Los tenedores de libros a menudo se encuentran con libros desordenados. A menudo, estos desórdenes son causados por dueños de negocios bien intencionados o miembros de sus familias que han intentado hacer la contabilidad ellos mismos.
De vez en cuando, sin embargo, te encontrarás con un conjunto de libros hechos por un contable profesional que cobró por el servicio, y pensarás, «Esta persona obviamente no sabía lo que estaba haciendo».

Antes de que comparta esta observación con su cliente (o con cualquier otra persona), aquí hay algunas cosas a considerar.
Recuerda: No conoces la historia completa
Los libros no se han reconciliado durante meses, hay toneladas de transacciones contabilizadas en cuentas de espera y no se ha registrado la depreciación en los últimos dos años.
He encontrado numerosos juegos de libros que se ajustan a esta descripción. Mi reacción inicial solía ser culpar al antiguo contable. Obviamente se estaban cayendo en su trabajo.
En casi todos los casos, a los pocos meses de trabajar con el cliente, quedó claro que el antiguo contable no tenía toda la culpa. Normalmente – aunque no siempre – los propietarios de empresas que acuden a mí con libros que no están debidamente conciliados son lentos para responder a las solicitudes de información o consultas sobre las transacciones de sus libros, lo que hace imposible mantener sus libros actualizados y en perfecto estado.
La solución
A menos que hable con el antiguo contable, lo que recomiendo hacer si es posible, no sabrá si el cliente es lento para responder hasta que haya trabajado con ellos durante varios meses. No juzgue el trabajo incompleto del antiguo contable. Cuando se comunique con el cliente sobre el trabajo necesario para actualizar sus libros, mantenga su comunicación neutral. Diga lo que hay que hacer, pero absténgase de culpar al antiguo tenedor de libros.
Por último, considere la posibilidad de añadir en su carta de compromiso un texto que indique lo que se espera del cliente en cuanto a la comunicación y el suministro de información, así como las consecuencias de que el cliente no respete estas normas. Hacer esto, y hacer que el cliente cumpla con estas expectativas, puede ayudar a proteger su reputación.
La contabilidad es una mezcla de arte y ciencia
Los libros están al día, pero las transacciones no están clasificadas de la manera que se esperaría. Hay gastos no deducibles en el P&L, y el plan de cuentas es demasiado detallado (o no lo suficientemente detallado.) El antiguo contable no debe haber sabido lo que estaban haciendo, ¿verdad?
Tal vez no.
La contabilidad no es una ciencia exacta, y los contables llevan los libros de diferentes maneras para diferentes propósitos. Personalmente, prefiero llevar libros que puedan ser usados para propósitos de administración, lo que significa que no siempre sigo las reglas que mantienen los libros en condiciones fiscales. En el momento de los impuestos, proporciono información aclaratoria a los preparadores de impuestos de los clientes para que puedan preparar fácilmente la declaración de impuestos, pero un contable que mira los libros que he llevado durante todo el año no lo sabría y podría asumir que hay errores.
Además, tenga en cuenta que – desde una perspectiva fiscal – no hay mucha diferencia entre las cuentas en las que se contabilizan la mayoría de los gastos (las comidas y los gastos de entretenimiento son las principales excepciones). Clasificar las cuotas y suscripciones como gastos de oficina no afectará a la renta imponible del cliente. La forma en que se clasifican la mayoría de los gastos es una cuestión de preferencia del contador.
Por último, el cliente podría haber pedido al antiguo contable que informara de una manera que no se ajustara a las «normas» de contabilidad. No quieres ir a tu nuevo cliente y decirle que su último contador no sabía lo que estaba haciendo si, de hecho, estaba cumpliendo con las peticiones del cliente.
Únete a nuestra lista de correo
Introduzca su dirección de correo electrónico para suscribirse a nuestro boletín de noticias y recibir lo mejor de AccountingWEB cada semana. Introduzca su dirección de correo electrónico *Entre la dirección de correo electrónicoInscríbase
La solución
Mi mantra es: «No es la forma en que lo habría hecho, pero eso no significa necesariamente que esté mal». Hable con el cliente sobre cómo usan sus estados financieros, y explíquele cualquier cambio que recomiende. De nuevo, no sugiera que el antiguo contable no sabía lo que estaba haciendo, sólo que está sugiriendo cambios que ayudarán al propietario del negocio a optimizar sus libros.
Si el antiguo tenedor de libros era realmente incompetente
La teneduría de libros no está regulada en los Estados Unidos, lo que significa que cualquiera puede ponerse en contacto como contable y cobrar por sus servicios. Ocasionalmente te encontrarás con libros que obviamente fueron hechos por alguien que no entiende de contabilidad más allá de usar software de contabilidad como un registro de cheques glorificado (y a veces, puede que ni siquiera tengan ese nivel de comprensión).
Deberías decir algo para asegurarte de que esta persona no cree un lío para otros dueños de negocios, ¿verdad?
Sí, pero probablemente no de la manera que crees.
La solución
Piensa en la última vez que descubriste que habías hecho algo incorrecto. ¿Cómo se sintió?
Lo más probable es que se sintiera avergonzado, y luego convirtió esa vergüenza en la resolución de aprender a hacerlo mejor a partir de ese momento. Y parte de ese aprender a hacerlo mejor significaba buscar educación y posiblemente un mentor.
Tu reacción no fue única para ti. Ningún contable se propone hacer un mal trabajo o crear intencionadamente líos en los libros de sus clientes. Todos queremos hacerlo mejor y servir a nuestros clientes de la mejor manera posible, y esta es una oportunidad para que usted ayude a un compañero contable… y posiblemente crear un socio de referencia.
Acércate al antiguo contable si es posible (y si quieres) y abre las puertas de la comunicación. Si descubres que esta persona es nueva en la industria, ofrécele un mentor (de nuevo, si quieres hacerlo).
Resiste el impulso de denunciar al otro contable como un fraude. Esto no les ayudará, y hará que otros sospechen de usted y de sus motivaciones también.
Si el antiguo tenedor de libros estaba robando
Desafortunadamente, hay algunos contadores deshonestos por ahí, y si estás en la profesión el tiempo suficiente podrías descubrir actividades fraudulentas en los libros de un cliente.
Si descubre una actividad fraudulenta de otro contable, usted está obligado a decir algo, pero debe proceder con extrema precaución.
La solución:
Primero, comprueba tus hallazgos. ¿Hay alguna explicación posible aparte del fraude? Examine todos los ángulos, incluyendo la incompetencia, antes de hablar con el cliente.
A continuación, hable en privado con el cliente sobre sus sospechas. Presente cualquier evidencia que haya descubierto de la manera más neutral posible. El cliente puede responder de muchas maneras – indignación, dolor, incredulidad – y añadir tus emociones a las suyas no le ayudará a tomar una decisión sabia.
Por último, entienda que la forma de proceder es la decisión del cliente, no la suya. Muchos dueños de negocios deciden no procesar a los antiguos tenedores de libros por actividades fraudulentas. Esto puede deberse a la vergüenza, a la falta de voluntad de invertir el tiempo necesario para presentar cargos, o incluso a la compasión por el contable. Como sea que el dueño del negocio decida proceder, usted ha cumplido con su responsabilidad al informar al cliente sobre sus sospechas. No se abra a la acción legal denunciando públicamente al antiguo tenedor de libros.
No hables mal de la competencia
Cuando te encuentras con una contabilidad «mala» hecha por otro profesional de la contabilidad, es tentador revelarla al cliente, o incluso públicamente. Sin embargo, es importante considerar a quién estarías ayudando con esta revelación.
A menos que haya habido actividad criminal, no ayudas a nadie hablando mal de otro contable. Normalmente es mejor no señalar los defectos – ya sean percibidos o reales – del antiguo contable al cliente. Y nunca es apropiado denunciar públicamente a otro contador. De hecho, puede ser muy arriesgado y ponerte en medio de una acción legal si la persona decide acusarte de difamación.
Como con la mayoría de las cosas, la Regla de Oro se aplica a su competencia. Si no quieres que otro contable mire tu trabajo y le diga a otro que no sabes lo que haces, entonces debes extender la misma cortesía a los demás.
Artículos relacionados
¿Los contables tienen que convertirse en asesores estratégicos?
Una guía para establecer límites con los clientes de contabilidad
Contenidos
- Recuerda: No conoces la historia completa
- La solución
- La contabilidad es una mezcla de arte y ciencia
- Únete a nuestra lista de correo
- La solución
- Si el antiguo tenedor de libros era realmente incompetente
- La solución
- Si el antiguo tenedor de libros estaba robando
- La solución:
- No hables mal de la competencia
- Artículos relacionados