyuge, un apretón importante o alguna otra persona se acompaña sólo por diversión. Tome una deducción por alojamiento que refleje el costo de la tarifa única de alojamientos similares para usted, no la mitad de la tarifa doble que realmente pagó por ustedes dos.
Un ejemplo: Usted y su cónyuge viajan en coche a una convención de negocios en Orlando, Florida, donde los dos se alojan en un hotel que cobra 250 dólares por una habitación doble y 220 dólares por una habitación individual. Además de una deducción por todo el viaje de ida y vuelta (el viaje cuesta lo mismo tanto si está acompañado por su cónyuge como si no), reclame una deducción por día de 220 dólares por la habitación, en lugar de sólo 125 dólares, la mitad de 250 dólares. Para facilitar la conservación de la deducción en caso de impugnación ante el IRS, recuerde que la factura del hotel debe especificar la tarifa única, u obtener una hoja de tarifas.
Mejor aún, algunas de las comidas de su cónyuge podrían pasar a ser comidas deducibles. Suponga que su convención incluye una cena con un socio de negocios y el cónyuge del socio. Debido a la presencia del cónyuge del socio, su cónyuge asiste a una base de negocios.
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