Como contador, si usted o sus clientes planean aceptar tarjetas de crédito en línea, en persona o ambas cosas, encontrar un procesador de buena reputación que pueda ofrecer lo que usted necesita a un precio asequible requiere un poco de comprensión de algunas de las opciones y estructuras de precios empleadas por los procesadores de pagos.
La adopción de decisiones deficientes en materia de precios y honorarios, adecuación empresarial o capacidad de procesamiento podría tener efectos a largo plazo en la tramitación rápida y fácil de las transacciones. En consecuencia, tomarse el tiempo para encontrar el procesador de pagos adecuado para el trabajo podría ser beneficioso tanto para usted como para sus clientes.
Con ese fin, aquí hay cuatro cosas importantes a considerar al elegir un procesador de pagos para sus transacciones contables.
1. Considere sus opciones de pago
Cuando elija un procesador de pagos, considere las opciones de pago que utiliza o piensa utilizar. Este es el primer paso para determinar lo que necesitará para las transacciones. Si usted o sus clientes manejan principalmente transacciones de tarjetas de crédito en un punto de venta estacionario, como en un escritorio de la oficina, casi todos los procesadores de pagos pueden adaptarse.
Si usted utiliza o planea utilizar diversas opciones de pago, tales como transacciones móviles o transacciones con tarjeta de crédito en línea, necesitará un procesador de pagos que se especialice en el procesamiento de pagos en línea o móviles. Estos métodos de procesamiento podrían ser beneficiosos si usted es un contador que ejerce en solitario y a menudo se reúne con clientes en lugares distintos a su oficina. Esto podría permitirle procesar fácilmente un pago en casi cualquier lugar.
Si no está seguro de qué métodos de pago pueden funcionar mejor, puede investigar qué funciona para otros contadores y contadores públicos. Debería hacer una gran cantidad de preguntas antes de seleccionar un procesador para asegurarse de que los servicios de la empresa se ajustan a sus necesidades. Usted no quiere estar limitado en sus opciones de pago para los clientes porque su procesador no puede proporcionar las cosas que usted necesita.
2. 2. Costos de investigación asociados con diferentes procesadores
Como contador, entiendes la importancia de saber cómo se gasta tu dinero. Comprar las tarifas más baratas es crucial, pero requiere que primero entiendas cómo se cobran los servicios de procesamiento de tarjetas de crédito. Esencialmente, tienen el precio como costo más. El costo fijo, que se conoce como intercambio, es la cantidad que la marca de la tarjeta cobra por transacción.
Las empresas a menudo anuncian una tarifa baja y cualificada por sus servicios, haciendo parecer que pueden ofrecer el mejor trato. Estos mismos negocios pueden tener tarifas ocultas y potencialmente podrían cobrarle más de lo que se prometió originalmente. Debe estar seguro de cómo se le cobrará antes de seleccionar un procesador.
Si un procesador anuncia una tasa que parece increíblemente baja, debe hacer una investigación intensiva antes de tomar una decisión precipitada. Una tasa baja no significa un bajo costo total, así que no elija un procesador de pago basándose sólo en este número. Usted debe estar consciente de qué transacciones se consideran tarifas calificadas, medio calificadas o no calificadas y lo que la compañía cobraría por procesar esas transacciones.
Los procesadores dividen las transacciones en esas tres categorías, y cada empresa procesadora puede determinar cómo dividirá las transacciones entre los niveles. Una empresa podría optar por que las tarjetas de crédito y de débito no remuneradas se coticen a una tasa baja de calificación, dejando que todas las demás transacciones sean más costosas. Otra empresa podría clasificar esas mismas transacciones a una tasa calificada más alta, pero cobrando menos por las transacciones calificadas intermedias y no calificadas.
Además, debe tener cuidado con los cargos ocultos que podrían ser añadidos. Algunas compañías pueden anunciar una tarifa baja, pero luego agregan cosas como una tarifa de instalación inicial. Otros procesadores podrían tener costosas tasas de terminación o de cancelación. A veces los contadores podrían tener que hacer frente a costosos mínimos mensuales, además de las tarifas mensuales estándar. Investigue y haga preguntas para asegurarse de que sabe lo que realmente va a pagar.
3. Asegurarse de que los procesadores son seguros y cumplen con la PCI
La seguridad del titular de la tarjeta es crítica para todos sus clientes, por lo que el procesador de pago que elija debe ser seguro y cumplir con la PCI. Los procesadores que cumplen con la PCI se adhieren a un conjunto específico de normas de seguridad diseñadas para proteger los datos del titular de la tarjeta. Las normas se establecieron hace más de una década después de que las principales marcas de pago formaran el Consejo de Normas de Seguridad de la Industria de Tarjetas de Pago. Ahora, el organismo privado mantiene los estándares de seguridad.
Las normas están diseñadas para ayudar a las empresas a proteger los datos de las tarjetas de crédito de clientes y usuarios mediante la construcción y el mantenimiento de una red segura. La red debe ser probada y monitoreada regularmente para asegurar que los datos estén seguros y no puedan ser comprometidos.
Además, las empresas deben mantener una política de seguridad de la información y aplicar fuertes medidas de control de acceso. Aunque no todas las infracciones pueden evitarse, trabajar con un procesador que cumpla con la norma PCI puede ayudar a disminuir la probabilidad de que la información de su cliente se vea comprometida.
Al elegir un procesador de pagos, también debe comprobar los antecedentes de la empresa para verificar que es una empresa de renombre que puede proporcionar el nivel de protección que usted necesita. Quiere estar seguro de que su información está protegida, así como la información que recibe de los clientes.
Investigación para encontrar empresas que tengan un largo historial de prestación de servicios de calidad en la industria. Esto puede ayudar a asegurar relaciones sanas y confiables con sus clientes.
4. Busca apoyo y servicios fáciles de usar
La forma en que una empresa proporciona apoyo y el nivel de servicios ofrecidos deben considerarse al elegir un procesador de pagos. Su dinero es importante, y usted debe trabajar con una compañía que se invierte en proporcionar los mejores servicios para ayudarle a protegerlo. Debe elegir un procesador de pagos que pueda proporcionar un soporte eficiente al cliente en cualquier momento en que surjan problemas o inquietudes.
Trabajar con un procesador de pagos debe ser una asociación en la que se comprenda a fondo lo que su empresa necesita y cómo se espera que la empresa le ayude. Usted debe saber cómo la compañía manejaría los asuntos de puntos de venta u otros problemas que podrían afectar a su negocio. También debe estar al tanto de las necesidades de servicio al cliente, incluyendo si la compañía tiene un solo punto de contacto, soporte al cliente bilingüe, o provee asistencia las 24 horas del día.
Deberías saber qué esperar antes de seleccionar el negocio. La relación con un procesador de tarjetas de crédito afecta directamente a la capacidad de trabajar con los clientes. Quieres asegurarte de que cualquier problema que surja, ya sea planteado por ti o por un cliente, pueda ser abordado y resuelto de inmediato. Mantener la información de los clientes segura y sus transacciones exactas es vital para solidificar una fuerte conexión entre la cuenta y el cliente.
Conclusión
Estas son sólo algunas de las cosas que necesitas investigar antes de firmar un contrato con una compañía de procesamiento. Debes investigar a fondo las empresas y compararlas con otras antes de tomar una decisión. Debes asegurarte de que sabes qué es lo que recibes de la empresa, especialmente porque los costos de procesamiento pueden resultar costosos si no estás seguro de adónde va tu dinero.