Es finales de marzo y el estrés de la temporada de impuestos te está lanzando como granizo. Regreso tras regreso tras regreso, días de 16 horas, café en cantidades que hacen que tu corazón lata como la música electrónica de baile. Para los contadores públicos, la temporada de impuestos es una tortura a niveles que impresionarían a un villano de James Bond. Es probable que estés aquí para una recarga mental, así que tomemos unos minutos para discutir los errores que podrían hacer que la temporada de impuestos sea aún peor.
No me hago ilusiones, si eres un lector de AccountingWEB, conoces los fundamentos. No pretendo saber de errores fiscales cardinales de los que nunca has oído hablar. Sin embargo, son esos simples errores los que condenan a los contables a conversaciones desagradables con los reguladores de impuestos, como esos tontos errores que parecían plagar todos los exámenes de matemáticas del instituto. En el peor de los casos, los errores pueden desencadenar demandas por mala praxis. Ya sea que seas un contador público o un golfista de la PGA, vale la pena volver a lo básico.
Con el Día de los Impuestos el 18 de abril de este año, tal vez tenga reservado un avión a Hawai u otro paraíso tropical el 19 de abril. Si quieres volver a casa sin una sorpresa, ten cuidado con estos tres errores.
1. No confundas tus reglas de acumulación. El impuesto 101 siempre distingue entre la evasión de impuestos (OK) y la evasión de impuestos (ilegal). A los ojos de una agencia tributaria, las reglas de acumulación inconsistentes pueden llevarte a esa zona gris entre las dos.
Las empresas utilizan uno de los pocos métodos contables diferentes para reconocer los ingresos. Algunos listan los ingresos tan pronto como generan una factura. Algunas reconocerán los ingresos una vez que se autorice una tarjeta de crédito. Otros esperarán hasta que se envíe un pedido.
Aunque las diferencias parecen académicas, recuerde que las reglas de acumulación inconsistentes pueden cambiar los números en una declaración de impuestos. Si un cliente hace un pedido el 31 de marzo, la tarjeta de crédito se autoriza el 15 de abril, y el artículo se envía el 2 de mayo, las reglas de reconocimiento de ingresos afectan a las declaraciones de impuestos de marzo, abril o mayo. La misma situación el 31 de diciembre cambiará los ingresos anuales.
Así que, sé consistente. Ninguna metodología es superior, pero no puedes cambiar las reglas de reconocimiento de ingresos de un mes a otro o de un estado a otro. Particularmente si sus diferentes clientes aplican diferentes reglas de reconocimiento de ingresos, esté atento a calcular correctamente los ingresos e impuestos de cada compañía.
2. No mezcle las deducciones con los grupos impositivos. Los contadores públicos a veces toman atajos, especialmente cuando el trabajo se apila mucho. Cualquier atajo que tome, si su cliente (o compañía) vende a una entidad exenta, no lo agrupe como venta de un artículo no gravable, o viceversa.
Claro, en términos de lo que debes a los recaudadores de impuestos, el resultado es el mismo. Las ventas exentas y los artículos no gravables eliminan la obligación del impuesto sobre las ventas. Sin embargo, su cliente (o empresa) puede combinar todas las ventas no gravables bajo un mismo techo, aunque cada exención requiera un apoyo diferente. La venta a un comprador exento requiere un certificado de exención, mientras que la venta de un artículo exento requiere una factura que describa el artículo específico.
Aunque su cliente haya hecho un desastre con las exenciones y los bienes no gravables, tómese el tiempo para arreglarlo. Sin la documentación de apoyo para cada transacción, su cliente estará en el anzuelo por los impuestos no cobrados. Piensa en Hawai mientras limpias el desastre.
3. No dejes que el descuido te lleve abajo. Puede que tengas que presentar docenas de devoluciones para docenas de clientes. Tienes que presentar la declaración correcta, con el pago de impuestos correcto, para el cliente correcto, con la agencia tributaria adecuada. Pero en el empuje hacia el 18 de abril, las cosas irán mal sin procesos y redundancias para salvarte.
He visto casos en los que un contador envió por correo las declaraciones de impuestos de diferentes agencias en el mismo sobre. En un caso, la agencia tributaria notificó al contador y envió las diferentes declaraciones a las agencias adecuadas. En otro caso, devolvieron el sobre sin explicación (todas las devoluciones se consideraron tardías). Y en otro caso, que aún me sorprende, la agencia destrozó las declaraciones y negó haberlas recibido. El resultado de los errores depende de quién recibe el correo y de su estado de ánimo.
Para prevenir estas serpientes, primero y principal, tomen descansos regulares. Al leer este artículo, está logrando eso. Si quieres ser realmente CPA-ish sobre tus descansos, trabaja en intervalos de 52 minutos con descansos de 17 minutos. Aparentemente, eso es lo que hacen las personas más productivas.
Más importante aún, que los inspectores verifiquen sus cálculos y otros que confirmen lo que va en cada sobre. Así como un periódico sin verificadores de hechos publicará eventualmente historias falsas e inexactas, un contador sin ojos de respaldo inevitablemente se equivocará.
Back to the Grind
Refrescados en algunos de los errores que comúnmente se cometen con los contadores públicos, es hora de volver a la silla de montar (después de su descanso de 17 minutos). Aunque la pila de trabajo es ominosa, date un momento para ir más despacio y oler los vapores del café. Si el trabajo es tan loco como sospecho, eso significa que hay demanda para el trabajo que haces. Agradece por ello, y a partir del 19 de abril, disfruta de la playa tropical.
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