Por Ken Berry
Ahora que la temporada de declaración de impuestos ha terminado – al menos para aquellos que no solicitaron extensiones – invariablemente, algunos de sus clientes le harán esta pregunta: ¿Cuánto tiempo necesito guardar copias de mi declaración de impuestos? La respuesta: Un mínimo de tres años, pero tal vez más tiempo, especialmente si eres reacio al riesgo.
«Debido a que el plazo de prescripción es de tres años, hay que mantener los registros de impuestos por lo menos ese tiempo», dice James Wood, CPA, un profesional único en Hillsborough, Nueva Jersey . «Sin embargo, si hay fraude, o una alegación de fraude, no hay prescripción».
Esto significa que el IRS tiene tres años para revisar la situación y evaluar cualquier deficiencia fiscal. Una vez transcurridos los tres años, el contribuyente está generalmente libre de sospecha, por lo que no hay necesidad de mantener los registros por más tiempo. Pero el período de tres años se amplía a seis años si el ingreso bruto se subestima en más del 25 por ciento. Y, para los tramposos fiscales, las declaraciones pueden ser cuestionadas en cualquier momento.
Si sus clientes esperan eliminar parte del desorden de la casa, pueden tirar sus engorrosos registros de impuestos una vez que el estatuto de limitación caduque. Pero siendo la naturaleza humana lo que es, muchos clientes se inclinarán a aferrarse a ellos por más tiempo. Wood dice que diez años es normal.
Aunque la mayoría de los preparadores de declaraciones de impuestos ahora presentan las declaraciones electrónicamente en nombre de los clientes, la nueva tecnología no es un factor importante, según Wood. Señala que el IRS no guarda imágenes de las declaraciones de impuestos, por lo que es mejor para los clientes confiar en sus registros independientes en caso de consultas. Además, dice que ahorra tiempo y molestias a los clientes para usar sus propios registros.
Si un cliente le pide a Wood una copia digital de una devolución, puede cumplir con la solicitud, dentro de los límites. «El software de impuestos sólo le permite conservar diez años de archivos activos», afirma. «Como cuestión práctica, nos aferramos a diez años de datos».
Por supuesto, se debe animar a los clientes a que revisen los documentos relacionados con los impuestos y a que trituren los papeles que ya no son necesarios, como los W-2 y 1099 de antaño. Pero puede que quieran conservar otros documentos – por ejemplo, registros que muestren los ajustes de base en una casa – que siguen siendo relevantes. Y aunque las normas de presentación de informes básicos para las inversiones ahora exigen que las instituciones financieras proporcionen la información vital para las nuevas adquisiciones, los clientes deben seguir conservando los registros necesarios para las inversiones más antiguas.
El resultado final: El tiempo que debes mantener los registros de impuestos depende de cada individuo. «Cinco años es un tiempo razonable para la mayoría de los clientes», dice Wood. «Pero si eres superconservador, puedes retenerlos para siempre».
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