Recuerdo regularmente a los clientes que guarden sus registros de impuestos en caso de que sus declaraciones sean cuestionadas por el Servicio de Impuestos Internos. Es comprensible que los clientes pregunten cuánto tiempo necesitan para guardar esos viejos registros que llenan sus armarios y cajones de escritorio.
Desafortunadamente, no hay un corte plano. El IRS dice que la respuesta depende de la información que contienen los registros y el tipo de transacción.
Complementa esta vaga directriz con una advertencia críptica: Mantén los registros de apoyo «mientras sean importantes para la ley de impuestos federales». Traducido del argot del gobierno, esto significa: Guarde los recibos de tarjetas de crédito y otros recibos, facturas, registros de kilometraje, cheques cancelados, de imagen o sustitutivos, y cualquier otra cosa que pueda ayudar a mantener los ingresos, deducciones, exenciones, créditos, exclusiones, aplazamientos y otros elementos en su declaración.
Debe conservar estos documentos por lo menos hasta que expire el plazo de prescripción de una auditoría o para presentar una solicitud de reembolso, en caso de que encuentre un error después de presentarla. El plazo de prescripción es un período de tiempo limitado, después del cual los recaudadores de impuestos ya no pueden venir a llamar a la puerta y después del cual no se puede recuperar un sobrepago.
En la mayoría de los casos, el IRS tiene sólo tres años desde la fecha límite de presentación para tomar una decisión sobre su declaración. Por ejemplo, la fecha límite es abril de 2020 para que el gobierno empiece a examinar una declaración para el año fiscal 2016 que fue presentada en abril de 2017. Tan pronto como pasen los tres años, podrías tirar o, si te da miedo, destruir gran parte del papeleo que has acumulado.
¡Pero espera! Como era de esperar, nada es sencillo cuando se trata de impuestos. Hay varias excepciones a la prueba de los tres años, pero las dos más importantes no se aplican a la mayoría de la gente.
El primero autoriza al IRS a duplicar el plazo de auditoría de tres a seis años si la cantidad de ingresos que no se reportan es más del 25% de la cantidad que se muestra en la declaración. Para ilustrar, el plazo de seis años expira en abril de 2020 para las declaraciones del año fiscal 2013 que fueron presentadas en abril de 2014.
La segunda excepción especifica que no hay límite de tiempo en caso de que no se presente una declaración o se presente una que se considere falsa o fraudulenta. La auditoría, amonesta el IRS, puede comenzar «en cualquier momento».
Aparte de esas excepciones, hay otras situaciones en las que es aconsejable conservar los documentos relacionados con los impuestos durante mucho más de tres años. Por ejemplo, es necesario conservar los registros de las mejoras de la vivienda, así como los pagos de acciones, fondos mutuos, bienes inmuebles y otras inversiones. Estos registros son vitales, no sólo porque puede necesitarlos para una auditoría del IRS, sino porque los necesita para calcular sus ganancias o pérdidas en ventas que pueden no tener lugar hasta muchos años después.
También debe conservar indefinidamente copias de los formularios 1040 archivados electrónicamente o enviados por correo. Las copias siempre son útiles como guías para futuras declaraciones o para enmendar declaraciones presentadas anteriormente, y pueden resultar útiles si el IRS afirma que usted no las presentó.
Artículos adicionales. Un recordatorio para los contables que agradecerían consejos sobre cómo alertar a los clientes sobre las tácticas que recortan los impuestos para este año e incluso dan una ventaja para el próximo: Profundizar en el archivo de mis artículos (más de 300 y contando).