Saltar al contenido

Cuatro pilares de la gestión de documentos: Parte 3 – La economía del almacenamiento de documentos digitales

Por Brock Philp, Presidente y CEO, Doc.It

La economía del almacenamiento, un factor crítico en la gestión de documentos, es el tercero de los cuatro pilares que exploraremos en esta serie de artículos sobre gestión de documentos.

Cuatro pilares de la gestión de documentos: Parte 3 – La economía del almacenamiento de documentos digitales
Cuatro pilares de la gestión de documentos: Parte 3 – La economía del almacenamiento de documentos digitales

El estudio de los aspectos económicos del almacenamiento de documentos digitales supone comprender los costos de los métodos de almacenamiento (in situ, alojados en la nube o soluciones híbridas), junto con la viabilidad de cada uno de ellos, en función del ecosistema de la empresa de contabilidad.

Los métodos y los costos de almacenamiento de los documentos digitales varían mucho. Hay que considerar si las aplicaciones de software actuales de la empresa se ejecutarán en la nube y cómo cada método de almacenamiento repercute en el flujo de trabajo de toda la empresa. Los métodos de almacenamiento que dan lugar a procesos lentos o engorrosos de archivo y recuperación de documentos afectarán negativamente a la productividad y la rentabilidad.

Las opciones para el almacenamiento de documentos digitales deben equilibrarse en función de factores del ecosistema, como el tamaño de la empresa, la retención y el riesgo, la flexibilidad, la infraestructura tecnológica actual, los conocimientos informáticos internos, la seguridad y la política de la empresa. Comprender el impacto de estos factores en cada método de almacenamiento ayuda a identificar qué solución tiene más sentido desde el punto de vista económico.

Hay costos conocidos y desconocidos asociados con el almacenamiento de documentos digitales. Algunos ejemplos de costos conocidos son la aplicación, el hardware, el almacenamiento, el ancho de banda y el hospedaje de la solución empaquetada. Los costos desconocidos pueden ser los conocimientos informáticos, las necesidades crecientes de volumen de almacenamiento y el gasto de sacar datos del almacenamiento.

Según Randy Johnston, presidente de la NMGI, si una empresa obtiene un millón de dólares de ingresos, generará un millón de documentos, que requieren 62 GB de almacenamiento. Si se almacenan documentos digitales en las instalaciones, la empresa puede necesitar comprar un nuevo servidor para manejar el volumen. Alternativamente, los servicios de almacenamiento en la nube, que pueden tener un costo inicial más bajo que el de un nuevo servidor, pueden ampliarse de manera incremental a medida que crecen sus necesidades de almacenamiento.

No todos los archivos de almacenamiento de documentos digitales son creados igual. Cuando un archivo no está bien diseñado, el personal y los socios tendrán dificultades para localizar rápidamente y entregar un documento cuando sea necesario. El costo del tiempo perdido en la búsqueda de un documento a menudo se pasa por alto. Con el tiempo, este problema aumentará a medida que el volumen de documentos almacenados aumente. Además, los documentos serán cada vez más difíciles de localizar cuando una empresa no cuente con una política de gestión de documentos a nivel de toda la empresa y con una normalización en lo que respecta a la denominación y el almacenamiento de los archivos.

Otro costo que puede pasarse por alto es el de mantener las licencias de software de las aplicaciones que se utilizaron para crear documentos que residen en su formato de archivo nativo en el archivo de almacenamiento. Con el tiempo, los documentos almacenados en el formato de archivo nativo pueden ser difíciles, costosos o imposibles de abrir. Para evitar esta situación, los documentos digitales deben almacenarse en un formato de archivo independiente de la aplicación, como un PDF, para garantizar que la empresa mantenga el control en el futuro.

Por último, la empresa puede incurrir en el costo de mantener un espacio de almacenamiento innecesario cuando los documentos digitales se archivan después de la fecha de retención requerida. Lo ideal es que el archivo de almacenamiento de documentos digitales esté diseñado con automatización para alertar a la empresa de que elimine los documentos almacenados en aras de la coherencia, el ahorro de tiempo y la reducción de la responsabilidad legal.

Ya sea que la empresa almacene documentos digitales en sus instalaciones, alojados en la Nube o utilizando una solución híbrida, los documentos deben ser accesibles y dar al personal y a los socios la libertad personal de trabajar de manera productiva cuando, donde y como lo deseen.

Artículos relacionados:

  • Cuatro pilares de la gestión de documentos: Parte 1 – Interoperabilidad – Tecnologías de las empresas de contabilidad trabajando juntas
  • Cuatro pilares de la gestión de documentos: Parte 2 – Política y normalización
  • Cuatro pilares de la gestión de documentos: Parte 4 – Optimización del flujo de trabajo

Sobre el autor:

Brock Philp es presidente y CEO de Doc.It.Doc.It ofrece un poderoso conjunto completo y escalable de productos de gestión de documentos a empresas de contabilidad de toda América del Norte. Brock cree que para ofrecer productos y servicios de verdadero valor añadido, una empresa de software debe tener un profundo conocimiento del sector en los mercados a los que sirve y emplear una “cultura del cliente primero”. Ha ocupado el título de presidente/director general de varias empresas de software, entre ellas Jonas Software, Versa Systems e Irondata Solutions.